PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL SEBAGAI SALAH SATU PERSYARATAN DALAM UPAYA PENERAPAN STANDAR ISO 9001:2015

Berbagai Persyaratan Dalam Pelaksanaan Audit Internal Perusahaan

Audit Internal yang akan dilakukan oleh auditor internal dari perusahaan yang bersangkutan, merupakan salah satu persyaratan yang harus bisa dipenuhi dalam upaya untukmenerapkan standarisasi ISO 9001:2015. Pelaksanaan Audit Internal harus dilakukan untuk memonitor dan mengukur tentang kesesuaian antara penerapan dan kinerja dari Sistem Manajemen Mutu (SMM) di seluruh bagian/divisi/departemen internal perusahaan.

Auditor Internal Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang akan ditunjuk harus memiliki kriteria sebagai berikut:

• Independensi yang tinggi, yaitu: tidak diperkenankan untuk mengaudit area kerjanya sendiri.
• Kompeten dalam bidang audit, yaitu: seorang auditor yang telah mengikuti berbagai macam jenis pelatihan Audit Internal SMM serta sudah benar-benar memahami tentang tahapan-tahapan dalam pelaksanaan Audit Internal yang sesuai dengan Prosedur Audit Internal SMM yang sudah ditetapkan sebelumnya.

Pelaksanaan Audit Internal SMM akan menghasilkan Laporan Audit Internal yang terdiri dari:

1. Jadwal Pelaksanaan Audit Internal SMM.
2. Daftar Pemeriksaan (Check List) yang akan digunakan oleh Auditor Internal SMM.
3. Laporan Tindakan Perbaikan dan Pecegahan (LTPP) jika memang telah ditemukan adanya Ketidaksesuaian (Non Compliance) dalam proses pelaksanaan Audit Internal SMM.

Tujuan Pelaksanaan Audit Internal

Audit internal dilakukan bertujuan untuk:

• Meninjau tingkat efektifitas dalam upaya untuk penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM).
• Menilai tentang kekuatan dan kelemahan dalam penerapan SMM yang sudah ada saat ini.
• Memastikan tentang pemahaman untuk setiap masing-masing bagian divisi/departemen terhadap SMM dan Prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya.
• Memeriksa tingkat kepatuhan dari pelaksanaan proses terhadap prosedur pada setiap masing-masing bagian divisi/departemen.
• Memeriksa kelengkapan rekaman dari hasil kegiatan pelaksanaan proses operasional bisnis.
• Mengidentifikasikan seputar berbagai peluang untuk peningkatan mutu pada saat pelaksanaan kegiatan operasional.

Tahap Persiapan Pelaksanaan Audit Internal

Pada tahapan untuk berbagai macam persiapan dari Audit Internal SMM, wakil dari pihak manajemen dengan seluruh auditor telah melakukan pertemuan awal untuk menetapkan jadwal pelaksanaan Audit Intenal SMM yang berdasarkan kepada ketersediaan waktu antara Auditor dan Auditee.

Pada pertemuan Auditor Internal yang berikutnya, setiap masing-masing Auditor Internal akan membuat daftar pemeriksaan (check list) yang akan merincikan seputar pertanyaan-pertanyaan dan dokumen yang nantinya akan diperiksa dalam proses pelaksanaan Audit Internal SMM.

Pada saat pelaksanaan Audit Internal SMM, Auditor Internal akan menggunakan beberapa metode pelaksanaan Audit Internal SMM seperti:

• Metode Interview (Wawancara).

Metode interview/wawancara harus dilakukan untuk memastikan bahwa auditee yaitu pelaksana proses sudah benar-benar memahami seputar alur dari proses setiap masing-masing prosedur yang akan diaudit.

• Pengamatan Proses/Observasi.

Pengamatan dari proses yang akan dilakukan untuk memastikan seputar kepatuhan dan tingkat konsistensi dalam proses pelaksanaan terhadap kesepakatan yang telah ditetapkan bersama dalam prosedur. Kegiatan ini juga untuk memastikan seberapa tinggi tingkat efektifitas penerapan dari Sistem Manajemen Mutu (SMM) dan dari hasil pelaksanaan proses apakah telah sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan atau tidak.

• Review Dokumentasi.

Review dokumentasi dilakukan untuk memastikan tentang kelengkapan dari jejak rekaman hasil kegiatan yang harus dilakukan sesuai dengan ketetapan Sistem Manajemen Mutu. Data yang ada dalam rekaman dari hasil proses juga harus dianalisa untuk memberikan masukan bagi peningkatan mutu dari pelaksanaan proses operasional bisnis.

Hasil Dari Audit Internal

Berdasarkan dari beberapa metode yang digunakan dalam pelaksanaan Audit Internal SMM tersebut di atas, Auditor Internal akan menetapkan temuan Audit Internal SMM menjadi beberapa macam kategori temuan, yaitu:

• Ketidaksesuaian (Non Compliance).

Yaitu temuan yang menunjukkan bahwa setiap masing-masing bagian masih belum melaksanakan proses yang benar-benar sesuai dengan prosedur yang selama ini sudah harus dijalankan. Berbagai tindakan penyimpangan terhadap prosedur inilah yang nantinya akan menghasil Laporan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (LTPP) yang harus segera dilaksanakan oleh setiap masing-masing bagian agar dapat segera memperbaikinya.

• Kesesuaian (Compliance).

Yaitu seputar temuan yang menunjukkan bahwa pada setiap masing-masing bagian/divisi telah melaksanakan proses yang sudah sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

• Observasi (Opportunity For Improvement).

Yaitu berupa saran auditor terhadap pelaksanaan proses untuk lebih meningkatkan efektifitas dan mutu dari pelaksanaan proses operasional yang terkait antara satu sama lain.

Nah, itulah pembahasan singkat seputar pelaksanaan audit internal sebagai salah satu persyaratan penting yang harus dipenuhi dalam upaya untuk penerapan standarisasi ISO 9001:2015, Apabila pembaca membutuhkan bimbingan dalam mendapatkan sertificasi ISO atau up Grade ISO dari 9001: 2008 ke 9001 : 2015, silahkan hubungi kami di 081-8521172 atau 081-252-98-2900. Kami siap membantu.