Membuat otomatisasi alur kerja pemeliharaan yang efektif membutuhkan waktu. Tetapi bagian terpenting adalah meluncurkan program pemeliharaan preventif yang sukses, yang meliputi inventarisasi aset bangunan, pelaksanaan analisis kekritisan, dan menentukan indikator kinerja utama (KPI) untuk mengukur keberhasilan.
Jadwal pemeliharaan preventif adalah rencana untuk mengatur sumber daya perusahaan untuk memastikan tugas pemeliharaan dilakukan sesuai dengan waktu atau pemicu penggunaan tertentu. Tujuan utama dari pemeliharaan preventif adalah untuk menjaga aset dalam kondisi kerja yang optimal.
Membuat jadwal pemeliharaan preventif melibatkan koordinasi bahan, peralatan, dan kerangka waktu untuk menyelesaikan tugas. Ini juga memerlukan penentuan siapa yang harus melakukan tugas mana dan bagaimana mereka harus melakukannya. Penjadwal pemeliharaan khusus, supervisor pemeliharaan, dan perencana pemeliharaan adalah anggota tim yang paling sering bertanggung jawab untuk mengembangkan jadwal pemeliharaan preventif.

Menerapkan Otomatisasi Alur Kerja Pemeliharaan
Kunci untuk membuat jadwal perawatan preventif yang sukses adalah mengidentifikasi interval perawatan yang benar untuk setiap aset. Ini memungkinkan Anda untuk memaksimalkan sumber daya sekaligus mengurangi kemungkinan kerusakan yang tidak terduga.
Program pemeliharaan preventif (PEMELIHARAAN PREVENTIF) yang direncanakan secara efektif memberikan penghematan yang substansial. Misalnya, penelitian menunjukkan pemeliharaan preventif dapat menghemat fasilitas sebanyak 18 persen dalam biaya pemeliharaan.
Penjadwalan perawatan rutin berdasarkan penggunaan atau pemicu waktu mengurangi kemungkinan kegagalan peralatan yang tidak direncanakan yang diterjemahkan menjadi pengeluaran pemeliharaan darurat.
Biaya lembur pekerja, keahlian outsourcing, dan pengiriman suku cadang yang dipercepat dapat bertambah dengan cepat. Namun, kerugian finansial yang paling signifikan untuk bisnis industri berasal dari target produksi yang hilang karena downtime.
Kunci untuk memangkas biaya, meningkatkan keandalan, dan memperpanjang masa pakai peralatan adalah menjalankan program pemeliharaan preventif yang konsisten—pada aset yang tepat. Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk otomatisasi alur kerja pemeliharaan yang berhasil.

1. Tetapkan Tujuan yang Jelas
Tiga hambatan paling umum yang dihadapi organisasi ketika memulai program pemeliharaan preventif adalah:
• Kurangnya tenaga kerja, keuangan, dan waktu yang tersedia
• Sistem manajemen pemeliharaan preventif yang tidak efisien
• Ketidakpastian tentang aset mana yang harus menerima PEMELIHARAAN PREVENTIF terlebih dahulu

Kabar baiknya adalah Anda tidak perlu melakukan pemeliharaan terjadwal pada setiap aset. Potongan peralatan yang penting untuk produksi, kualitas, keselamatan, dan pemberian layanan adalah kandidat utama untuk program pemeliharaan preventif. Tinggalkan yang lainnya untuk perawatan reaktif, seperti biasa.
Selain itu, Anda tidak memerlukan anggaran yang besar untuk mengembangkan sistem terorganisir yang mendukung hasil yang konsisten. Untuk alasan ini, mulailah proses dengan menguraikan tujuan program yang jelas. Contoh sasaran program potensial mencakup pengurangan waktu henti peralatan, peningkatan tingkat penyelesaian pekerjaan, waktu produksi yang dimaksimalkan, dan peningkatan keandalan aset.
Mintalah masukan dari operator mesin, teknisi pemeliharaan, dan pemangku kepentingan utama organisasi Anda di awal proses. Umpan balik mereka akan menjadi bagian integral untuk menetapkan prioritas, membuat perekrutan di masa depan, menguraikan prosedur operasi standar (SOP), dan menyiapkan program pemeliharaan preventif agar berhasil.

Baca juga artikel tentang :  8 Cara Jitu agar Bisnis Anda Bisa Berkembang

2. Inventarisasi Aset Anda
Setelah Anda memiliki semua orang di kapal, lakukan inventarisasi aset yang ingin Anda sertakan dalam program pemeliharaan preventif Anda. Melacak riwayat aset secara teratur akan memainkan peran penting dalam strategi pemeliharaan preventif Anda.
Memantau data aset akan memastikan tim Anda tidak melakukan terlalu banyak pemeliharaan preventif pada satu aset dengan mengorbankan aset lainnya. Saat Anda menyempurnakan program Anda, itu juga akan mengungkapkan pola pengeluaran pemeliharaan, inefisiensi pekerja, dan kerangka waktu yang optimal untuk penggantian aset.
Di luar pentingnya memelihara inventaris aset terperinci untuk catatan akuntansi, pencatatan yang konsisten dapat mengungkapkan peluang untuk mengoptimalkan pola pengeluaran.
Saat pemeliharaan rutin dilakukan, catat tanggal servis, biaya tenaga kerja, suku cadang yang digunakan, dan kondisi terkini. Juga, perhatikan kekritisan aset terhadap produksi dan keselamatan.
Anda juga perlu mempertimbangkan kondisi aset saat ini dan tingkat prioritasnya dalam kaitannya dengan produktivitas dan keselamatan tempat kerja. Anda dapat menggunakan spreadsheet atau computerized maintenance management system (CMMS) untuk membuat katalog entri aset Anda.

3. Melakukan Analisis Hirarki dan Kekritisan Aset
Tidak mungkin menempatkan semua aset penting pada program pemeliharaan preventif awal. Tetap realistis dengan membuat hierarki aset untuk aset organisasi Anda yang paling penting.
Ingat, sebagian besar aset fasilitas Anda tidak perlu dijadwalkan untuk pemeliharaan preventif. Oleh karena itu, melakukan PEMELIHARAAN PREVENTIF secara eksklusif pada inventaris aset yang ekstensif tidak realistis bagi sebagian besar organisasi. Selain itu, melakukan PEMELIHARAAN PREVENTIF pada item yang murah, tidak penting, dan mudah diperbaiki adalah pemborosan. Salah satu cara untuk menentukan prioritas PEMELIHARAAN PREVENTIF adalah dengan melakukan analisis kekritisan.
Analisis Kekritisan adalah latihan yang melibatkan pemeringkatan aset menurut potensi risikonya dalam beberapa kategori, termasuk operasional, keuangan, lingkungan, dan keselamatan. Proses ini bermanfaat bagi organisasi dengan beberapa aset kompleks karena menghilangkan bias pribadi dari persamaan.
Analisis kekritisan memungkinkan manajer untuk menentukan peringkat, memprioritaskan, dan menjadwalkan PEMELIHARAAN PREVENTIF dengan objektivitas. Aset dengan peringkat kekritisan yang lebih tinggi menerima prioritas utama. Gunakan pertanyaan berikut sebagai landasan peluncuran saat mengevaluasi kekritisan aset:
• Aset mana yang penting untuk produksi dan keselamatan?
• Aset mana yang membutuhkan perawatan rutin?
• Aset mana yang memiliki biaya perbaikan dan penggantian yang tinggi?

Saat membuat jadwal pemeliharaan preventif, prioritaskan aset yang penting untuk produksi, memerlukan perawatan rutin, atau memiliki biaya perbaikan dan penggantian yang tinggi. Ingat: lebih hemat biaya untuk menempatkan aset yang tidak kritis dan lebih tua pada program pemeliharaan reaktif karena Anda mungkin perlu menggantinya lebih cepat.

4. Identifikasi Interval PEMELIHARAAN PREVENTIF Ideal
Tentu saja, pemeliharaan preventif bukan tanpa potensi kerugian. Tanpa perencanaan yang tepat, Anda berisiko membuang sumber daya berharga untuk inspeksi dan perbaikan yang tidak perlu. Aset yang terlalu terawat bisa sama borosnya dengan kurang merawatnya! Hindari berlebihan dengan mengidentifikasi rasio PEMELIHARAAN PREVENTIF yang ideal untuk aset individu Anda. Tiga metode utama untuk menentukan interval PEMELIHARAAN PREVENTIF meliputi:
• Konsultasikan manual produsen peralatan untuk instruksi kerja pemeliharaan yang direkomendasikan, proses manual, jadwal, dan penggunaan critical spare parts;
• Meninjau data pemeliharaan historis untuk wawasan tentang pola kegagalan masa lalu; dan
• Meminta operator alat berat dan teknisi untuk wawasan mereka tentang perilaku aset.

5. Jadwalkan Pemeliharaan Preventif Anda
Pada tahap ini, Anda akhirnya siap untuk menjadwalkan kegiatan pemeliharaan preventif Anda. Ini adalah salah satu langkah kunci untuk otomatisasi alur kerja pemeliharaan preventif yang berhasil. Kata bijak: jangan mencoba menangani semuanya sekaligus. Sebagai gantinya, kami menyarankan untuk membuat jadwal pemeliharaan jangka panjang (tahunan) sebelum membagi tugas prioritas tinggi menjadi jadwal jangka pendek (triwulanan, bulanan, mingguan, dan harian).
Jadwal PEMELIHARAAN PREVENTIF menjabarkan kapan harus melakukan aktivitas pemeliharaan pada peralatan tertentu. Saat mengembangkan jadwal PEMELIHARAAN PREVENTIF Anda, pilih hari dan waktu untuk pemeliharaan yang tidak mengganggu produksi. Jadwal PEMELIHARAAN PREVENTIF dasar pada salah satu dari dua metrik:
• Waktu: Anda dapat mendasarkan jadwal PEMELIHARAAN PREVENTIF Anda tepat waktu dan melakukan pemeliharaan setelah periode yang ditentukan. Misalnya, armada kendaraan Anda dapat menjalani perawatan setiap tiga bulan.
• Penggunaan: Untuk jadwal PEMELIHARAAN PREVENTIF berbasis penggunaan, lacak metrik penggunaan seperti jam operasi dan siklus produksi. Kegiatan pemeliharaan kemudian dilakukan ketika tonggak tertentu terpenuhi. Misalnya, jadwalkan armada kendaraan Anda untuk perawatan setiap 1.000 mil, bukan setiap tiga bulan.

Jadwal PEMELIHARAAN PREVENTIF biasanya bergantung pada sistem manajemen perintah kerja. Perintah kerja adalah dokumen yang memberikan detail tentang tugas pemeliharaan dan menguraikan proses untuk menyelesaikan tugas tersebut. Perintah kerja menentukan ruang lingkup pekerjaan, garis waktu yang diharapkan untuk menyelesaikan pekerjaan, siapa yang mengesahkan perintah kerja, dan teknisi pemeliharaan yang ditugaskan. Perintah kerja membantu Anda mengatur, menetapkan, memprioritaskan, melacak, dan menyelesaikan tugas pemeliharaan selain menangkap riwayat pemeliharaan aset.
Ramah pengguna computerized maintenance management system (CMMS) yang akan membuat penetapan, pengawasan, dan penyesuaian program PEMELIHARAAN PREVENTIF Anda jauh lebih mudah. Faktanya, otomatisasi alur kerja pemeliharaan hampir tidak mungkin dilakukan tanpa CMMS.

6. Pantau Keberhasilan Program Pemeliharaan Pencegahan dengan KPI
Tetapkan tujuan SMART dan indikator kinerja utama (KPI) untuk mengukur kemajuan. SMART adalah singkatan dari Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan Time-Bound.
Sasaran pemeliharaan Anda harus dengan jelas menguraikan apa yang ingin Anda capai, pada tanggal berapa, dan metrik yang akan Anda gunakan untuk mengukur keberhasilan. Selain itu, tujuan Anda harus relevan dengan tujuan bisnis perusahaan Anda yang lebih luas.

Jalankan Alur Kerja Pemeliharaan Anda melalui CMMS
Ada banyak alasan untuk mengadopsi program manajemen pemeliharaan terkomputerisasi. Namun, faktor motivasi utama—bagi sebagian besar perusahaan—adalah menghemat uang. Fitur CMMS memungkinkan manajer operasional untuk melacak aktivitas pemeliharaan, menerapkan proses pemeliharaan, mengotomatiskan alur kerja, dan membuat keputusan hemat biaya yang hampir tidak mungkin dilakukan tanpa organisasi digital.
Biaya pemeliharaan tidak langsung bertambah melalui pengurangan siklus hidup aset, biaya energi tinggi, produksi yang hilang, pengiriman yang terlambat, penjadwalan peralatan yang tidak efisien, dan berbagai sumber daya yang terbuang. Biaya pemeliharaan langsung muncul dalam bentuk biaya tenaga kerja, material, kontrak, dan overhead. Layanan CMMS memecahkan masalah ini dengan menjadikan pemeliharaan proaktif sebagai tujuan yang realistis, dapat dicapai, dan bebas stres.
Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda. Silahkan hubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu.