Salah satu prioritas utama Anda sebagai pemilik usaha kecil adalah mengawasi uang yang Anda bawa masuk dan keluarkan. Inilah sebabnya mengapa sangat penting untuk memiliki perangkat lunak akuntansi yang tepat. Anda memerlukan program yang membantu Anda menyelesaikan tugas akuntansi harian Anda, termasuk mencatat pembayaran, melacak pengeluaran, menagih pelanggan, dan merekonsiliasi transaksi. Perangkat lunak akuntansi Anda juga harus membantu Anda mengelola kesehatan keuangan bisnis Anda, memungkinkan Anda menghasilkan laporan yang menganalisis kinerja bisnis Anda dari berbagai sudut.

FAKTOR UTAMA YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN SAAT MEMILIH PERANGKAT LUNAK AKUNTANSI
Memilih perangkat lunak akuntansi terbaik untuk bisnis Anda adalah sebuah tantangan. Setiap program mencakup serangkaian fitur yang berbeda, dan sebagian besar menawarkan beberapa paket harga yang bervariasi dalam fungsi, jumlah pengguna, dan aspek lainnya.
Untuk menyederhanakan pencarian Anda, ingatlah tiga faktor utama saat memilih perangkat lunak akuntansi untuk bisnis Anda.
• Biaya. Apakah Anda lebih suka perangkat lunak akuntansi dasar yang murah atau aplikasi yang lebih mahal tetapi memiliki fitur tambahan?
• Kegunaan. Berapa banyak pengguna yang harus mengakses perangkat lunak? Apakah Anda lebih suka sistem berbasis cloud yang dapat Anda akses di mana saja atau perangkat lunak desktop? Apakah Anda memerlukan perangkat lunak akuntansi untuk memiliki aplikasi seluler? Kemampuan apa yang Anda perlukan untuk dimiliki aplikasi?
• Fitur. Apa yang Anda butuhkan untuk melakukan perangkat lunak akuntansi? Apakah Anda memerlukan alat piutang dan hutang dagang? Laporan akuntansi mana yang perlu Anda buat? Apakah Anda memerlukannya untuk melacak inventaris? Apakah Anda memerlukannya untuk menyertakan layanan tambahan, seperti pelacakan waktu, manajemen proyek, dan penggajian?

MANFAAT PERANGKAT LUNAK AKUNTANSI
Mempekerjakan seorang profesional akuntansi atau pemegang buku, atau menggunakan kantor akuntan luar, tidak selalu layak secara finansial. Jika bisnis Anda kecil, Anda dapat menangani akuntansi sendiri dengan perangkat lunak akuntansi yang tepat. Berikut adalah beberapa keuntungan menggunakan perangkat lunak akuntansi daripada mempekerjakan seorang profesional akuntansi.
• Penghematan waktu. Anda tidak perlu menunggu orang lain untuk menyelesaikan tugas akuntansi yang Anda butuhkan. Dengan perangkat lunak akuntansi, Anda dapat melakukannya sendiri, dengan semua alat yang Anda perlukan sudah dekat.
• Catatan otomatis. Saat transaksi baru terjadi, perangkat lunak akuntansi akan secara dinamis membuat dan memelihara catatan komprehensif transaksi keuangan organisasi Anda agar tetap mematuhi peraturan dan regulasi pemerintah dan industri.
• Akurasi yang lebih tinggi. Software akuntansi mengurangi kemungkinan kesalahan manusia. Ini karena perangkat lunak dapat terhubung langsung dengan rekening bank Anda, menarik transaksi, dan data lainnya untuk membuat wawasan terperinci tanpa risiko kesalahan ketik atau kesalahan salin-tempel.
• Satu tempat untuk semua tugas keuangan. Banyak vendor perangkat lunak akuntansi menawarkan layanan tambahan, seperti penggajian dan kepatuhan pajak, yang dapat dilakukan, dilacak, dan dipantau dari platform yang sama.
• Penggajian yang dioptimalkan. Dengan perangkat lunak akuntansi yang tepat, Anda dapat mengotomatiskan aktivitas penggajian Anda sehingga tunjangan dan pajak dihitung untuk memberikan pembayaran yang akurat dan cepat bagi setiap karyawan.

FAKTOR KEGUNAAN APA YANG HARUS ANDA CARI DALAM PERANGKAT LUNAK AKUNTANSI?
Untuk menemukan perangkat lunak akuntansi terbaik untuk bisnis Anda, Anda perlu memutuskan bagaimana dan di mana Anda ingin menggunakannya dan apakah ada orang lain yang akan menggunakan sistem tersebut. Berikut adalah beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan.

1. Integrasi yang mudah
Bahkan aplikasi akuntansi dengan harga terjangkau yang paling lengkap di dunia tidak akan banyak membantu bisnis Anda jika tidak terintegrasi dengan solusi yang ada, seperti platform penjualan, sistem pengiriman, dan bahkan aplikasi penggajian. Dengan memilih perangkat lunak akuntansi yang bekerja dengan solusi yang ada, Anda tidak akan memiliki masalah kompatibilitas yang mengarah ke potensi kesalahan yang memakan waktu.

2. Akses multi-pengguna
Sebagian besar program akuntansi memungkinkan Anda mengundang pengguna lain ke sistem dan mengontrol data yang mereka lihat dan tugas yang mereka akses. Misalnya, Anda mungkin ingin memberi mitra bisnis dan akuntan Anda akses penuh sambil mengizinkan karyawan Anda menggunakan sistem hanya untuk melacak waktu dan menagih pelanggan mereka.
Beberapa sistem memungkinkan Anda mengundang banyak pengguna tanpa biaya tambahan; yang lain memberikan akses akuntan gratis tetapi mengharuskan Anda untuk berlangganan paket harga yang lebih tinggi atau membayar ekstra untuk menambahkan pengguna lain ke sistem. Beberapa solusi menawarkan paket pembayaran “tidak terbatas” untuk mengakomodasi bisnis yang berkembang sambil memberikan opsi akun yang kuat. Memahami kebutuhan akses perusahaan Anda akan memandu Anda mengambil keputusan yang tepat.

3. Dukungan multi-bisnis
Jika Anda memiliki lebih dari satu bisnis, Anda mungkin menginginkan perangkat lunak akuntansi yang mendukung beberapa bisnis kecil di bawah satu akun tanpa biaya tambahan. Jika tidak, Anda akan membayar ekstra untuk menyiapkan akun terpisah untuk setiap entitas.

4. Perangkat lunak berbasis cloud dan akses seluler
Sebagian besar sistem akuntansi teratas berbasis cloud sehingga Anda dapat mengakses akun Anda kapan saja, di mana saja dari komputer mana pun dengan akses internet. Kemudahan akses ini membantu Anda menjalankan bisnis dari jarak jauh, baik di rumah maupun saat liburan.
Banyak juga yang menawarkan aplikasi seluler untuk membantu Anda memantau informasi penting dan menyelesaikan tugas inti saat bepergian, yang sangat membantu tim yang bekerja dari rumah atau di lapangan. Beberapa paket menawarkan aplikasi terpisah untuk karyawan dengan fitur dasar, seperti melacak waktu dan mengirimkan tanda terima pengeluaran.
Kemampuan aplikasi seluler bervariasi, jadi jika akses seluler merupakan fitur penting bagi Anda, pastikan aplikasi sistem akuntansi memiliki fungsi yang Anda butuhkan. Anda juga ingin memastikannya berfungsi pada platform pilihan Anda, karena beberapa hanya kompatibel dengan iOS, sementara yang lain dapat digunakan dengan jam tangan pintar selain ponsel dan tablet.

PERANGKAT LUNAK AKUNTANSI BERBASIS CLOUD VS. PERANGKAT LUNAK DESKTOP
Meskipun Anda mungkin berasumsi bahwa versi berbasis cloud dan desktop perangkat lunak akuntansi pilihan Anda melakukan fungsi yang sama, kedua platform tersebut dapat memiliki perbedaan yang signifikan.
Versi desktop dari paket perangkat lunak akuntansi biasanya merupakan pembelian satu kali. Di sisi lain, perangkat lunak berbasis cloud biasanya berjalan pada model berlangganan. Seringkali, perangkat lunak akuntansi desktop dapat mengakses data yang disimpan ke komputer itu saja, kehilangan fitur dan fungsionalitas yang diperbarui yang disertakan dengan opsi berbasis cloud. Tidak seperti perangkat lunak cloud, perangkat lunak akuntansi desktop tidak bergantung pada koneksi internet untuk akses.
Perangkat lunak berbasis cloud disinkronkan langsung dengan rekening bank Anda dan dapat diakses dari mana saja. Ini menawarkan pembaruan rutin dengan fitur-fitur baru untuk mengoptimalkan fungsionalitas. Selain itu, penyimpanan data berbasis cloud menawarkan keamanan tingkat atas, sehingga Anda dapat yakin bahwa informasi keuangan sensitif Anda terlindungi.

Baca juga artikel tentang : 7 Manfaat Besar dari Otomasi Proses Akuntansi

FITUR AKUNTANSI MANA YANG ANDA BUTUHKAN?
Software akuntansi menawarkan banyak fitur dan alat untuk membantu Anda mengelola keuangan Anda. Ini harus memenuhi kebutuhan bisnis Anda, membuatnya mudah untuk menyelesaikan tugas akuntansi rutin. Ini juga akan membantu Anda melihat gambaran besar tentang kinerja bisnis Anda.
Berikut adalah beberapa fitur yang harus dimiliki software akuntansi untuk membantu Anda menghemat waktu dan mengelola keuangan Anda dengan lebih baik.

1. Fitur akuntansi dasar
Sebagian besar usaha kecil dapat puas dengan fungsi akuntansi dasar seperti faktur (baik melalui email dan surat siput), pelacakan pendapatan dan pengeluaran, pembuatan laporan keuangan, dan manajemen pelanggan.
Namun, jika bisnis Anda menjual lebih dari sekadar beberapa produk, Anda juga ingin perangkat lunak melacak inventaris Anda, mengelola vendor, dan membantu Anda dengan pesanan pembelian. Jika bisnis Anda menyediakan layanan, Anda menginginkan program yang memudahkan untuk melacak waktu dan menagih jam yang dapat ditagih.

2. Otomatisasi hemat waktu
Beberapa perangkat lunak akuntansi dapat diatur untuk mengirim faktur berulang dan pemberitahuan lewat jatuh tempo secara otomatis, menghemat waktu pada tugas faktur dan piutang. Produk lain dapat menghemat waktu rekonsiliasi akun dengan menyarankan kecocokan transaksi. Dan karena data secara otomatis dimasukkan dan dikelola, kesalahan hampir dihilangkan.
Jika bisnis Anda memberikan penawaran atau perkiraan kepada pelanggan, carilah program yang dapat mengarsipkan dan mengonversi dokumen ini menjadi faktur hanya dengan beberapa klik. Jika Anda membawa inventaris, cari sistem yang memesan ulang produk dengan membuat pesanan pembelian secara otomatis saat item turun di bawah ambang batas yang ditetapkan.

3. Persiapan pajak
Jadikan hidup Anda (dan kehidupan akuntan Anda) lebih mudah dengan perangkat lunak akuntansi yang menampilkan penghitungan pajak otomatis, tarif pajak berganda, dan pelaporan pajak. Anda juga harus dapat memberi akuntan Anda akses ke data yang relevan di dalam sistem atau dengan mudah mengirim email semua data dan file yang diperlukan kepada mereka. Lebih baik lagi, dengan jejak kertas otomatis untuk keuangan perusahaan, Anda dapat dengan mudah tetap patuh dan mengikuti perkembangan aturan dan regulasi untuk industri Anda.

4. Layanan mikro akuntansi
Layanan mikro akuntansi khusus tertentu, seperti pemrosesan pembayaran dan layanan penggajian, memudahkan untuk menerima pembayaran online dan membayar karyawan. Meskipun layanan ini biasanya dikenakan biaya tambahan, layanan ini nyaman digunakan, dan biayanya mungkin sebanding dengan apa yang akan Anda bayar untuk layanan ini di tempat lain. Daya tarik dari pendekatan ini adalah Anda dapat memadupadankan layanan untuk menciptakan solusi akuntansi yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik Anda.

5. Integrasi pihak ketiga
Software akuntansi dapat mempermudah menjalankan bisnis Anda dengan mengintegrasikan dengan program dan layanan yang sudah Anda gunakan, secara otomatis berbagi data antar sistem secara real time. Integrasi populer termasuk sistem point-of-sale, pemrosesan pembayaran, manajemen inventaris lanjutan, e-commerce, ERP, CRM, pemasaran email, dan aplikasi Google.

PERTANYAAN UNTUK DITANYAKAN SAAT MENGEVALUASI PERANGKAT LUNAK AKUNTANSI
Ketika Anda telah mempersempit pilihan Anda menjadi beberapa opsi, daftarlah untuk uji coba gratis sehingga Anda dapat melihat sendiri apakah perangkat lunak akuntansi memiliki fitur yang Anda butuhkan, mudah digunakan, dan menghemat waktu Anda.
Hubungi perusahaan perangkat lunak dan ukur kualitas layanan pelanggan mereka sehingga Anda dapat yakin bahwa Anda akan menerima dukungan yang Anda butuhkan jika Anda mengalami masalah dengan program tersebut.
Berikut daftar pertanyaan untuk ditanyakan saat Anda menelepon untuk membantu Anda memilih perangkat lunak akuntansi yang tepat untuk bisnis Anda:
• Apakah perangkat lunak Anda cocok untuk industri saya?
• Apakah Anda menawarkan solusi khusus agar sesuai dengan kebutuhan bisnis saya?
• Berapa banyak karyawan dan klien yang dapat ditampung oleh perangkat lunak Anda?
• Bagaimana data saya dicadangkan? Bisakah akses dipulihkan segera setelah pemadaman?
• Tindakan keamanan apa yang Anda miliki untuk menjaga keamanan data bisnis saya dan pelanggan saya?
• Berapa total biayanya? Apakah ada biaya penyiapan atau penyimpanan cloud?
• Apa jenis dukungan teknis dan layanan pelanggan yang Anda berikan? (Misalnya, apakah penyedia menawarkan bentuk kontak pilihan Anda, seperti melalui telepon atau obrolan langsung?)
Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda. Kami membuka layanan konsultasi mengenai bisnis, silakan hubungi kami di nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.