Proses penggajian yang lancar di organisasi Anda seperti oksigen, itu karena ketika hilang, Anda tidak bisa memikirkan hal lain. Itu membuat penggajian salah satu fungsi yang paling penting dalam bisnis. Penggajian, bila dilakukan dengan baik, dapat membuat karyawan tetap puas dan membantu organisasi Anda tetap aman dari konsekuensi hukum. Di sisi lain, ketika kesalahan penggajian muncul, dampaknya dapat menyebar ke seluruh perusahaan.
Untungnya, semua kesalahan penggajian yang paling umum dapat dengan mudah dihindari dengan pendidikan, perencanaan yang tepat, dan alat yang tepat. Dengan proses yang serumit penggajian, ada banyak tempat di mana organisasi dapat membuat kesalahan. Berikut adalah beberapa kesalahan penggajian paling umum yang harus diperhatikan di perusahaan Anda.

DAFTAR KESALAHAN UMUM DALAM PENGGAJIAN
Dengan proses yang serumit penggajian, ada banyak tempat di mana organisasi dapat membuat kesalahan. Berikut adalah beberapa kesalahan penggajian paling umum yang harus diperhatikan di perusahaan Anda.

#1 Salah mengklasifikasikan Karyawan
Kesalahan klasifikasi tidak hanya dapat membuat karyawan kehilangan beberapa tunjangan dan upah penting, tetapi juga dapat berarti pemerintah kehilangan uang pajak yang berharga. Jika dibiarkan, kurang bayar atau lebih bayar yang dihasilkan bisa berubah menjadi kesalahan penggajian yang mahal.

#2 Salah Menghitung Pembayaran
Dengan lembur, komisi, pemotongan, PTO, dan banyak lagi, admin penggajian memiliki banyak hal yang harus dilacak ketika menghitung gaji. Untuk upah lembur, aturan umumnya adalah 1,5 kali upah reguler karyawan untuk setiap waktu bekerja di luar 40 jam dalam seminggu kerja. Namun, Organisasi Anda mungkin memiliki kebijakan yang berbeda mengenai lembur; organisasi Anda harus selalu mematuhi hukum yang lebih murah hati bagi karyawan.
Kemampuan pelacakan waktu yang buruk juga dapat menyebabkan pembayaran yang salah perhitungan. Jika perusahaan Anda tidak memiliki cara yang dapat diandalkan untuk melacak jam kerja karyawan atau waktu istirahat yang dibayar, maka peluang Anda untuk membuat kesalahan pembayaran lebih atau kurang bayar gaji meroket. Kesalahan seperti ini akan menghasilkan koreksi penggajian.

#3 Tidak Ada Tenggat Penggajian
Waktu adalah segalanya dalam penggajian. Tapi dengan begitu banyak langkah dalam proses penggajian, melewatkan tenggat waktu kunci terlalu mudah. Karyawan Anda mengandalkan organisasi Anda untuk memberikan pembayaran secara konsisten dan tepat waktu; gagal mematuhi jadwal yang dapat diandalkan dapat merusak kepercayaan dan pendapat karyawan terhadap perusahaan. Apalagi, banyak negara bagian memiliki persyaratan frekuensi pembayaran.
Dalam hal pajak gaji, tenggat waktu tidak kalah pentingnya. Melewatkan tenggat waktu pajak dapat merugikan perusahaan Anda dalam jumlah yang cukup besar dengan biaya keterlambatan, penalti, atau bahkan masalah hukum. Mengetahui garis waktu Anda—baik internal untuk hari gajian maupun eksternal untuk pajak—sangat penting untuk kelancaran proses penggajian.

Baca juga artikel tentang : Bagaimana Bisnis Anda Dapat Mendapatkan Manfaat Survei Umpan Balik

CARA MENGHINDARI KESALAHAN PENGGAJIAN
Menghindari atau mencegah setiap kesalahan yang tercantum di atas membutuhkan berbagai strategi, tetapi kami telah menyertakan saran utama kami di sini. Memasukkan elemen-elemen ini ke dalam proses penggajian Anda dapat membantu Anda menangkap kesalahan sebelum terjadi, membuat penggajian lebih cepat, lebih mudah, dan lebih akurat.

1. Berinvestasi pada Alat yang Tepat
Cara terbaik untuk menjaga agar kesalahan penggajian tidak mengganggu organisasi Anda? Berinvestasi perangkat lunak penggajian dan HRIS yang tepat. HRIS yang tepat akan mengelola dan memperbarui informasi penting karyawan, seperti upah, jam kerja, nomor rekening, dan pemotongan, dan kemudian mengomunikasikan perubahan tersebut ke sistem penggajian Anda, sehingga tidak perlu melakukan entri ganda.
Pada saat yang sama, perangkat lunak penggajian yang tepat harus disinkronkan dengan sistem SDM Anda dan mengotomatiskan tugas yang paling memakan waktu. Perangkat lunak penggajian memudahkan untuk menjalankan laporan, mengajukan pajak, mendistribusikan potongan gaji, dan banyak lagi.

2. Ketahui Barang Anda
Banyak kesalahan penggajian adalah hasil dari admin penggajian yang tidak memiliki informasi yang cukup, atau tidak memiliki informasi yang benar. Hukum dan kebijakan selalu berubah, dan dapat berbeda dari satu negara bagian ke negara bagian lainnya; sangat penting bagi tim penggajian Anda untuk tetap mengikuti peraturan saat ini tentang lokasi organisasi Anda (terutama jika Anda memiliki kehadiran nasional atau global).
Melakukan beberapa penelitian dasa r(Apa perbedaan antara dikecualikan dan tidak dikecualikan?) dan memeriksa ulang asumsi Anda (Apakah karyawan ini benar-benar diklasifikasikan dengan benar?) dapat membantu menghindari kesalahan penggajian.

3. Jalankan Laporan Sebelum Penggajian
Jika Anda memiliki akses ke perangkat lunak penggajian, menjalankan beberapa laporan penting sebelum memproses penggajian dapat membantu Anda menangkap dan mencegah kesalahan juga. Sebaiknya jalankan laporan berikut untuk memastikan semua jumlah cek Anda sudah benar:
• Ringkasan pengurangan–Laporan ini memberikan ringkasan semua pemotongan pada setiap karyawan, sehingga Anda dapat memeriksa ulang jumlahnya.
• Daftar gaji–Laporan ini memungkinkan Anda untuk melihat semua informasi penggajian dalam format ringkasan.
• Kebutuhan uang tunai–Laporan ini menunjukkan berapa banyak uang yang harus dimiliki organisasi Anda untuk membayar gaji, dikelompokkan berdasarkan kategori seperti upah, pajak, potongan, dll.

4. Simpan Daftar Periksa
Anda tidak akan pernah salah dengan daftar periksa yang terbukti benar. Admin penggajian memiliki banyak hal untuk dilacak, bahkan jika mereka memiliki perangkat lunak untuk mendukung proses mereka. Dengan daftar periksa, mereka dapat melalui setiap langkah proses setiap saat, meninjau setiap bagian dan memastikan semuanya akurat.
Anda mungkin juga ingin menyimpan daftar semua karyawan baru, semua perubahan gaji, semua perubahan potongan, dan pembaruan lainnya di satu lokasi terpusat, yang diatur berdasarkan periode pembayaran. Kemudian, saat Anda mengerjakan penggajian untuk periode tersebut, Anda dapat meninjau setiap daftar untuk memastikan semua perubahan yang dibuat ke dalam sistem Anda secara akurat.

CARA MEMPERBAIKI KESALAHAN PENGGAJIAN
Jika Anda telah memproses penggajian yang tidak akurat, Anda harus bertindak segera setelah Anda menyadari kesalahan tersebut dan melaporkan kesalahan tersebut kepada entitas negara bagian dan federal jika perlu. Dalam beberapa kasus, organisasi Anda dapat menghadapi penalti dan biaya sebagai akibat dari kesalahan, dan ini hanya akan semakin besar jika semakin lama tidak ditangani.
Untuk sebagian besar kesalahan penggajian kecil, Anda biasanya dapat melakukan salah satu hal berikut:
• Segera batalkan penggajian, buat pembaruan, dan proses ulang
• Jalankan penggajian manual tambahan dengan penyesuaian yang diperlukan hanya untuk karyawan yang terpengaruh
• Lakukan penyesuaian pada penggajian berikutnya untuk mengatasi kesalahan sebelumnya dan mengembalikan semuanya ke keseimbangan

KESIMPULAN
Menyadari kesalahan penggajian yang paling umum adalah langkah pertama yang bagus untuk menghindarinya di organisasi Anda sendiri dan mempertahankan proses penggajian yang lancar. Dan meskipun menjalankan penggajian tanpa batas terkadang terasa seperti pekerjaan tanpa pamrih, hal itu memengaruhi banyak elemen lain dari organisasi yang lebih besar, seperti kepuasan karyawan dan bahkan budaya perusahaan. Investasikan sekarang dalam menyempurnakan proses penggajian sehingga perusahaan Anda tidak membayarnya nanti.

Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda. Kami membuka layanan konsultasi bisnis untuk Anda, silahkan hubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.