Pada artikel sebelumnya adalah membahas tentang apa saja yang menjadi komponen-komponen dalam prosedur (SOP) dari proses pembelian bahan baku yang sangat penting dalam terjadinya proses produksi dari perindustrian manufaktur modern saat ini.

Sebuah proses yang menyebabkan berjalannya bisnis yang bergerak dalam bidang produksi, sangat bergantung kepada seberapa besar ketersediaan dari bahan baku agar dapat berjalan dengan lancar segala aktivitas dari kegiatan produksinya yang akan menghasilkan sebuah produk yang sudah siap untuk dijual kepada pasar.

Selanjutnya adalah membahas tentang bagaimana alur dari proses yang akan membentuk beberapa prosedur dari pembelian bahan baku untuk proses produksi industry manufaktur.

1. Prosedur Permintaan Pembelian Untuk Bahan Baku.

Dalam prosedur permintaan untuk pembelian bahan baku, divisi gudanglah yang akan menganalisis kebutuhan tentang bahan baku, apakah persediaan masih ada atau sudah hampir habis, maka divisi gudang harus segera mengajukan permintaan pembelian bahan baku kepada divisi pembelian yang berupa formulir surat permintaan bahan baku kepada divisi pembelian.

2. Prosedur Pemilihan Suplier/Pemasok dan Penentuan Harga Beli.

Dalam hal ini divisi Pembelian akan segera mengirimkan surat penawaran terhadap pihak pemasok untuk bisa mendapatkan informasi seputar harga, kualitas dari bahan baku serta persyaratan apa saja yang harus dipenuhi untuk pembelian bahan baku tersebut. Proses seperti ini bisa digunakan terhadap beberapa pemasok agar dapat mengetahui dari supplier mana saja yang memasang harga murah dengan kualitas bahan baku yang terbaik.

3. Prosedur Pemesanan Pembelian Bahan Baku.

Dalam proses seperti ini, divisi pembelian akan mengirimkan surat pesanan tentang barang berupa bahan baku dan kuantitas barang yang akan dipesan terhadap supplier yang telah terpilih dengan harga yang pas dengan kualitas bahan baku yang terbaik serta sudah harus menjalin kerjasama diantara kedua belah pihak.

4. Prosedur Dalam Penerimaan Barang Bahan Baku Pesanan.

Dalam prosedur ini, divisi penerimaan barang akan segera melakukan pemeriksaan tentang jenis, kuantitas dan mutu dari bahan baku yang sudah datang.

5. Prosedur Pencatatan Hutang Pembelian.

Dalam prosedur ini, divisi akuntansi akan segera memeriksa berkas/dokumen-dokumen yang berhubungan langsung dengan prosedur pembelian dan akan segera menyelenggarakan pencatatan hutang lalu mengarsipkan sumber sebagai pencatatan atas hutang pembelian.

6. Prosedur Pembayaran Hutang Pembelian Bahan Baku.

Dalam prosedur pembayaran, divisi keuangan yang selanjutnya akan bertugas untuk melakukan pembayaran pesanan atau untuk membayar hutang pembelian.

7. Dokumen-Dokumen Dalam Prosedur Pembelian Bahan Baku.

Dokumen-dokumen yang berhubungan langsung dan akan digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:

1. Surat Permintaan Pembelian (SPP).
2. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH).
3. Surat Order Pembelian (SOP).
4. Laporan Penerimaan Barang (LPB).
5. Surat Perubahan Order (SPO).
6. Bukti Kas Keluar (BKK).

Pengendalian Internal Dalam Prosedur Pembelian Bahan Baku

Sistem Pengendalian yang akan diterapkan dalam prosedur pembelian bahan baku adalah sebagai berikut:

1. Adanya pemisahan dalam hal kewenangan dan setiap masing-masing fungsi dari divisi agar pekerjaan yang akan dilakukan dapat sesuai dengan wilayah divisinya seperti : Divisi Gudang, Divisi Pembelian, Divisi Penerimaan, Divisi Akuntansi, dan Divisi Keuangan.
2. Adanya sistem otorisasi dan prosedur pencatatan data-data yang berhubungan dengan pembelian bahan baku.

Adapun sistem otorisasi yang harus diterapkan adalah sebagai berikut:

• Surat permintaan pembelian bahan baku yang harus sudah ditandatangani oleh kepala tertinggi dari divisi gudang.
• Setiap pemilihan supplier harus disetujui oleh manager divisi pembelian dan juga direktur utama.
• Setiap pembelian bahan baku harus disetujui oleh manager pembelian dan manager keuangan.
• Laporan penerimaan barang harus ditandatangani oleh divisi penerimaan dan divisi gudang.
• Setiap pencatatan yang harus dilakukan oleh bagian akuntansi yang harus berdasarkan pada dokumen yang telah sebelumnya sudah diotorisasi oleh manager akuntansi.
• Sebelum melakukan pembayaran, harus ada otorisasi oleh direktur utama, manager keuangan dan manager akuntansi.

Otorisasi Tambahan Untuk Tujuan Pengendalian.

• Setiap dokumen harus memiliki kode dan nomor urut agar semakin mudah untuk proses pencatatan serta pengarsipan.
• Dilakukan pengarsipan dokumen-dokumen yang masuk atau keluar pada setiap divisi. Tujuan dilakukan pengarsipan adalah agar semakin memudahkan dalam penemuannya kembali.
• Setiap dokumen yang akan diberikan harus terdapat tanda otorisasi oleh pihak yang bertanggungjawab.
• Penyimpanan arsip akan dilakukan oleh setiap masing-masing divisi yang berkaitan dengan pembelian bahan baku, sedangkan masa pakai arsip adalah minimal 5 tahun.

Demikianlah penjelasan tentang system prosedur (SOP) yang membentuk system pembelian bahan baku sebagai komponen utama dalam proses produksi, semoga bisa bermanfaat dan terimakasih. Untuk kebutuhan penyusunan SOP pembelian, produksi dan proses manufacturing lainnya silahkan hubungi groedu@gmail.com atau 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu!