Faktor Kunci Untuk Suksesnya Implementasi ISO Dalam UKM
Penerapan ISO dalam UKM sangatlah penting untuk dilakukan karena membawa banyak perubahan dan penyesuaian yang membawa sebuah UKM menjadi lebih teratur dan produktif dalam melakukan kegiatan bisnisnya. Lalu bagaimana cara implementasi ISO dalam UKM agar berjalan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan UKM. Ada banyak faktor yang mempengaruhi keberhasilan pelaksanaan standar sistem manajemen oleh UKM. Berikut adalah 5 faktor kunci untuk suksesnya implementasi ISO dalam UKM

1. Tetaplah pada sistem manajemen yang ada
Menerapkan ISO bukan berarti UKM harus mengubah system manajemen yang telah dibuat sebelumnya. Yang harus diperhatikan oleh UKM adalah panduan ISO haruslah diadaptasikan dengan system manajemen UKM yang telah ada dan melakukan evaluasi atau penambahan apabila diperlukan. Oleh karena itu, setiap sistem manajemen yang unik dan organisasi tidak harus membeli buku dari internet atau menerapkan prosedur standar yang disediakan oleh konsultan. Disini UKM sering menjumpai kesulitan dalam melakukan adaptasi dan menghubungkan persyaratan abstrak ke kehidupan nyata proses dan praktik manajemen. Namun seiring penerapannya UKM akan menemukan penyesuaian yang tepat dengan sendirinya

2. Sebuah sistem manajemen tidak identik dengan prosedur terdokumentasi
Sistem manajemen adalah alat untuk membantu mencapai tujuan organisasi. Setiap tindakan yang diambil harus konsisten dengan tujuan dasar dari system, selalu tanyakan pertanyaan ini dalam segala kegiatan perusahaan: apakah itu membantu dalam melakukan pekerjaan yang lebih baik, untuk menjadi lebih sukses, dan dalam mencapai rencana bisnis? Ada banyak tindakan yang dapat berkontribusi terhadap tujuan ini, misalnya meningkatkan kompetensi personil. Kita harus ragu sebelum menetapkan prosedur terdokumentasi yang luas, terutama dalam situasi UKM, karena dalam banyak kasus hal ini tidak sejalan dengan budaya organisasi dan praktek sehari-hari.

3. Carilah kesamaan antara standar sistem manajemen yang berbeda
Meskipun bidang bisnis berbeda, semua standar sistem manajemen didasarkan pada konsep dasar adalah sama. Proses manajemen dan kontrol: memastikan bahwa proses memberikan hasil yang diharapkan dan persyaratan yang berlaku dipatuhi. Plan-Do-Check-Act pendekatan pengendalian manajemen dan proses: menetapkan tujuan, menetapkan proses yang diperlukan, memantau kemajuan dan kepatuhan, mengambil tindakan jika diperlukan, dan mempertimbangkan peningkatan peluang. Manajemen risiko: mengidentifikasi risiko yang memberikan ancaman dan peluang, dan menerapkan kontrol untuk meminimalkan efek negatif pada kinerja dan memaksimalkan potensi manfaat. Manajemen mutu membawa risiko bahwa pelanggan tidak puas dan bahwa kualitas-terkait (legal dan pelanggan) persyaratan tidak terpenuhi. Risiko dalam pengelolaan lingkungan hidup adalah bahwa kinerja lingkungan tidak memenuhi persyaratan hukum, pemangku kepentingan harapan dan / atau tujuan organisasi itu sendiri kebijakan. Tentukan unsur Standar sistem manajemen yang sangat mirip berdasarkan konsep-konsep yang harus menjadi bagian dari sistem manajemen keseluruhan organisasi. Mengingat persyaratan standar dengan konsep-konsep dasar dalam pikiran akan membantu UKM dalam menafsirkan dan menerapkannya secara terpadu.

4. Sederhanakan semuanya
UKM harus dapat menyesuaikan sistem agar sesuai dengan ukuran dan kompleksitas organisasi. Hal ini dimungkinkan untuk memenuhi persyaratan dari ISO tanpa dokumentasi yang ekstensif. Flowchart dan bentuk yang dalam banyak kasus lebih efektif daripada prosedur terdokumentasi, dan catatan sering memberikan nilai tambah dibandingkan deskripsi proses. Menentukan apa yang harus dilakukan adalah lebih baik untuk menggambarkan bagaimana melakukannya, dan dapat dilakukan lebih singkat. Adalah penting bahwa desain kontrol sejalan dengan budaya organisasi dan tingkat kompetensi personil.

5. Bukan hanya untuk organisasi besar
Manajemen sistem tidak hanya alat untuk organisasi besar. Mengingat kecenderungan kegiatan outsourcing dan semakin pentingnya kerjasama dalam rantai nilai, sistem manajemen efektif yang dilaksanakan oleh UKM adalah kunci penting dalam memfasilitasi perdagangan dan mempromosikan pembangunan berkelanjutan.
ISO dapat diimplementasikan secara terpadu oleh UKM, dan dapat menambah nilai bagi bisnis mereka selama beberapa faktor kunci keberhasilan diperhitungkan. ISO telah menerbitkan pedoman yang bermanfaat dan UKM akan mengembangkan standar masa depan dengan cara yang memfasilitasi implementasi dan integrasi standar ganda.
Apabila mitra bisnis sedang membutuhkan informasi lebih lanjut mengenai artikel di atas dan membutuhkan pembimbingan dalam mendapatkan sertifikasi ISO, silahkan hubungi 081-252-982900 atau isi formulir di sini. Atau email ke groedu@gmail.com