Memulai sebuah bisnis dari nol dan menjadikannya agar dapat berhasil dan memberikan profit yang baik memang membutuhkan usaha dan kerja keras yang tidak mudah dan tidak singkat waktunya. Dan seringkali ketika sudah besar, maka para mitra bisnis ingin berupaya terus mengembangkannya untuk menjadi lebih besar dari segi kapasitas produksi dan wilayah penjualannya, seperti membuka cabang baru di kota lain atau di luar pulau. Ataupun para mitra bisnis ingin melakukan diversifikasi usaha yang berbeda dari perusahaan yang awal berdiri karena melihat peluang yang bagus untuk mendapatkan profit di bidang lain tersebut.

Namun dengan melakukan pengembangan bisnis tersebut tidak jarang membuat para Pemilik usaha kesulitan dalam melakukan pembagian fokus antara pengembangan bisnis baru dengan pengelolaan bisnis yang lama. Bukannya tidak mungkin, karena terlalu fokus pada pengembangan bisnis yang baru maka bisnis yang lama malah tidak terkelola dengan baik dan akhirnya malah merugikan finansial perusahaan, padahal seharusnya diharapkan menjadi tulang punggung (back bone) keuangan untuk pengembangan usaha yang baru. Oleh karena itu, diperlukan adanya seorang representatif atau wakil manajemen yang dapat membantu kerja Pemilik bisnis.

Menjadikan seseorang representatif atau wakil manajemen yang kuat dan dapat diandalkan sangat membantu kerja Pemilik dalam melakukan fungsi pengawasan dan kontrol terhadap perusahaan tersebut , sehingga tetap dapat berjalan dengan baik dan dapat mencapai target. Hendaknya para wakil tersebut memiliki pengalaman profesional di bidang yang sama dengan bisnis yang akan dikelola selama beberapa tahun sehingga mudah beradaptasi dengan pola kerjanya. Selain itu, juga akan lebih baik apabila wakil tersebut juga memiliki pengalaman sebagai pemimpin atau supervisor,  sehingga bisa memimpin tim perusahaan.

Beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mendapatkan seorang wakil atau representatif di dalam perusahaan, antara lain dengan mempromosikan staff lama dengan menambah peran dan fungsinya atau dengan merekrut staff baru yang sudah berpengalaman. Apabila mempromosikan staff lama, maka keuntungannya adalah pengalaman selama berada di dalam usaha yang lama dan hubungan yang sudah terjalin dengan Pemilik, oleh sebab itu pemilik akan lebih mudah dalam melakukan komunikasi dan kontrol terhadap kinerja. Sedangkan bila mencari staff baru, maka kelebihannya adalah bisa menularkan ide-ide baru terhadap bisnis yang lama sehingga perkembangannya dapat menjadi lebih baik.

Namun proses mendapatkan sosok tersebut seringkali tidaklah mudah, berikut ini adalah beberapa hambatan yang sering dialami oleh para pemilik bisnis dalam mencari representatif/ wakil manajemen antara lain:

1. Keengganan staff lama akan promosi

Dengan menjadi seorang wakil manajemen di dalam sebuah usaha juga berarti menambah tugas dan tanggung jawab, terutama dalam melakukan fungsi kontrol dan pengawasan. Kebanyakan staf lama sudah berada dalam situasi yang nyaman pada tugas dan jabatannya seringkali akan menolak dengan pengangkatan tersebut karena takut dalam menghadapi perubahan posisi dengan tambahan tugas dan tanggung jawab, padahal dengan perubahan tersebut juga berarti ada tambahan keuntungan yang bisa didapat olehnya, baik finansial dan non finansial. Oleh karena itu fungsi pendampingan terhadap staff yang akan diangkat tersebut perlu dilakukan dengan baik pula agar dapat mengerti dan mau menjadi wakil manajemen.

2. Staff lama belum memiliki kemampuan manajerial yang baik

Masalah lain yang timbul adalah staff lama ternyata tidak terampil dalam melakukan tugas dan kewajibannya sebagai manajemen tingkat madya, dimana staff mengalami kesulitan dalam mengatur dan mengawasi kinerja tim yang dikelolanya sehingga malah akan memberatkan Pemilik, dimana harus tetap melakukan fungsi pengawasan sekaligus pendampingan lebih agar staff dapat segera belajar. Terhadap hal ini Pemilik usaha dapat melengkapi kemampuan staff tersebut dengan mengikuti berbagai macam pelatihan, seperti pelatihan kemampuan supervisi, kemampuan mengelola piutang customer, dan kemampuan manajerial lainnya. Atau bila perlu maka dapat memakai jasa pihak ketiga sebagai coach yang dapat membimbing sekaligus mengevaluasi performa staff tersebut.

3. Staff baru yang membutuhkan proses adaptasi

Sedangkan apabila mencari staff baru juga akan mengalami beberapa hambatan, terutama dalam adaptasi terhadap lingkungan dan budaya kerja perusahaan walaupun telah memiliki pengalaman professional di bidang yang sama sebelumnya. Belum lagi adaptasi terhadap level kepercayaan yang dapat diberikan oleh Pemilik kepada staff baru tersebut sehingga Pemilik dapat yakin bahwa staff tersebut adalah orang yang tepat dalam mengemban tugas dan tanggung jawab untuk memimpin perusahaan. Pada umumnya, proses untuk mendapatkan staff baru yang bisa langsung tune in dengan Pemilik bisa jadi lebih lama daripada mengembangkan kemampuan staff lama.

Sedangkan untuk tingkat loyalitas staff terhadap posisi baru tersebut, dapat dilakukan sistem reward & punishment yang sepadan dengan kerja keras dan prestasi yang diberikan oleh staff baru tersebut, dengan menunjukkan apresiasi yang baik terhadap kinerja staff maka dia akan semakin loyal terhadap perusahaan. Para pemilik usaha juga sebaiknya tidak terlalu ketat dalam melakukan pengawasan dan turut campur berlebihan terhadap kerja staff representatif tersebut sehingga staff tersebut dapat melakukan kreatifitas dan tidak merasa sangat terbatasi kepemimpinannya. (Baca juga kepemimpinan manajemen autopilot yang efektif di sini)

4. Kemudian akan muncul kekuatiran baru, dimana ketika staff yang menjadi wakil manajemen tersebut sudah pintar, apakah staff tersebut akan tetap loyal kepada perusahaan ataukah dia akan pindah ke perusahaan baru atau malah membuka perusahaan baru yang sejenis yang akan menjadi pesaing para mitra bisnis sendiri yang kuat nantinya. Terhadap hal ini maka para mitra bisnis hendaknya berhati-hati dalam menentukan fungsi dan peran tanggung jawab representatif, dengan tidak membuka semua rahasia perusahaan dan trik dalam melakukan bisnis adalah mutlak harus dilakukan, seperti tidak memberikan atau tetap memegang akun pelanggan kunci tetap di tangan sendiri agar nantinya tidak dapat berpindah tangan kepada representatif tersebut. Selain itu, untuk data laporan keuangan perusahaan juga tidak menjadi bagian dalam fungsi pengawasan representatif akan tetapi dari bagian finance langsung melapor kepada Pemilik.

Semoga dengan kehadiran staff sebagai representatif atau wakil manajemen dapat membantu para mitra bisnis dalam mengembangkan usahanya menjadi lebih baik dan menghasilkan keuntungan dengan lebih maksimal. Untuk informasi yang masih kurang jelas maka dapat menghubungi 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com. (Stan)