Setiap kali sebuah organisasi mengubah sesuatu yang signifikan, organisasi tersebut menghadapi periode transisi yang signifikan karena pekerja dan manajer menyesuaikan dengan tanggung jawab atau lingkungan kerja baru mereka. Manajemen perubahan adalah sistem perencanaan, analisis, dan pelaksanaan yang berupaya meminimalkan gangguan jangka pendek dan jangka panjang untuk membuat transisi berjalan selancar mungkin.
Profesional HR memfasilitasi manajemen perubahan dalam dua cara utama: 1) memastikan bahwa tujuan perubahan umum dipenuhi dengan berpartisipasi dalam tahap perencanaan dan pelaksanaan bersama manajer lain; dan 2) menggunakan keakraban mereka dengan karyawan organisasi untuk memahami kebutuhan dan harapan mereka selama perubahan. Di banyak organisasi, seorang profesional HR adalah penghubung utama antara manajer perubahan struktural dan karyawan yang paling terpengaruh oleh perubahan tersebut.

Manajemen perubahan membantu organisasi mengurangi efek negatif dari perubahan organisasi yang signifikan. Sejauh mana efek negatif ini dialami tergantung pada apakah perubahan tersebut dalam skala kecil atau besar. Perubahan dapat memengaruhi alur kerja pekerja, mengurangi semangat kerja, menurunkan kualitas produk, atau menyebabkan kerugian pelanggan jika tidak dipertimbangkan dengan cermat. Sebagai seorang profesional HR, tanggung jawab utama adalah menilai dampak manusia dari perubahan dan menemukan cara untuk mendorong transisi yang mulus ke tanggung jawab pekerjaan baru.

Langkah-langkah dalam Proses Manajemen Perubahan
Organisasi harus secara sistematis mempersiapkan dan menerapkan perubahan organisasi yang besar. John Kotter, seorang profesor Harvard Business School, mengembangkan pendekatan yang terkenal dan diadopsi secara luas untuk mengelola perubahan organisasi. Pendekatan ini, yang diperbarui dalam buku Kotter, Accelerate, melibatkan delapan tahap berikut:

1. Ciptakan rasa urgensi. Upaya transformasi yang berhasil biasanya dimulai ketika para pemimpin memeriksa pasar untuk perubahan yang dapat mengarah pada realitas persaingan baru bagi organisasi. Perubahan ini dapat berasal dari perubahan demografis, tren sosial, teknologi baru, perubahan pasar atau pesaing, atau peraturan pemerintah yang baru. Para pemimpin harus menjelaskan bahwa potensi krisis atau peluang besar akan segera terjadi, dan mereka harus mendorong diskusi yang jujur di seluruh organisasi. Menciptakan rasa urgensi bahwa status quo tidak lagi dapat diterima adalah penting untuk mendapatkan kerja sama yang energik dari angkatan kerja.

2. Bangun koalisi pemandu. Begitu karyawan merasakan urgensi, pemimpin harus membentuk kelompok dengan kekuatan yang cukup untuk memimpin perubahan. Anggota membutuhkan otoritas substansial berdasarkan posisi, keahlian, kredibilitas dan kepemimpinan, serta keterampilan manajemen yang efektif dan kemampuan kepemimpinan yang terbukti. Koalisi ini harus belajar untuk bekerja sama berdasarkan kepercayaan dan menetapkan tujuan bersama. Banyak koalisi pemandu membangun kepercayaan melalui pertemuan di luar lokasi, kegiatan bersama, dan percakapan.

3. Bentuk visi dan inisiatif strategis. Koalisi pemandu harus menyusun visi yang jelas untuk masa depan, memotivasi orang untuk mengambil tindakan yang sesuai, dan mengoordinasikan tindakan mereka. Visi yang efektif dapat dibayangkan, diinginkan, layak, terfokus, fleksibel dan dapat dikomunikasikan, menurut Kotter. Menciptakan visi yang efektif membutuhkan waktu dan dapat menjadi proses yang menantang, tetapi produk akhir memberikan arah yang jelas untuk masa depan.

4. Mintalah tentara sukarelawan. Setelah koalisi pemandu mengembangkan visinya, anggotanya harus memberikan komunikasi ekstensif tentang bagaimana perubahan akan meningkatkan bisnis dan bagaimana peningkatan tersebut akan menguntungkan karyawan. Elemen kunci dalam komunikasi yang efektif termasuk kesederhanaan, penggunaan contoh, banyak forum, pengulangan, penjelasan tentang ketidakkonsistenan yang terlihat, dan komunikasi dua arah. Kelompok harus mencontoh perilaku yang diharapkan dari karyawan.

5. Aktifkan tindakan dengan menghilangkan hambatan. Untuk memberdayakan pekerja untuk mendukung perubahan dan bertindak berdasarkan visi, pemimpin perubahan harus mengidentifikasi dan menghilangkan hambatan. Empat kategori hambatan penting adalah:
• Struktur formal yang menyulitkan karyawan untuk bertindak.
• Kurangnya keterampilan yang dibutuhkan.
• Personalia atau sistem informasi.
• Supervisor yang mencegah tindakan untuk mengimplementasikan visi baru.

6. Ciptakan kemenangan jangka pendek. Perubahan yang sukses dan bertahan lama membutuhkan waktu, yang dapat membuat karyawan kecewa di semua tingkat organisasi. Untuk menjaga urgensi, pemimpin harus menciptakan kondisi yang mendukung keberhasilan awal dan perbaikan yang terlihat. Kuncinya adalah secara aktif mencari peluang untuk mencetak pencapaian awal dan untuk mengenali serta menghargai mereka yang membuat pencapaian ini menjadi mungkin. Kemenangan jangka pendek yang baik memiliki hasil yang tidak ambigu, terlihat oleh banyak orang dan secara jelas terkait dengan upaya perubahan.

7. Mempertahankan akselerasi. Sampai perubahan besar tertanam dalam budaya organisasi (yang bisa memakan waktu hingga satu dekade), mereka tetap rentan terhadap perlawanan dan kemunduran. Penting untuk menggunakan keberhasilan awal sebagai landasan untuk tantangan yang lebih besar dan untuk merevisi semua sistem, struktur dan kebijakan yang tidak sesuai dengan visi perubahan. HR dapat mengkonsolidasikan keuntungan dengan merekrut, mempromosikan, dan mengembangkan karyawan yang dapat mengimplementasikan visi transformasi. Selain itu, proses perubahan dapat dihidupkan kembali dengan tema proyek baru dan agen perubahan.

8. Perubahan institut. Tahap terakhir dalam model Kotter untuk perubahan yang berhasil adalah menghubungkan perubahan dengan dua komponen utama budaya perusahaan — norma perilaku kelompok dan nilai bersama.

Semoga artikel di atas menjadi manfaat bagi pembaca. Apabila pembaca membutuhkan informasi lebih lanjut mengenai artikel di atas atau membutuhkan pendampingan mengenai pembentukan HR departement serta jasa rekrut SDM silahkan hubungi https://wa.me/62812252982900. Kami siap mendampingi anda.