Cito Mall, Jl. A. Yani 288, Lantai UG Blok US 23, No. 3 & 5, Surabaya
081-252982900
groedu@gmail.com

LANGKAH JITU DALAM PEMBUATAN SOP YANG BAIK

The Best consultant business in Surabaya

LANGKAH JITU DALAM PEMBUATAN SOP YANG BAIK

Proses pengembangan SOP adalah cara terbaik bagi manajer dan timnya untuk berkolaborasi dalam mendokumentasikan proses untuk keuntungan semua orang. Mengembangkan dan mengikuti kerangka kerja untuk pengembangan SOP menciptakan rasa kerja tim yang positif dan akan mengarah pada peningkatan efisiensi tenaga kerja Anda.
SOP tidak dibuat dalam semalam, mereka membutuhkan perhatian terhadap detail dan penyelidikan proses bisnis utama Anda. Meskipun konsep pembuatan SOP mungkin tampak sederhana, tidak mengikuti proses yang ditentukan dan membuat SOP yang ditulis dengan buruk dapat berdampak signifikan pada organisasi Anda. Dalam artikel ini, kami menguraikan proses langkah demi langkah yang kami rekomendasikan untuk mengembangkan dan mengelola SOP dalam organisasi Anda.

LANGKAH 1 – Kembangkan Daftar Proses Yang Menurut Anda Memerlukan Pembuatan SOP
Cara terbaik untuk menyelesaikan tugas ini adalah meminta setiap manajer berbicara dengan timnya untuk membuat daftar SOP potensial. Kemudian, atur waktu pertemuan tim manajemen Anda untuk meninjau daftar dengan mengingat bahwa tidak semua proses perlu diformalkan hanya jika ada persyaratan bisnis yang jelas atau kebutuhan untuk standarisasi. Setelah proses untuk bergerak maju telah diidentifikasi, grup manajemen harus melanjutkan penilaian mereka untuk mengidentifikasi redundansi atau jika ada SOP yang perlu ditautkan ketika departemen melakukan proses yang sama atau serupa. Namun, daftar master ini bukanlah daftar terakhir Anda.
Saat Anda menulis SOP, Anda akan menemukan bahwa Anda mungkin dapat menggabungkan beberapa proses sementara yang lain mungkin perlu dipecah menjadi SOP yang berbeda. Fungsi utama daftar ini adalah memberi Anda titik awal yang diperlukan.

LANGKAH 2 – Rencanakan Proses Untuk Mengembangkan Dan Mengelola SOP
Tentukan format untuk Prosedur Operasi Standar Anda. Setelah Anda menyiapkan daftar, Anda perlu mulai merencanakan proses Anda. Pertama, Anda harus menentukan format SOP. Formatnya adalah bagaimana Anda akan menggambarkan proses Anda. Apakah Anda akan melakukan narasi langkah demi langkah atau akankah Anda menggunakan diagram? Atau apakah Anda akan menggunakan kombinasi keduanya? Setelah format ditentukan, Anda dapat mulai membuat Template SOP Anda. Dalam beberapa kasus, dapat bermanfaat untuk meneliti format SOP secara online, mengidentifikasi contoh SOP untuk dikerjakan dan yang berfungsi untuk organisasi Anda.
Kembangkan Template SOP yang kuat. Saat membuat template untuk SOP Anda, penting untuk diingat bahwa tujuan akhirnya adalah membuat semua SOP Anda terlihat dan dibaca dengan cara yang sama, untuk konsistensi. Namun, penting untuk menjelaskan dengan jelas berbagai jenis proses di setiap area bisnis Anda. Ini bisa menjadi salah satu aspek yang lebih menantang dalam menulis SOP. Direkomendasikan untuk memiliki setidaknya dua template untuk ditinjau dan dikomentari. Secara kolektif, mereka yang menulis SOP dan yang memberlakukan SOP harus menyetujui format dan Template SOP.

LANGKAH 3 – Kumpulkan Informasi Untuk Konten SOP Anda
Sebelum Anda mulai mengumpulkan informasi, penting untuk menjelaskan bagaimana Anda akan melakukannya. Salah satu cara paling umum dan efektif untuk mengumpulkan informasi ini adalah menjadwalkan wawancara dengan ahli materi pelajaran (UKM). Namun, pastikan untuk memeriksa sebelum Anda memulai wawancara dengan UKM Anda untuk mengetahui apakah mereka sudah memiliki dokumentasi tentang suatu proses.
Anda juga bisa memeriksa dokumentasi yang mungkin sudah tersedia. Seringkali departemen yang terorganisir dengan baik akan memiliki beberapa proses yang terdokumentasi. Jika Anda dapat mengambil informasi ini dan memasukkannya ke dalam template SOP Anda sebelum rapat, hal itu memberikan bonus tambahan untuk latihan dan dapat mempercepat pengumpulan informasi. Seperti yang dapat Anda bayangkan, orang cenderung membeku ketika ditanya bagaimana mereka melakukan pekerjaan mereka, jadi meletakkan informasi ini sebelumnya akan memberi kesempatan kepada orang yang diwawancarai untuk masuk ke kerangka berpikir yang benar.

LANGKAH 4 – Tulis, Ulas Dan Publikasikan SOP Anda
Mulailah menulis draf pertama SOP. Setelah Anda menyelesaikan langkah-langkah dalam proses pembuatan SOP dan telah mengembangkan Template SOP Anda, Anda siap untuk benar-benar menulis SOP, menambahkan semua informasi ke dalam template selama dan setelah rapat. Dengan melakukan ini, Anda akan segera melihat celah dalam informasi dan dapat menindaklanjuti dengan UKM secepat mungkin. Setelah draf SOP diselesaikan dan Anda serta orang yang diwawancarai merasa nyaman bahwa prosedurnya lengkap dan menyeluruh; sudah waktunya SOP ditinjau.
Tinjau draft SOP untuk kelengkapan dan keakuratannya. Proses peninjauan bisa menjadi tidak praktis jika banyak orang diminta untuk meninjau dan menyetujui Prosedur Operasi Standar sebelum dipublikasikan. Jika memungkinkan, coba dan kembangkan proses tinjauan yang dapat dikelola dan dicapai untuk memfasilitasi penyelesaian fase ini.
Publikasikan SOP di seluruh organisasi Anda. Sekarang peninjauan selesai, Anda harus mengoordinasikan penerbitan SOP. Selama proses tersebut, organisasi Anda telah mendiskusikan di mana dan bagaimana SOP akan didistribusikan kepada karyawan setelah SOP disetujui. Biasanya ini adalah tanggung jawab grup jaminan kualitas dan berhubungan erat dengan manajer departemen untuk SOP. Bagian dari proses ini dapat sangat difasilitasi dengan penggunaan sistem Manajemen SOP otomatis yang mengelola kontrol dokumen. Sama seperti aplikasi Montrium’s SOP Connect, dengan perangkat lunak kontrol dokumen SOP dapat didistribusikan secara elektronik dan tanda terima dari siapa dan kapan SOP dibaca dapat diambil secara otomatis.

LANGKAH 5 – Menjaga SOP Anda Dari Waktu Ke Waktu
Setelah Anda menulis SOP dan memublikasikannya kepada individu yang relevan, sekarang saatnya menyiapkan beberapa aturan untuk meninjau SOP secara berkala untuk relevansi dan keakuratannya seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda. Cara terbaik untuk memastikan bahwa proses ini terstandarisasi dan diselesaikan dengan benar adalah dengan mendokumentasikannya.

Selalu perbarui SOP Anda. Cara terbaik untuk membuat SOP berguna adalah dengan memperbaruinya. Pemeliharaan adalah yang paling penting. Ingatlah bahwa organisasi Anda baru saja menghabiskan banyak waktu, energi, dan uang untuk dokumen-dokumen ini. Tanpa tinjauan berkala atas SOP dan pembaruan rutin, SOP dapat dengan cepat menjadi usang yang akan membuang-buang waktu, energi, dan investasi uang yang telah Anda dan tim Anda lakukan. Untuk mencegah hal ini terjadi, kami merekomendasikan agar sebagian besar SOP ditinjau setidaknya setiap dua tahun. Beberapa SOP mungkin perlu ditinjau lebih sering, terutama jika proses yang dijelaskannya diperbarui atau berubah.
Memfasilitasi proses review berkala. Jika organisasi Anda besar atau terlibat dalam berbagai aktivitas berbasis proses, daftar SOP efektif Anda dapat bertambah secara signifikan dari waktu ke waktu. Jika Anda mengelola SOP dalam angka dua atau bahkan tiga (yang tidak luar biasa), Anda mungkin merasa sulit untuk melacak dan mengelola tanggal peninjauan berkala dari setiap SOP. Sebagian besar solusi manajemen SOP akan menyediakan fungsionalitas yang secara otomatis melacak dan memberi tahu Anda tentang tanggal peninjauan berkala dari setiap SOP yang Anda kontrol. Meskipun Anda hanya mengelola sedikit prosedur, memiliki fungsi “setel dan lupakan” ini dapat menghapus banyak pekerjaan manual dari waktu ke waktu.

Demikian bagaimana Anda bisa memulai membuat SOP perusahaan dengan baik. Dan jika Anda membutuhkan informasi lebih lanjut perihal pembuatan SOP atau membutuhkan konsultan untuk membenahi SOP perusahaan Anda. Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui wa https://wa.me/6281252982900. Kami siap membantu Anda.