Setiap bisnis pasti akan berhadapan dengan yang namanya komplain dari konsumen. Komplainnya bisa saja tentang produk yang dijual, bisa juga tentang pelayanan yang konsumen dapatan. Ya memang tidak salah untuk mengajukan komplain, karena bagaimanapun juga itu hak para pelanggan.
Oleh karena itu, yang perlu Anda ketahui adalah bagaimana cara menyikapi komplain pelanggan tersebut dengan baik dan bijak. Berikut ini 4 cara merespon komplain pelanggan dengan bijak yang bisa Anda terapkan.

1. Tanggapi keluhan pelanggan dengan sopan dan segera mungkin
Tidak semua keluhan pelanggan disampaikan dengan cara yang baik dan ramah. Mudah sekali kita temukan pelanggan yang mengeluarkan kata-kata kurang sopan ketika mengajukan keluhannya. Ingat, Anda sebaiknya tidak terpancing emosi, dengarkan dengan sabar agar bisa segera memberikan solusi yang tepat.
Menanggapi keluhan pelanggan adalah kesempatan untuk Anda menunjukan bahwa perusahaan Anda memang sangat memperhatikan kepuasan pelanggan. Hal itu akan menjadi poin tambahan untuk bisnis Anda. Jadi, dengarkan setiap keluhan, berikan tanggapan dengan baik, sopan dan berikan solusi yang terbaik untuk pelanggan.

2. Meminta maaf dan berikan tawaran kompensasi jika diperlukan
Tak perlu ragu untuk meminta maaf jika keluhan pelanggan dipicu oleh kesalahan yang Anda atau karyawan anda perbuat. Untuk mendapatkan kembali kepercayaan konsumen, Anda bisa menawarkan sebuah kompensasi berupa produk gratis atau voucher tertentu kepada konsumen.

3. Jangan pernah menghapus komplain yang ditulis pelanggan
Kesalahan ini sering dilakukan oleh pebisnis-pebisnis yang kurang handal dalam mengelola emosi. Mereka juga lupa bahwa jejak digital akan selamanya ada dan terekam. Oleh sebab itu, jika ada pelanggan yang menyampaikan keluhan buruk di akun bisnis Anda, sebaiknya tetap ditanggapi sesuai prosedur tanpa perlu menghapus keluhannya tersebut.

Sebab, apabila keluhan pelanggan itu sudah banyak yang lihat oleh warganet dan tiba-tiba menghilang begitu saja, akan timbul beragam kecurigaan soal kredibilitas bisnis Anda.
Hal itu akan berdampak sangat buruk untuk perkembangan bisnis Anda kedepannya. Jadi, biarkan saja keluhan tersebut tetap ada, lengkap dengan tanggapan cepat Anda. Hal itu akan berdampak bahwa akun Anda memang aktif dalam merespon dari setiap keluhan pelanggan.

4. Gunakan empati dan komunikasi yang baik
Menggunakan rasa empati saat menghadapi keluhan pelanggan sangatlah penting. Sebab, empati memberikan Anda kesempatan untuk duduk di kursi pelanggan dan merasakan kekecewaan yang mereka rasakan. Selain bisa bantu mengevaluasi bisnis Anda, empati ini juga bisa bantu menenangkan konsumen lebih cepat lho. Sebab, konsumen akan merasa bahwa Anda mengerti dan Anda berada di sisi yang sama dengan konsumen, sehingga akan mencarikan solusi yang paling menguntungkan.

Baca juga artikel tentang : Tips Menghadapi 7 Komplain yang Sering di Lakukan oleh Customer

Meskipun komplain adalah hal umum yang sering terjadi, kekecewaan konsumen ini harus segera ditangani untuk mencegah terjadinya masalah yang lebih besar. Jika tidak segera diselesaikan dengan baik, Anda bisa kehilangan pelanggan. Lebih bahaya lagi jika konsumen tersebut memberikan review buruk di atas bisnis Anda dan mempengaruhi calon konsumen yang lainnya.
Anda sebagai pemilik bisnis tidak perlu terpancing emosinya jika ada konsumen yang mengeluh. Sebab, keluhan ini bisa menjadi bahan evaluasi dan motivasi yang sangat berharga untuk pengembangan bisnis Anda ke depannya. Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda, kami membuka layanan konsultasi mengenai bisnis, silakan hubungi kami langsung dinomor whatsapp 0812-5298-2900.