Proses untuk pembelian bahan baku merupakan hal yang terpenting dalam suatu proses produksi manufaktur. Proses berjalannya suatu bisnis industri yang bergerak dalam bidang produksi, membutuhkan ketersediaan bahan baku agar dapat memperlancar kegiatan produksi sehingga akan mampu menghasilkan sebuah produk yang siap dijual.

Pengertian Pembelian

1. Menurut Galloway. (2000:31).“The role of purchasing function is to make materials and parts of the right quality, and quantity available for use by operations at the right time and at the right place.” Pendapat tersebut memiliki arti bahwa peran dari fungsi pembelian adalah untuk pengadaan material dan pada kualitas yang tepat serta kuantitas yang tersedia agar bisa digunakan dalam operasional pada waktu yang tepat dan tempat yang tepat.

2. Menurut Brown. (2001:132) menyatakan bahwa: “Managing the inputs into the organization’s transformation (production process).” Pendapat tersebut berarti bahwa pembelian merupakan pengelolaan masukan ke dalam proses produksi organisasi.

Kesimpulannya adalah pembelian merupakan suatu kegiatan yang akan dilakukan oleh industri dalam memperoleh bahan baku, perlengkapan atau peralatan. Dan tujuan utamanya adalah untuk memperoleh bahan baku dengan biaya serendah mungkin yang konsisten dengan kualitas yang sesuai dengan standar yang telah ditentukan oleh perusahaan. Fungsi dari pembelian adalah untuk memastikan bahwa harus terdapat keseimbangan antara persediaan bahan dengan tingkat inventaris sehingga perusahaan masih dapat mempertahankan posisi labanya sepanjang menyangkut biaya bahan baku agar dapat terus beroperasi.

Pengertian Bahan Baku

Bahan baku merupakan barang-barang yang diperoleh sebagai bahan untuk digunakan dalam proses produksi. Beberapa bahan baku bisa diperoleh secara langsung dari sumber-sumber alam. Namun demikian, biasanya bahan baku juga bisa diperoleh dari perusahaan lain dan hal ini merupakan produksi akhir dari para pensuplai/supliernya. Sebagai contoh, kertas cetak merupakan produk akhir dari pabrik kertas, akan tetapi sebagai bahan baku bagi perusahaan percetakan.

Meskipun sebenarnya istilah bahan baku dapat digunakan secara luas untuk menutup seluruh bahan baku yang akan dipergunakan dalam produksi. Sebutannya seringkali dibatasi hanya untuk barang-barang yang secara fisik akan menjadi bahan utama dalam produk jadi yang akan diproduksi.

Istilah Bahan Pembantu Pabrik (factory supplies) atau biasa disebut sebagai Bahan Pembantu Produksi (Manufacturing Supplies), yang akan dipergunakan sebagai bahan tambahan, yaitu bahan baku yang memang diperlukan dalam proses produksi, namun tidak secara langsung dimasukkan ke dalam produk. Minyak dan bahan bakar untuk peralatan pabrik, bahan pembantu pembersih, dan pos-pos serupa lainnya yang bisa digolongkan dalam bentuk kelompok seperti ini karena pos-pos tersebut tidak langsung dimasukkan ke dalam proses produk, namun sifatnya hanya sekedar untuk membantu dalam proses produksi secara keseluruhan.

Bahan baku yang secara langsung digunakan dalam proses produksi barang-barang tertentu biasanya disebut dengan bahan baku langsung, sedangkan bahan pembantu dalam proses produksi disebut sebagai bahan baku tidak langsung (bahan penolong).

Tujuan Utama Dalam Proses Pembelian Bahan Baku

Pembelian barang baku merupakan salah satu hal yang paling vital dalam proses produksi industri manufaktur. Dalam proses tersebut sangat membutuhkan adanya sebuah prosedur yang harus benar-benar sesuai dengan standar dan kebutuhan dari proses produksi. Jika sampai tidak sesuai dengan standar yang telah ditentukan, maka bisa jadi sebuah industri manukfaktur tidak akan bisa mendapatkan hasil yang maksimal dan cepat atau lambat akan segera mengalami kebangkrutan.

Berikut ini adalah beberapa tujuan utama dari proses pembelian bahan baku bagi proses produksi:

1. Mencegah terjadinya pemborosan bahan. Pembelian bahan baku harus disesuaikan dengan kebutuhan yang memang sudah disetujui.
2. Mencegah terjadinya permainan harga. Setiap suplier akan didata dan harus ada tender agar dapat sesuai dengan kriteria yang memang dibutuhkan.
3. Mencegah terjadinya pembelian fiktif.
4. Mengefektifkan proses pembelian dan transaksi pembelian.

Divisi yang Terhubung Langsung dengan Pembelian Bahan Baku

1. Divisi Gudang.

Divisi gudang yang harus bertanggungjawab penuh dalam pengajuan pembelian bahan baku yang sesuai dengan persedian yang terdapat dalam gudang terhadap divisi pembelian. Selain itu divisi gudang juga memiliki fungsi lain, yaitu untuk mengatur bahan baku yang masih ada didalam gudang.

2. Divisi Pembelian.

Divisi pembelianlah bertanggungjawab penuh dalam menentukan supplier/pemasok, harga, jenis atau tipe dari bahan baku yang sudah disesuaikan menurut standar dari perusahaan.

3. Divisi Penerimaan Barang.

Divisi penerimaan bertanggungjawab atas berbagai macam penerimaan (termasuk bahan baku) yang akan masuk dan sampai pada tempat pengecekan bahwa bahan baku tersebut memang layak atau tidak untuk digunakan dalam proses produksi perusahaan.

4. Divisi Akuntansi/Accounting.

Divisi akuntansi harus bertanggungjawab terhadap berbagai pencatatan hutang dan pencatatan persediaan bahan baku.

5. Divisi Keuangan/Finance.

Selanjutnya, yang terakhir adalah divisi Keuangan yang bertanggungjawab terhadap berbagai pembayaran atau pelunasan dari hutang pada saat pembelian bahan baku.

Sedangkan kelanjutannya tentang alur proses dari system yang akan membentuk prosedur dari pembelian bahan baku akan dibahas pada tulisan artikel selanjtnya. Semoga dapat membantu dalam menambah wawasan Anda sekalian tentang prosedur bahan baku dalam proses industry manufaktur . Apabila pembaca membutuhkan pembuatan SOP, software manufacturing dan GMP silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252982900 kamis siap membantu kebutuhan bapak/ibu. Salam sukses.