Standar operasional prosedur atau lebih sering disebut sebagai Standard Operating Procedure (SOP) yang digunakan oleh internal organisasi perusahaan dalam mengatur alur perputaran dokumen dan standar dari alur tata cara kerja dari setiap masing-masing posisi jabatan untuk keseragaman tindakan-tindakan operasionalnya.

Penyusunan SOP untuk setiap masing-masing organisasi internal perusahaan tentu saja berbeda-beda tergantung dari setiap bidang organisasi bisnisnya masing-masing. Dalam praktek sesungguhnya, tidak semua SOP yang sudah dirancang dapat dengan mudah diterapkan dalam segala kegiatan operasional organisasi perusahaan, bahkan yang lebih parahnya lagi adalah SOP hanya sekadar dijadikan sebagai dokumen yang diletakkan begitu saja diatas lemari karena ia tidak dapat difungsikan sebagaimana mestinya. Oleh karena itulah, sebenarnya sangat perlu untuk memahami cara yang lebih tepat dalam menyusun standar operasional prosedur (SOP).

2 Fungsi Dasar Dari Standar Operasional Prosedur (SOP)

Dua fungsi dasar dari SOP yang menjadi fungsi secara esensial bisa digambarkan sebagai berikut:

1. Sebagai rujukan knowledgebase (dasar pengetahuan) bagi kegiatan operasional yang selalu membutuhkan pembaharuan.

Tindakan pekerjaan-pekerjaan seperti alur pemasaran dan juga proses penjualan, pengiriman barang logistik, sampai dengan pelayanan pelanggan, semua akan tertata dengan sangat rapi (terstruktur dengan baik) dengan merujuk kepada knowledgebase (SOP) seperti ini. SOP sangat disarankan bahkan diharuskan untuk selalu diperbarui apabila terdapat salah satu, bahkan untuk beberapa alur kerja yang sudah berubah, sehingga harus ada pembaruan berdasarkan keputusan dari sang auditor (jaminan mutu).

2. Sebagai arsip yang berfungsi untuk pelacakan kegiatan operasional, penilaian, dan juga perbaikan.

SOP akan menjadi dasar bukti penting bagi alur pekerjaan yang membutuhkan arsip, karena SOP biasanya memiliki formulir kerja. Seperti: berita acara presentasi produk oleh staff marketing, berita kunjungan onsite layanan kepada pelanggan, bukti pengiriman barang (SJ/Surat Jalan), dan lain sebagainya. Dengan adanya audit dari jaminan mutu secara berkala, maka secara internal dan eksternal sebagai penilaian, perbaikan-perbaikan untuk penyempurnaan harus segera dilakukan.

Panduan Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP)

SOP tidak dapat dirumuskan hanya dengan segelintir orang saja, apalagi yang kurang memahami dasar dari sistem kerja perusahaan. Setidaknya diperlukan adanya tim khusus yang sangat berkompeten agar SOP yang akan dibuat dapat sesuai dengan keadaan sebenarnya dari perusahaan.

Berikut ini adalah beberapa tips yang bisa dijadikan sebagai dasar penyusunan SOP:

1. Pembentukan tim khusus Standar Operasional Prosedur (SOP).

Tim terdiri dari tenaga kerja yang professional dan kompeten dari setiap divisi perusahaan, seperti: manajer keuangan, manajer pemasaran, manajer engineering, dan lainlain. Jika memang diiperlukan, libatkanlah seorang konsultan jaminan mutu untuk bisa mendapatkan masukan yang tepat.

2. Pembagian tugas tim kompeten yang sudah terbentuk.

Tenaga kompeten yang sudah dibentuk memiliki tugas dan tanggungjawabnya masing-masing dalam memetakan deskripsi pekerjaanya sendiri-sendiri.

3. Penentuan sasaran dalam penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP).

Sasaran SOP yaitu divisi-divisi internal perusahaan yang memang perlu untuk menggunakan SOP.

4. Penentuan waktu dan tempat dalam hal penerapan SOP.

Memperkirakan waktu dalam hal pelaksanaan SOP setelah memperoleh persetujuan terhadap SOP yang sudah dibuat termasuk juga tempat yang sesuai, yaitu setiap divisi masing-masing.

5. Mendokumentasikan jenis-jenis kegiatan operasional dari setiap divisi.

Setelah tim selesai memetakan alur kerja setiap masing-masing divisi yang berada dibawahnya, catatlah apa saja dari jenis kegiatan operasional yang selalu dilakukan. Pencatatan seperti ini dalam bentuk terperinci beserta penjelasannya.

6. Menyusun alur kerja, instruksi kerja, dan juga formulir pendukungnya.

Alur kerja yang berupa bagan alur (flow chart) beserta penjelasannya. Instruksi kerja adalah penjelasan terperinci dari setiap alur kerja. Formulir pendukung yang digunakan sebagai arsip utama yang akan menjadi dasar bukti otentik dari segala kegiatan operasional yang sudah berjalan.

7. Bertukar pendapat/masukan diantara sesama anggota tim.

Saling memberi masukan atau tambahan diantara sesama anggota tim penyusun SOP.

8. Libatkan para pelaku pelaksana SOP.

Tindakan seperti ini sangat diperlukan agar pelaksanaan SOP dapat memberikan masukan atas berbagai temuan yang masih kurang agar segera dapat dilakukan berbagai pembenahan.

9. Evaluasi dan perbaikan jika memang harus ada tindakan uji coba.

Melakukan pengujian SOP dari setiap masing-masing divisi untuk mengetahui keefektifannya.

10. Verifikasi dari pihak Quality Management Representative (QMR).

Setelah uji coba dinyatakan tidak ada masalah dalam pelaksanaannya, maka manajer QMR perusahaan berhak untuk memverifikasi dan memberi persetujuan untuk penerapan SOP selanjutnya.

11. Mensosialisasikan terhadap setiap pelaksanaan SOP secara bertahap.

Sosialisasi SOP dapat dilakukan dengan adanya rapat yang melibatkan semua divisi untuk memastikan bahwa pada saat tiba waktu pelaksanaan implementasi memang sudah harus siap.

12. Pemantauan dan analisis pelaksanaan SOP.

Dalam beberapa bulan ke depan sampai kira-kira setahun, pemantauan secara berkala harus selalu dilakukan untuk menilai apakah terdapat kendala, kriteria yang salah, tidak efektif, dan lain-lain.

Demikianlah tentang bagaimana tips dasar untuk penyusunan Standar Operasional Prosedur atau Standard Operating Procedure (SOP), semoga bisa bermanfaat untuk Anda dan selamat mencoba untuk menyusun SOP internal bisnis Anda sendiri. Apabila pembaca membutuhkan pembimbingan, bantuan penyusunan SOP untuk perusahaan ritel, perdagangan lainnya, distributor, manufacturing, retoran, dan lainnya silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak ke 0818521172 atau ke 081-252-982900. Kami siap membantu!