Untuk memiliki manajemen autopilot memang tidak mudah, dan untuk mencapai ke sana membutuhkan ketulusan dan keiklasan usaha dan bisnis kita dikelola orang lain. Siapa orang lain itu? Tak lain Manajer profesional yang kita rekrut agar perusahaan dapat dikelolanya. Lalu, celakanya tidak semua pemilik usaha mau memberikan begitu saja usahanya dikelola oleh orang lain. Inginnya semua kegiatan tetap menjadi tanggung jawabnya. Kalau masih memiliki prinsip seperti ini sebaiknya tidak bercita-cita perusahaan dalam kondisi sudah Autopilot. Untuk menjadikan perusahaan menjadi Autopilot, diperlukan kepercayaan, keiklasan dan keberanian melepas perusahaan untuk dikelola orang lain. Masalah inilah yang seringkali membuat Manajemen Autopilot yang kita inginkan ini menjadi tertunda.

Selain mind set ingin usaha sendiri harus dikelola “sendiri” ini menjadi penghalang. Penghalang lainnya adalah masalah budget yang tidak sedikit yang harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk mendapatkan bantuan pihak lain agar perusahaan menjadi perusahaan yang Autopilot. Perusahaan yang menuju manajemen autopilot tentu membutuhkan perbaikan sistem manajemen antara lain yang normatif adalah perbaikan struktur organisasi, sehingga ditemukan “siapa” yang akan mengelola perusahaan agar perusahaan menjadi autopilot. Kedua perbaikan sasaran dari pada manajemen yang berkaitan dengan pelanggan, sejauh mana perusahaan akan memperbaiki manajemen perusahaan untuk layanan pelanggannya. Lalu prosedur-prosedur yang tadinya lisan dibuat secara tertulis yang membutuhkan waktu, dan biaya pembuatannya. Begitu pula intruksi-intruksi pekerjaan yang harus dibuat juga secara tertulis. Manfaat Dokumen SOP dan Intruksi kerja adalah agar setiap ada rotasi, atau karyawan keluar, perusahaan tetap bisa berjalan seperti semula. Berbeda dengan perusahaan yang tanpa dokumen tertulis, intruksi dan alur kerja disampaikan mulai dari nol. Apabila ada yang memandu maka akan dipandu, tetapi kalau tidak ada yang memandu maka karyawan baru harus bekerja dari nol. Begitu pula untuk tanggung jawab setiap aktivitas yang membutuhkan formulir ada yang menandatanganinya.

Setelah dokumen sistem telah digunakan, perlu menilai setiap karyawan menggunakan KPI (Key performance Indicator) yang sangat terukur.  Sehingga karyawan dapat dinilai kinerjanya dengan KPI. Perusahaan akan memberikan reward & Punishment yang wajar, bukan perkara like & dislike.

Secara sistem, alur kerja, intruksi kerja, form-form dapat dibuat secara tertulis dan KPI sudah dibuat. Namun perlu lagi bantuan teknologi yang akan membuat perusahaan menjadi autopilot, sama seperti pesawat dimana dikokpit ada suatu sistem teknologi yang membantu pesawat terbang sesuai ketinggian, tujuan dan jarak secara otomatis, sedangkan pilot selalu memantau perjalanan pesawat melalui dasboard kokpit. Teknologinya bisa software accounting, manufacturing, pay roll dan lain-lain.

Setelah secara teknologi sudah memenuhi, diperlukan lagi audit external yang selalu setiap periode secara berkala melakukan audit proses maupun keuangan perusahaan. Kalau langkah-langkah diatas sudah terbentuk dan dapat berjalan dengan lancar. Apa yang perlu dikuatirkan? Serta sampai kapan kita menunda agar perusahaan kita menjadi perusahaan yang autopilot. Uraian diatas adalah sebagian dari langkah-langkah menuju manajemen autopilot. Tetapi kalau masih ragu-ragu, maka keinginan kita hanya menjadi impian belaka. Semoga artikel ini bermanfaat. Medan, Airport Kuala Namu, 17.30 WIB. Oleh Frans M. Royan.