Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan dokumen yang berhubungan dengan prosedur-prosedur yang dilakukan secara kronologis agar dapat menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk mendapatkan hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya. SOP biasanya terdiri dari beberapa manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan prosedur, serta dilengkapi oleh bagan flowchart pada bagian akhir.

Setiap perusahaan bagaimanapun bentuk dan apapun jenisnya, pasti membutuhkan adanya sebuah panduan dalam menjalankan tugas dan fungsi dari setiap elemen perusahaan. Standar Prosedur Operasional (SPO) merupakan sistem yang telah disusun untuk dapat semakin memudahkan, merapikan dan menertibkan pekerjaan. Sistem seperti ini berisi urutan proses dalam melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir.

Berikut ini adalah beberapa pengertian SOP dari beberapa sumber referensi buku:

1. Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan panduan yang sering digunakan untuk memastikan adanya kegiatan operasional organisasi atau perusahaan agar bisa berjalan dengan lancar (Sailendra, 2015:11).
2. Menurut Moekijat (2008), Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah urutan dari langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut akan dilakukan, berhubungan dengan apa saja yang dilakukan, bagaimana dalam melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa saja yang akan melakukannya.
3. Menurut Tjipto Atmoko (2011), Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu pedoman atau acuan dasar untuk melaksanakan tugas yang sesuai dengan pekerjaan dan fungsi serta alat penilaian kinerja dari instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator secara teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
4. SOP atau standar operasional prosedur merupakan dokumen yang berisi tentang serangkaian instruksi tertulis yang telah dibakukan tentang berbagai proses penyelenggaraan secara administrasi perkantoran yang berisi tentang cara bagaimana dalam melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan siapa saja aktor yang berperan dalam kegiatan tersebut (Insani, 2010:1).

Tujuan dan Fungsi dari SOP Secara Spesifik

Tujuan utama dari pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan tentang perincian atau standar yang tetap tentang berabgai aktivitas dari pekerjaan yang berulang-ulang yang dilakukan dalam suatu organisasi. SOP yang baik adalah SOP yang mampu untuk menjadikan arus kerja yang menjadi lebih baik, menjadi panduan bagi para karyawan baru, penghematan segala jenis biaya, semakin memudahkan pengawasan, serta menyebabkan adanya koordinasi yang lebih baik diantara setiap bagian-bagian yang berlainan dalam perusahaan.

Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) secara umum adalah sebagai berikut:

1. Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan kemana petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.
2. Sebagai dasar acuan dalam pelaksanaan segala kegiatan tertentu untuk sesama pekerja, dan supervisor.
3. Untuk menghindari terjadinya kegagalan atau kesalahan, mengurangi konflik, keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.
4. Sebagai parameter untuk menilai mutu pelayanan.
5. Agar dapat lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif.
6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari setiap petugas yang terkait.
7. Sebagai dokumen utama yang akan menjelaskan dan menilai tentang pelaksanaan proses kerja apabila terjadi suatu kesalahan atau dugaan dari mal praktek dan kesalahan secara administratif lainnya, sehingga sifatnya lebih untuk melindungi.
8. Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan karyawan baru.
9. Sebagai dokumen sejarah apabila suatu saat telah di buat revisi SOP yang baru.

Semoga artikel diatas bermanfaat bagi pembaca. Apabila pembaca membutuhkan bimbingan dan pendampingan dalam pembuatan SOP untuk perusahaan Ritel, Distributor, Manufacturing atau bisnis lainnya silahkan email ke groedu@gmail.com atau kontak ke 081-8521172 atau ke 081-252-982900. Kami siap membantu. (Frans M. Royan)