START UP SUPERMARKET, CALL 081-252-982900

KESALAHAN-KESALAHAN PALING FATAL YANG HARUS DIHINDARI OLEH SEORANG STAFF PURCHASING PERUSAHAAN

Syarat utama agar bisa menjadi seorang staff purchasing adalah memiliki tingkat ketelitian yang sangat tinggi. Tanpa adanya hal itu, maka akan terasa sangat sulit bagi seorang staff purchasing dalam mengelola berbagai dokumen-dokumen penting seperti halnya invoice atau purchase order, menghitung keluar masuknya uang milik perusahaan, dan berbagai tugas-tugas vital lainnya.

Sebagai seorang staff purchasing, tugas utama Anda adalah untuk memastikan barang yang telah Anda beli menggunakan uang perusahaan harus didukung oleh dokumen yang sah. Dokumen-dokumen tersebut di antaranya adalah berupa invoice dari para vendor, purchase order yang sudah ditandatangani oleh pihak-pihak yang berkepentingan terhadapnya, serta dokumen pengiriman barang.

Kehilangan salah satu diantara ketiga dokumen tersebut sudah pasti mampu mendatangkan serangan panik yang luar biasa besar. Namun sebenarnya masih ada kesalahan-kesalahan lainnya yang harus bisa Anda hindari jika Anda adalah seorang staff purchasing. Berikut ini merupakan bermacam-macam kesalahan yang harus dengan sebisa mungkin untuk Anda hindari jika Anda adalah seorang staff purchasing:

1. Membayar dua kali (Double pay).

Kesalahan yang satu ini bisa dibilang adalah yang paling sering terjadi dan yang paling riskan jika Anda tidak teliti. Melakukan purchasing secara manual merupakan salah satu penyebab utama yang paling banyak terjadi. Kesalahan dalam membayar barang yang sama sampai dua kali. Salah satu cara untuk mengatasi hal ini adalah dengan beralih dengan menggunakan purchasing system. Salah satu kelebihan dari purchasing system ini adalah semua dokumen purchase order, invoice, dan lain sebagainya dikelola dalam satu software. Sehingga kesalahan seperti membayar dua kali akan bisa Anda hindari dengan lebih mudah.

2. Terlambat membayar.

Untuk kesalahan yang satu ini sudah pasti tidak ada pihak manapun yang akan senang mengalaminya. Baik dari pihak vendor sekalipun pastinya akan merasa sangat kesal karena pembayarannya tak kunjung datang, sementara barang sudah Anda terima. Atasan Andapun sudah pasti akan terus menekan Anda untuk sesegera mungkin melakukan pembayaran. Jangan sampai Anda melakukan kesalahan yang satu ini jika tidak ingin mendapatkan penilaian yang negatif dari atasan Anda. Segera lakukan pembayaran jika memang Anda sudah menerima invoicenya. Namun jangan lupa juga untuk mengecek terlebih dahulu apakah invoce tersebut memang memiliki purchase order yang valid atau tidak.

3. Membayar terlalu cepat.

Barangnya belum sampai di tangan admin gudang, namun Anda sudah terlalu cepat melakukan pembayaran. Untuk beberapa situasi, hal ini mungkin saja tidak akan dihitung sebagai sebuah kesalahan. Seperti misalnya jika Anda sudah memiliki hubungan baik dengan pihak vendor, atau kedua belah pihak memang sudah menjalin kerjasama yang baik selama bertahun-tahun lamanya. Namun hal ini juga akan menjadi masalah jika Anda baru saja menjalin kerjasama dengan sebuah vendor yang masih belum diketahui reputasinya. Sang vendor mungkin hanya akan bersikap tenang-tenang saja setelah menerima pembayaran dari Anda yang terlalu cepat, namun atasan Anda mungkin akan mempertanyakan hal ini kepada Anda sebagai seorang staff purchasing perusahaannya.

4. Membayar barang yang tidak diorder.

Kesalahan yang satu ini bisa dibilang sangat fatal. Anda bisa saja akan diseret ke meja hijau, karena sudah menggunakan uang perusahaan untuk membeli barang-barang yang seharusnya tidak dilakukan oleh seorang purchasing. Sebagai salah satu bagian dari divisi accounting, Anda memang harus benar-benar lebih teliti dan terus melakukan pengecekan, bahkan jika perlu harus sampai berkali-kali sebelum akan memutuskan untuk mengeluarkan uang milik perusahaan. Periksalah kembali siapa saja yang membuat purchase order, siapa yang menyetujuinya, dan konfirmasikan lagi dengan kedua belah pihak tersebut. Jika datang sebuah invoice ke meja Anda, maka cek lagi apakah ada purchase order yang mengonfirmasi isi dari invoice tersebut atau tidak.

5. Membeli barang-barang yang belum mendapatkan persetujuan dari atasan.

Ini adalah yang paling berbahaya. Anda dan karyawan yang membutuhkan barang tersebut bisa saja dituduh melakukan penggelapan uang/dana perusahaan karena melakukan pembelian sebuah barang tanpa adanya bukti persetujuan dari atasan. Untuk menghindari agar tidak sampai terjadi hal-hal semacam ini, maka selalu konfirmasikan hal apapun dengan semua pihak yang berkaitan dengan barang tersebut, termasuk juga kepada pihak manajer maupun direktur jika memang diperlukan. Meskipun barang tersebut memang dibutuhkan oleh sang karyawan, namun bukan berarti Anda bisa dengan begitu bebasnya mengeluarkan uang perusahaan jika memang belum mendapatkan tanda tangan dari atasan Anda.

6. Kesimpulan.

Bagi para staff purchasing yang masih melakukan purchasingnya secara manual, maka bersiaplah jika kesalahan-kesalahan seperti di atas akan lebih sering terjadi kepada Anda meskipun Anda tidak dengan sengaja ingin melakukannya. Segeralah beralih kepada sistem purchasing software untuk mengeliminasi kesalahan-kesalahan tersebut dan menjadikan seorang staff purchasing yang semakin lebih baik.

Catatan dari konsultan manajemen outopilot Jakarta, bahwa seorang bagian pembelian sangat penting bagi perusahaan, khususnya perusahaan yang bergerak bidang trading company misalnya supermarket, minimarket dan Distributor. Pembelian barang ke supplier bukan digunakan sendiri tetapi harus dijual lagi sehingga mesti juga memperhitungkan margin. Kesalahan dalam menghitung margin akan mempengarui rugi laba. Oleh sebab itu bagian pembelian tidak hanya seorang staff yang asal ditunjuk, tetapi wajib memiliki skill seperti negosiasi, insting bisnis yang baik karena dituntut mencari barang yang bisa dijual, pengetahuan tentang produk, serta banyak skill yang dibutuhkan oleh bagian pembelian. Jadi bagai mana baiknya? Sebaiknya perlengkapi seorang buyer dengan software accounting +Pos yang baik, dan barcode scaner yang baik.

Apabila pembaca membutuhkan pendampingan dalam pendirian supermarket, dan membutuhkan perangkat dalam start up supermarket seperti data base produk, data base supplier mulai dari produk FMCG, Bahan Bangunan dan perlengkapan rumah tangga. Serta perlengkapan manajemen supermarket, silahkan hubungi 081-252982900 atau kontak 081-8521172. Kami siap membantu.

Selamat datang di Groedu klinik konsultasi
Send via WhatsApp