Anggaran usaha kecil biasanya memang ketat, yang berarti perusahaan kecil tidak selalu memiliki banyak dana untuk diinvestasikan dalam teknologi informasi (TI).
Tetapi adanya peningkatan teknologi dapat cepat dengan meningkatkan kinerja TI dan meningkatkan produktivitas, yang pada akhirnya menjadi sesuatu yang istimewa di masa depan. Dalam artikel kali ini, kami akan mengeksplorasi bagaimana berfokus pada aset TI Anda dan melakukan peningkatan yang diperlukan dan proaktif dapat menghasilkan efisiensi bisnis, keamanan yang kuat, karyawan yang lebih bahagia, dan peningkatan lainnya pada bisnis Anda.

Pentingnya Memperbarui Teknologi
Bisnis hanya seefisien infrastruktur mereka. Dalam hal teknologi, berpegang pada perangkat lunak dan perangkat keras bisnis yang lama (ketinggalan zaman) atau tidak efisien dapat memiliki konsekuensi besar.
• Keamanan berkurang. Perangkat keras dan perangkat lunak yang kedaluwarsa dapat membahayakan keamanan siber bisnis Anda. Anda dapat mengekspos perusahaan Anda terhadap serangan ransomware atau kerusakan malware yang memerlukan pembangunan kembali yang mahal.
• Karyawan yang frustrasi. Komputer dan teknologi usang cenderung berjalan lambat dan terganggu oleh gangguan. Karyawan mungkin menjadi frustrasi saat mereka menunggu file dibuka atau rendering selesai.
• Ketidakmampuan untuk menggunakan teknologi penting. Perangkat lunak modern seringkali membutuhkan perangkat keras yang mutakhir. Ketika perangkat keras Anda tidak dapat mendukung perangkat lunak yang Anda butuhkan untuk menjalankan bisnis Anda, Anda tidak akan dapat melayani pelanggan Anda dan mengikuti praktik terbaik bisnis. Misalnya, Anda dapat kehilangan fitur seperti pencadangan cloud, konferensi video, dan kode QR.
• Kehilangan pelanggan. Saat Anda berurusan dengan teknologi kuno, pesaing Anda yang telah meningkatkan teknologi mereka dapat memperoleh keunggulan dalam reputasi dan mencuri pelanggan Anda. Ini terutama benar jika Anda berada di industri yang didukung teknologi seperti hosting web, di mana server berkecepatan tinggi dan waktu henti yang minimal memastikan pengalaman pengguna yang lebih baik.

4 Praktik Terbaik Untuk Meningkatkan Teknologi
Untungnya, memperbarui teknologi seringkali sangat mudah. Peningkatan teknologi bahkan dapat menghemat uang Anda dalam jangka panjang dibandingkan dengan biaya inefisiensi dan waktu henti.
Berikut adalah empat praktik terbaik peningkatan teknologi untuk memastikan infrastruktur bisnis Anda tetap berfungsi dan mutakhir.

Baca juga: Algoritma Reels Instagram Tahun 2022

1. Perbarui perangkat keras.
Komputer, periferal, dan printer menjadi usang seiring waktu. Dukungan teknis ditarik, dan perangkat ini pindah ke apa yang dikenal sebagai kelas warisan. Anda mungkin mengalami kesulitan menemukan driver yang mendukung sistem operasi dan aplikasi baru, yang menyebabkan masalah kompatibilitas dan keandalan. Perangkat lunak terbaru tidak akan berfungsi pada perangkat keras lama, dan peralatan baru tidak akan selalu kompatibel dengan program atau aplikasi lama.
Salah satu solusinya adalah mempertahankan perangkat lunak lama yang sudah diinstal pada perangkat keras lama, tetapi ini dapat menyebabkan kerugian kompetitif dan inefisiensi sehari-hari. Misalnya, komputer lama sering kali berisi jumlah RAM yang tidak memadai, sumber memori utama komputer. RAM yang tidak mencukupi dapat menyebabkan frustrasi yang sangat besar bagi pengguna. Peramban web modern menghabiskan banyak memori, dan pesan kesalahan akan mulai muncul jika RAM tidak mencukupi dan peramban terpaksa ditutup.
Memperpanjang masa pakai peralatan lama mungkin tampak hemat biaya, tetapi teknologi yang lebih tua membutuhkan lebih banyak perawatan daripada peralatan baru dalam bentuk peningkatan dan perbaikan. Menunggu hingga PC atau server mogok sebelum menggantinya berisiko, karena dapat menyebabkan hilangnya data, produktivitas, dan, berpotensi, pendapatan.
Pertimbangkan siklus peningkatan tiga tahun untuk komputer, atau lebih sering jika Anda mampu membelinya. Perangkat keras baru cenderung datang dengan perangkat lunak terbaru yang telah diinstal sebelumnya, menggabungkan peningkatan menjadi satu biaya.

2. Jalankan sistem operasi terbaru.
Sistem operasi yang lebih lama, seperti Microsoft Windows 7 dan Apple Mac OS X, memiliki potensi kelemahan keamanan yang membuat mereka rentan terhadap peretas, malware, dan serangan siber. Perangkat lunak antivirus tidak melindungi bisnis Anda jika sistem operasi Anda memiliki celah keamanan, terutama dengan serangan siber baru yang diluncurkan setiap hari.
OS terbaru Microsoft adalah Windows 11, yang semakin mengaburkan batas antara penggunaan desktop dan seluler. Windows 11 harus kompatibel dengan perangkat keras PC apa pun yang dibeli dalam tiga atau empat tahun terakhir. OS ini membutuhkan prosesor 1GHz, RAM 4GB, dan ruang hard disk kosong 64GB. PC yang saat ini menjalankan Windows 8 dan 10 seharusnya sudah memenuhi spesifikasi tersebut, sementara banyak mesin Windows 7 juga kompatibel.
Meskipun Mac tidak memiliki masalah keamanan sebanyak PC Windows, sistem operasi yang lebih lama mungkin tidak mendapatkan pembaruan keamanan dan patch yang diterima versi macOS saat ini. Sebaiknya perbarui ke versi macOS terbaru yang dapat didukung Mac Anda.
Meningkatkan ke sistem operasi terbaru, baik untuk PC atau Mac, memungkinkan karyawan memanfaatkan berbagai aplikasi dan program baru yang meningkatkan produktivitas, kreativitas, dan hasil. Dalam kasus Windows 11, ini termasuk Microsoft Teams terintegrasi, kompatibilitas dengan aplikasi Android, dan dukungan yang lebih baik untuk desktop virtual.

3. Digitalisasi dan sentralisasi dokumen.
Dokumen kertas seringkali tidak efisien, sehingga membatasi aksesibilitas dan mengurangi efisiensi. Bantu bisnis Anda dengan memindai dan mengunggah akuntansi kertas, penjualan, dan file proyek ke sistem manajemen dokumen. Pastikan bahwa dokumen tersedia di intranet lokal atau melalui cloud. Mereka akan langsung dapat dicari, mudah dilampirkan ke pesan keluar, dan tanpa risiko dihancurkan oleh kebakaran atau banjir.
Penyimpanan online berbasis komputasi awan tidak mahal, dan dokumen dapat diakses 24/7 dari komputer atau perangkat apa pun. Kelebihan lainnya adalah Anda tidak perlu menyimpan cadangan sendiri. Penyedia layanan cloud mencadangkan data klien secara otomatis, dan menyelamatkan data yang terhapus secara tidak sengaja.
Keamanan juga terjamin. Dengan pengaturan folder yang tepat, Anda dapat mengatur izin pengguna dan grup yang sederhana untuk mencegah pengguna mengakses dokumen yang seharusnya tidak mereka lihat.

4. Menyediakan jaringan berkecepatan tinggi yang andal.
Koneksi jaringan berkecepatan tinggi memungkinkan organisasi untuk menjalankan aplikasi modern yang mungkin membebani jaringan yang lebih lama atau lebih lambat. Karyawan akan menghargai koneksi jaringan yang dioptimalkan yang memungkinkan mereka menyelesaikan pekerjaan lebih cepat menggunakan suite produktivitas kantor dan perangkat lunak CRM.
Menyusun rencana penyegaran teknologi adalah salah satu cara untuk mendukung misi, tujuan, dan strategi organisasi Anda sambil menjaga karyawan tetap bekerja secara produktif.
Manfaat penting lainnya dari jaringan yang andal adalah kolaborasi. Alat kolaborasi online memungkinkan karyawan Anda menggunakan aplikasi suara atau video untuk bertemu satu lawan satu atau dalam tim, membantu menjaga karyawan jarak jauh tetap terlibat dan terlibat dengan seluruh kantor.
Kemampuan untuk mengarsipkan diskusi sebelumnya dan menelusurinya menghilangkan kebutuhan untuk membuat banyak catatan selama rapat atau membagikan notulen melalui email. Ini juga memastikan dokumen elektronik besar dapat dibagikan secara digital alih-alih menghambat jaringan karena diunggah dan diunduh dengan susah payah.
Semoga bermanfaat.
Dan jika Anda ingin mengetahui lebih detil tentang artikel ini, atau Anda tengah mencari software accounting otomatis untuk mempermudah operasi keuangan bisnis Anda, kami siap membantu. Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor WhatsApp 0812-5298-2900.