DASAR ANANLISIS KEBUTUHAN PELATIHAN UNTUK DIVISI SUMBER DAYA MANUSIA (BASIC OF TRAINING NEEDS ANALYSIS FOR HUMAN RESOURCE DIVISION)

Apakah Anda sudah tahu tentang apa itu TNA? TNA atau biasa disebut dengan Training Needs Analysis (Analisis Kebutuhan Pelatihan) berikuti ini adalah sedikit penjelasan tentang apa itu definisi dan seperti apa dasar-dasar dari TNA serta jenis metode-metode seperti apa saja yang selama ini paling banyak digunakan oleh perusahaan dalam menerapkan.

TNA (Training Needs Analysis)

TNA sendiri merupakan suatu proses untuk mengidentifikasikan analisis tentang apa saja kebutuhan-kebutuhan seputar pelatihan atau berupa program untuk pengembangan potensi dari Sumber Daya Manusia (SDM) pada internal organisasi perusahaan, yang tujuan utamanya adalah diharapkan agar bisa terjadi peningkatan performa bagi sumber-sumber daya milik perusahaan.

Setiap organisasi internal perusahaan pastinya akan selalu menginginkan Sumber Daya Manusia yang ada di dalamnya menunjukan top performance nya masing-masing, dalam menggunakan seluruh potensinya untuk menyelesaikan berbagai tugas-tugas dalam pekerjaan mereka. Setiap individu yang masih bekerja, sebenarnya juga memiliki kesempatan untuk menunjukan bagaimana kemampuan terbaiknya. Namun apakah mereka mampu melakukannya? Berapa persen dari potensi tersebut mampu ditunjukan oleh setiap masing-masing karyawan?

Seringkali terdapat adanya suatu gap, antara performa yang selama ini sudah diharapkan dengan bagaimana performa realita yang masih dimiliki oleh setiap individu. Dan karena hal itulah, sebuah organisasi perusahaan pastinya harus melakukan pelatihan atau pengembangan potensi terhadap sumber daya manusia yang masih dimilikinya. Maka dari itu, setiap dari masing-masing individu yang sudah menjadi bagian pada internal organisasi tersebut harus mampu menunjukkan bagaimana performa terbaiknya dengan lebih konsisten.

Tantangan (Challenge) Terberat bagi Organisasi Perusahaan

Setiap organisasi perusahaan tentunya sudah sangat memahami betul bahwa untuk bisa mendapatkan sumber daya manusia yang berkualitas, tidak hanya harus bergantung kepada proses perekrutan setiap individunya saja, namun juga tidak bisa dalam waktu yang lebih instan (cepat). Dibutuhkan adanya suatu Proses Training & Development dan untuk proses seperti ini sendiri sangat berperan penting dalam memaksimalkan setiap potensi dari setiap masing-masing individu dan untuk bisa mencapai top performance mereka masing-masing.

Keberhasilan dari sebuah proses training & development juga masih bergantung dari seberapa dalam Anda dalam mengetahui tentang bagaimana setiap kebutuhan tersebut harus bisa dipenuhi. Proses training & development sendiri juga masih lebih cenderung dianggap sebagai sebuah sumber pengeluaran yang terlalu besar bagi organisasi perusahaan, dan karena alasan seperti itulah, maka organisasi juga membutuhkan adanya sebuah kepastian hasil dari proses training & development yang dapat mencapai ROI (Return of Investment/Pengembalian Investasi) yang lebih positif.

Efisiensi dan tetap efektifitas dalam hal anggaran yang sudah diinvestasikan juga tetap perlu untuk dipastikan, sehingga untuk proses pelaksanaan pelatihan sendiri juga dapat lebih terukur dan bisa bermanfaat dengan lebih optimal. Terlalu lemahnya informasi tentang apa saja kebutuhan training & development tentunya akan semakin mengakibatkan terjadinya ketidaksesuaian diantara setiap prioritas kebutuhan perusahaan.

Langkah-langkah Dalam Menerapkan Training Needs Ananlysis (TNA)

1. Menentukan hasil seperti yang diinginkan.

Pertama-tama, bayangkan terlebih dahulu bagaimana Anda dalam mendefinisikan keberhasilan seperti apa yang ingin Anda capai untuk beberapa tahun kedepan. Ketahui juga tentang bagaimana dalam mengukur keberhasilan tersebut, bisa dalam bentuk perilaku atau berupa pengukuran seperti apapun. Bayangkan apa yang bisa coba Anda perbaiki untuk saat ini, atau permasalahan seperti apa saja yang saat ini sedang Anda coba pecahkan. Secara idealnya, pelatihan atau training yang akan dilakukan harus berkaitan dengan proses bisnis.

2. Lebih banyak melibatkan karyawan dan mencocokannya dengan tujuan perusahaan.

Sangat penting untuk mengidentifikasikan tentang bagaimana kompetensi yang benar-benar dibutuhkan oleh perusahaan agar bisa mencapai target dan harus disesuaikan pula dengan hasil seperti apakah yang ingin Anda dapatkan saat ini dan berikutnya. Anda pastinya akan sangat membutuhkan adanya sebuah keterbukaan dari para karyawan, sehingga Anda bisa benar-benar dapat mengidentifikasikan tentang bagaimana kebutuhan yang mereka inginkan dan kompetensi seperti apa yang mereka miliki saat ini. Anda juga membutuhkannya untuk menyampaikan tujuan Anda, sehingga mereka bisa memahami proses seperti apa yang sedang dilakukan dan keuntungan seperti apa yang bisa mereka dapatkan.

3. Mengidentifikasi kompetensi seperti apa yang banyak dibutuhkan perusahaan saat ini.

Data-data yang sudah Anda peroleh dari karyawan akan menunjukan adanya suatu gap antara kompentensi yang Anda butuhkan dengan kompetensi mereka untuk saat ini. Sehingga dengan cara mengetahui kebutuhan pelatihan seperti apa saja yang harus bisa dipenuhi untuk meningkatkan potensi karyawan.

4. Menentukan penggunaan metode seperti apa yang paling efektif untuk dijalankan.

Terdapat bermacam-macam metode yang bisa Anda gunakan untuk bisa meningkatkan potensi dari sumber daya manusia pada internal organisasi perusahaan.

Beberapa contoh dari penggunaan metode yang paling banyak dilakukan saat ini adalah:

• Metode pengembangan dengan cara mentoring dan coaching.
• Metode mempelajari E-learning.
• Proses On the Job Training (OJT) yang harus dilakukan oleh karyawan.
• Pembekalan berupa pelatihan untuk dapat berbicara didepan audience pada saat sedang ada rapat/meeting.
• Banyak membaca buku-buku dan e-book.
• Dan lain sebagainya.

5. Memperhatikan biaya-biaya yang sudah dikeluarkan untuk proses pelatihan dan pengembangan karyawan.

Pelatihan yang nantinya akan dilakukan pastinya juga tetap membutuhkan adanya anggaran biaya. Yang harus selalu diingat adalah dari waktu, dan tenaga yang ingin Anda luangkan juga termasuk biayanya. Maka, di bawah ini adalah beberapa hal yang harus paling Anda cermati:

• Waktu kerja yang menjadi seperti tidak terlalu aktif ketika sedang mengikuti pelatihan.
• Biaya training yang disesuaikan dengan apapun kebutuhan perusahaan Anda.
• Biaya transportasi (opsional/jika diperlukan).
• Biaya administrasi tempat dan hal-hal lainnya yang berhubungan dengan proses pelatihan.
• Dan lain sebagainya.

Nah, itulah sedikit penjelasan seputar dasar analisis kebutuhan pelatihan bagi divisi sumber daya manusia (basic of training needs analysis for human resource division). Semoga bisa bermanfaat dalam menambah wawasan Anda sekalian, pembaca membutuhkan artikel diatas lebih lanjut atau membutuhkan pembentukan HRD diperusahaan, mulai dari Job des, SOP dan software Pay Roll HRD? Silahkan hubungi 081-8521172 atau 081-252-982900. Atau email ke groedu@gmail.com. Terima kasih!