Bagaimana caranya kita mensistemkan kinerja perusahaan distributor ? Tentunya tidak mudah. Seperti yang diketahui perusahaan distributor bangkrut dan ditutup terjadi karena hal-hal yag berkaitan di bawah ini :

Shrinkage – adalah kondisi perusahaan distributor banyak kehilangan barang, kerusakan barang, atau kondisi lainnya yang mengakibatkan perusahaan mengalami kerugian akibat barang hilang/menyusut di gudang. Hal ini tentu saja tidak akan nampak jika tidak dilakukan stok opname, atau baru berlangsung dalam jangka waktu yang tidak lama. Dampak buruk akan terjadi dan muncul bagaikan bom waktu ketika perusahaan distributor mulai kesulitan di cash flow khususnya ketika melakukan pembayaran kepada supplier/principal. Sebab-sebab shrinkage bisa terjadi karena kriminalitas yang dilakukan karyawan, pencatatan yang tidak sistematis, dan mengandalkan pencatatan manual yang tidak terintegrasi dengan aktivitas penjualan, serta perusahaan enggan mengeluarkan budget pembelian sofware ( untuk lengkapnya bisa klik di sini) atau karena kondisi gudang yang banyak hama, seperti tikus (khusus untuk distributor makanan) bisa menyebabkan barang rusak dimakan tikus, atau kondisi gudang yang tidak layak seperti ada bagian yang bocor tetapi tidak segera diperbaiki sehingga barang ketimpa air dan mengakibatkan kerugian.

Piutang penjualan – distributor bangkrut juga karena pengelolaan piutang penjualan yang tidak sistematis. Banyak piutang penjualan hilang, tidak dibukukan dengan baik, dimanipulasi oleh karyawan bahkan digelapkan oleh customer. Semua ini terjadi karena perusahaan tidak menyediakan staff yang fokus mengelola piutang penjualan, selain itu juga disebabkan oleh pencatatan yang masih manual. Kriminalitas internal banyak terjadi yang disebabkan oleh sistem yang dibangun distributor tidak pas, atau dengan kata lain distributor tidak memiliki sistem dalam pengelolaan piutang penjualan.

Beban biaya yang tidak terkontrol – beban biaya yang tidak terkontrol akan menyebabkan perusahaan tidak laba, tetapi merugi. Seperti karyawan yang telampau banyak, dan tidak memiliki fungsi jabatan yang jelas sehingga perusahaan terbebani masalah biaya-biaya. Selain itu biaya-biaya ini tidak ada yang mengontrol dengan baik, selain masalah pencatatan yang manual, sehingga laporan keuangan muncul terlambat. Padahal manajemen membutuhkan analisa keuangan yang cukup baik sehingga bisa melakukan planning keuangan dengan baik.

Pengelolaan perusahaan distributor yang buruk – hal ini juga memicu bangkrutnya perusahaan karena perusahaan tidak terkelola dengan baik lantaran pemilik usaha memiliki banyak usaha, atau tidak memiliki banyak usaha tetapi semua operational perusahaan ditributor ditangani sendiri, sehingga tidak fokus dan melelahkan. Perusahaan ditutup karena pemilik tidak sanggup lagi mengelola distributor yang sangat rumit.

Nah, bagaimana kita bisa melakukan pembangunan manajemen autopilot perusahaan distributor agar tidak bangkrut dan terus berjaya? Apa saja yang mesti dilakukan? Langkah-langkah dibawah ini bisa dilakukan dengan baik :

1. Susun struktur organisasi dengan baik, khususnya buat perusahaan distributor yang belum memiliki struktur organisasi sehingga akan diketahui format yang pas bagi perusahaan. Seperti yang diketahui salah satu kerugian yang menyebabkan perubahaan bangkrut adalah beban biaya gaji karyawan yang tidak proporsional.
2. Sunsun Flow chart perusahaan sedemikian rupa dengan kaidah mapping proses bisnis yang normatif dan terarah, lalu tuangkan SOP perusahan dan praktekan dengan baik SOP do dalam perusahaan, dengan demikian perusahaan distributor memiliki keteraturan pola kerja yang baik dan lancar serta efisien.
3. Susun dan rencanakan reward & punishment karyawan dengan mengadakan penilaian kinerja karyawan dengan baik dalam bentuk KPI. Nah, dari sini perusahaan bisa melihat kinerja karyawan yang baik dan tidak baik serta bisa mengelola karyawan dengan baik pula.
4. Apabila di perusahaan belum memiliki tools informasi teknologi , seperti software akunting, sebaiknya melengkapinya sehingga laporan keuangan bisa tersaji dengan cepat, dan kemudian lain-lain bisa dipelajari seperti biaya, stok di gudang yang terintegrasi, pengelolaan piutang bisa dikelola dengan baik dan benar serta sistematikan dengan tepat mana yang menagih dan mana yang melunaskan, serta mana yang memegang dokumen tagihan.
5. Langkah berikutnya, mulailah mempercayakan usaha kepada seorang representatif perusahaan. Siapa representatif perusahaan? Bisa seorang Sales manajer/operasional manajer, atau seorang head of finance & accounting untuk masalah keuangan. Sedangkan masalah operasional bisa kepada sales manajer atau operasional manajer. Dengan demikian, karena sudah ada tools, maka seorang pemilik bisnis tidak perlu kuatir dibohongin. Semua sistem sudah dirangkai dengan benar, jika ada kebocoran atau penyimpangan, penyimpangan bisa diukur melalui tools yang sudah dimiliki. Untuk memperdalam bagian ini bisa baca di sini.

Pembangunan manajemen autopilot secara garis besar seperti diatas, namun apabila bapak ibu kesulitan melakukan sendiri, dan membutuhkan bimbingan oleh konsultan. Groedu International consultant memiliki paket pembangunan manajemen perusahaan distributor yang terintegrasi yang mana pemilik dapat memiliki waktu berkualitas bersama keluarga, serta mengembangkan bisnis lainnya. Prinsip manajemen autopilot akan diterapkan dalam paket pembangunan manajemen autopilot perusahaan Distributor. Apabila bapak ibu menginginkan surat penawaran atau informasi lebih lanjut dapat menghubungi 081852172 atau email ke groedu@gmail.com. Semoga artikel ini bermanfaat. ( Frans M. Royan,SE,MM)