Otomasi adalah topik hangat (dan sensitif) saat ini. Bergantung pada filosofi pribadi Anda, teknologi dapat segera membuat profesional keuangan lebih efisien dari sebelumnya, atau mengubah industri menjadi lebih buruk. Dalam posting ini, kita akan mengeksplorasi aspek terbaik dari otomatisasi akuntansi.
Otomatisasi akuntansi mengambil elemen paling manual dari hari kerja akuntan dan melakukannya secara otomatis, seringkali secara instan. Kadang-kadang juga dikenal sebagai perangkat lunak akuntansi terkomputerisasi, sistem ini melakukan penghitungan angka dan pelacakan transaksi untuk Anda.
Saat ini, otomatisasi akuntansi menghilangkan aspek yang paling tidak efisien dari pekerjaan akuntan dan menyisakan lebih banyak waktu untuk analisis, strategi, dan interaksi manusia.
Akuntan telah menggunakan perangkat lunak dalam satu atau lain bentuk selama beberapa dekade. Klasik seperti Excel dapat digunakan untuk mengotomatisasi dan meningkatkan semua jenis tugas. Namun alat baru yang sedang kita bicarakan ini mengambil langkah lebih jauh.
Kami telah melihat banyak pembaruan perangkat lunak dan alat baru sejak saat itu. Tetapi profesi tersebut belum membuat langkah besar sampai baru-baru ini, begitu proses mulai menjadi otomatis. Sekarang, mari kita lihat beberapa manfaat besar dari perangkat lunak akuntansi otomatis.

1. Waktu yang dihemat.
Jelas, manfaat paling nyata dari otomatisasi adalah jumlah waktu yang dihemat. Jika seseorang (atau sesuatu) melakukan pekerjaan manual yang biasa Anda lakukan, Anda akan memiliki lebih banyak waktu.
Untuk akuntan, penghemat waktu terbesar datang selama penutupan keuangan. Jika tim Anda telah menggunakan alatnya dengan benar, seharusnya tidak ada yang perlu didamaikan! Sebagian besar data yang biasanya Anda periksa dan salin di seluruh sistem telah diperiksa dan disalin.
Misalnya, Anda menggunakan platform manajemen pembelanjaan untuk mengelola pengeluaran dan biaya lainnya. Ketika anggota tim membuat klaim pengeluaran, mereka membuat entri dalam sistem dengan semua informasi yang diperlukan disertakan. Dokumen (seperti kuitansi) juga disertakan, sehingga Anda memiliki entri lengkap sejak awal.
Kemudian benar-benar membutuhkan satu klik untuk mengekspor ini – dan semua klaim pengeluaran lainnya – ke alat akuntansi dan pelaporan Anda. Jadi apa yang biasanya memakan waktu berhari-hari (atau berminggu-minggu) dapat dilakukan dalam hitungan menit.

Baca juga artikel tentang : Pengertian Surat Teguran Pajak

2. Produktivitas yang lebih tinggi.
Hasil nyata dari penghematan waktu di atas adalah kemampuan untuk menghasilkan lebih banyak dalam periode yang sama.
Untuk akuntan eksternal, ini mungkin berarti lebih sedikit jam yang dapat ditagih – yang mungkin menakutkan. Hal yang sama berlaku untuk akuntan staf yang mungkin khawatir bahwa pekerjaan mereka dalam bahaya.
Namun pada kenyataannya otomatisasi membuka lebih banyak waktu bagi Anda untuk melakukan apa yang benar-benar Anda inginkan – untuk bermitra dan membimbing klien menuju kesehatan finansial. Dan sekarang Anda dapat melakukan ini lebih sering, untuk lebih banyak klien.

3. Akurasi data
Kita semua tahu ungkapan “kamu hanya manusia.” Orang-orang terkenal karena membuat kesalahan.
Keindahan mesin adalah mereka tidak sering melakukan kesalahan komputasi kecil. Alat akuntansi dapat membuat ribuan entri buku besar dalam hitungan detik, tanpa risiko nyata bahwa data akan salah ditangani.
Tentu saja, ini masih membutuhkan akuntan yang baik untuk memverifikasi pekerjaan dan memanipulasi data itu, tetapi lebih lanjut tentang ini segera.

4. Pengambilan data yang cepat.
Beberapa akuntan akan mengingat hari-hari (yang belum lama berselang) di ruang penyimpanan fisik yang penuh dengan ratusan file. Untuk mengambil dokumen atau meninjau file, Anda sebenarnya harus mencarinya di ruangan lain. Terkadang, file bahkan tidak berada di gedung yang sama!
Sekarang sangat mudah untuk menemukan hampir semua file yang Anda butuhkan dalam hitungan detik. Setiap entri dalam perangkat lunak Anda dapat ditemukan hampir seketika.
Dan alat-alat baru melakukan ini lebih baik daripada rekan-rekan modern mereka. Otomatisasi akuntansi dirancang untuk membuat dokumen dan item buku besar mudah dikategorikan, diberi nama, dan disimpan dengan aman. Yang membuat menemukan mereka mudah.

5. Penyimpanan file yang aman.
Beban besar lainnya bagi perusahaan dan firma akuntansi adalah kebutuhan untuk menyimpan catatan kertas selama 7-10 tahun (tergantung pada peraturan setempat). Untungnya, kantor pajak pemerintah di seluruh dunia perlahan-lahan mulai bergabung dengan penyimpanan tanda terima elektronik- salinan digital dokumen, bukan file kertas.
Yang merupakan berita bagus! Perangkat lunak sekarang memungkinkan Anda menerima dokumen secara digital. Katakanlah, bukti pembelian untuk pengeluaran bisnis, langsung masukkan data ke buku besar Anda, lalu otomatis simpan bukti pembelian di folder yang sesuai.
Setiap dokumen kemudian dapat diakses oleh Anda di mana pun Anda berada. Tidak perlu membolak-balik lemari arsip atau pergi ke lorong menuju lemari penyimpanan.

6. Akses cloud.
Siapa pun yang secara teratur menggunakan program cloud tahu betapa hidup terasa lebih sederhana dibandingkan dengan masa lalu floppy disk dan bahkan stik USB. Sekarang Anda dapat membawa setiap perangkat lunak, proses, dan file akuntansi penting ke mana pun Anda pergi.
Jika Anda perlu memproses pembayaran atau memeriksa dokumen dengan cepat – jangan khawatir. Padahal sebelumnya Anda perlu secara fisik berada di meja yang tepat, atau memiliki file kertas di depan Anda, semua yang Anda butuhkan sedang menunggu online.
Konsep ini sangat sederhana, namun juga praktis tidak terpikirkan 10 tahun yang lalu.

7. Integrasi waktu nyata
Semakin banyak Anda dapat mendigitalkan proses perusahaan, semakin baik Anda dapat menggunakan solusi ini bersama-sama. Alat penggajian Anda juga dapat terintegrasi dengan platform akuntansi Anda.
Keindahannya adalah Anda hampir tidak perlu menyalin informasi dari satu ruang ke ruang berikutnya. Anda memiliki data terkini dan akurat di semua platform.
Ini terbantu oleh fakta bahwa sistem akuntansi Anda dapat hidup di cloud. Tetapi keindahannya adalah bahwa semua proses keuangan Anda juga bisa, dan dengan demikian mereka semua dapat berbicara satu sama lain kapan pun Anda membutuhkannya.

Ketika digunakan dengan baik, otomatisasi akuntansi seharusnya hanya menghapus semua bagian pekerjaan yang membosankan dan membuat frustrasi, menyisakan ruang untuk akuntansi manajemen, strategi, dan komunikasi yang baik.
Untuk alasan ini, akuntan harus mengambil kesempatan untuk menggunakan alat ini hari ini untuk menjadi akuntan ahli dan ahli dalam perangkat lunak akuntansi. Bagaimana dengan artikel ini? Semoga dapat membantu Anda paham tentang pentingnya otomasi dalam akuntansi. Jika Anda juga ingin mengotamasi proses akuntansi Anda, silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.