Dalam menghadapi persaingan usaha yang semakin ketat, yang tidak hanya dari Negara sendiri tetapi juga dari Negara lain, maka perusahaan perlu melakukan upaya peningkatan dan konsolidasi yang baik di dalam perusahaannya, terutama pada sistem manajemen supply chain. Manajemen supply chain secara sederhana dapat diartikan sebagai sebuah sistem pengelolaan terhadap proses pengadaan barang mulai dari pabrik sampai produk di tangan konsumen, atau secara rinci yaitu dari bahan baku sampai menjadi barang jadi, dimana aktivitasnya meliputi proses perencanaan, pengadaan, penyaluran, dan penyimpanan barang.

Di samping hubungan dengan customer, dalam manajemen supply chain juga melibatkan hubungan dengan supplier, distributor, ekspedisi, ataupun organisasi-organisasi bisnis lain yang memiliki tujuan yang sama dalam mengantarkan barang agar sampai pada pelanggan. Mengaplikasikan manajemen supply chain akan membawa beberapa keuntungan yang sangat berguna bagi perusahaan sebagai berikut:

• Meminimalkan biaya-biaya yang timbul

Pada umumnya, dengan adanya manajemen supply chain maka dapat menekan jumlah persediaan barang yang harus dimiliki oleh perusahaan (stok minimum/ buffer) sehingga biaya persediaan yang pada umumnya mengambil beban 20% – 40% dalam sebuah harga barang pun dapat diminimalisir.

Selain itu, manajemen supply chain sebaiknya tidak hanya berfokus pada pengelolaan persediaan barang saja, namun juga dapat meminimalkan biaya pengiriman logistik barang dengan menganalisis cara pengiriman dan jalur pengiriman barang yang paling optimal.

• Meminimalkan waktu pengadaan barang

Selain mengurangi biaya, maka waktu proses pengadaan dan pengiriman barang juga dapat diminimalisir dengan memilih rute pengiriman terpendek ataupun mode/ alat pengiriman yang paling tepat. Dengan semakin pendeknya waktu lead time maka barang segera tersedia di rak saluran dan tangan konsumen.

• Mengurangi resiko

Beberapa jenis resiko yang dapat diminimalisir dalam sebuah manajemen supply chain selain keterlambatan, cacat pada kualitas, namun juga resiko-resiko lain seperti aspek hukum dan kewajiban yang harus dipenuhi oleh perusahaan dengan baik. Dengan manajemen supply chain maka akan membantu manajemen untuk mengidentifikasi resiko-resiko lain yang ada di dalam internal perusahaan ataupun eksternal hubungan perusahaan dengan supplier dan customer.

• Memelihara hubungan yang baik dengan para customer dan supplier

Dengan melakukan manajemen supply chain yang baik juga akan dapat meningkatkan hubungan yang saling menguntungkan dengan para supplier dan customer, dimana asas keterbukaan atas informasi tentang persediaan stok barang menjadi poin utama di dalam kerja sama tersebut.

• Meningkatkan kualitas pelayanan

Dengan adanya sistem pengelolaan supply chain yang baik, maka perusahaan dapat menjaga tingkat kepuasan pelanggan dengan lebih baik, karena dapat mengurangi resiko-resiko yang dapat mengakibatkan hilangnya permintaan atas penjualan produk.

Namun untuk melakukan sebuah manajemen suppy chain tidak serta merta dapat dilakukan dalam waktu yang singkat, memerlukan kefokusan dan upaya peningkatan yang tidak sedikit. Oleh karena itu diperlukan beberapa tips yang dapat dilakukan untuk menjamin kelancaran proses kegiatan manajemen supply chain sebagai berikut:

• Melakukan perencanaan (forecasting) dengan baik

Langkah pertama untuk menjamin keberhasilan jalannya manajemen supply chain adalah dengan melakukan perencanaan terhadap jumlah permintaan barang dari para customer atau buyer yang akan berpengaruh terhadap pemesanan jumlah barang para supplier. Hal ini bertujuan agar tidak terjadi hilangnya penjualan (loss sales) terhadap produk yang diinginkan oleh pelanggan ataupun persediaan berlebihan (over stock) yang menimbulkan beban bagi perusahaan.

• Menjamin kelancaran dan ketepatan penyaluran informasi

Masih terkait dengan langkah sebelumnya dalam membuat sebuah perencanan yang baik tentunya diperlukan sebuah koordinasi yang baik antara supplier dengan buyer, dimana kecepatan dan ketepatan sebuah informasi yang disampaikan atau diterima oleh supplier atau pelanggan menjadi faktor terpenting untuk meminimalkan resiko terjadinya kesalahan dalam pengadaan dan pengiriman barang.

• Melakukan pemeriksaan persediaan stok secara teratur

Bagi sebuah unit usaha yang belum terlalu besar, maka kegiatan pemeriksaan stok ini perlu dilakukan secara berkala ataupun bersifat acak (random) terhadap persediaan yang dimilikinya. Kegiatan ini bertujuan untuk meminimalkan resiko terjadi kehilangan atau kekurangan stok yang akan beresiko pada gangguan proses pengadaan barang. Pada tingkatan yang lebih lanjut, kegiatan ini dapat dilakukan dengan menggunakan sistem RFID* yang terhubung dengan sistem software supply chain yang terintegrasi sehingga  proses pemeriksaan stok level persediaan menjadi lebih cepat dan akurat.

*(RFID adalah sebuah metode identifikasi dengan menggunakan sarana yang disebut label RFID atau transponder untuk menyimpan dan mengambil data jarak jauh)

• Selalu menjaga kualitas produk dan layanan

Beberapa perusahaan akan memiliki prinsip kerja untuk selalu dapat memenuhi permintaan terhadap barang yang dimilikinya sehingga proses persiapan, produksi, dan pengiriman pun menjadi tergesa-gesa dan kurang terkontrol dengan baik, dimana hal ini akan dapat memungkinkan terjadinya penurunan kualitas terhadap produk dan layanan yang dapat berujung pada kekecewaan para pelanggan. Hal ini sebaiknya dihindari agar tingkat kualitas dan pelayanan tetap terjaga dan pelanggan tetap setia nantinya.

• Evaluasi terhadap kinerja supplier

Selain itu, perlu dilakukan penilaian terhadap kinerja supplier secara berkala, dimana bagi supplier yang sering terlambat ataupun menurunkan kualitas barang maka dapat segera diputus dan dilakukan proses pencarian dan seleksi terhadap para supplier baru yang dapat memenuhi permintaan sistem manajemen supply chain. Oleh karena itu parameter penilaian KPI yang ada perlu disampaikan pula kepada supplier agar para supplier dapat menjaga service level kepada perusahaan.

Dengan adanya manajemen supply chain ini juga akan meyakinkan para pelaku bisnis untuk menerima permintaan barang dari pelanggan dan dapat memenuhinya kualitas dan tingkat kepuasan yang baik. Semoga artikel ini dapat mengilhami para rekan bisnis dalam mengelola sistem manajemen supply chain di perusahaan masing-masing, apabila masih memiliki hal-hal yang kurang dipahami maka dapat menghubungi kami di 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com . (Stan)