Pengawasan pekerjaan bagian marketing secara kasat mata sulit dilakukan. Amat berbeda dengan karyawan yang selalu berada di ruangan. Bagian marketing selalu banyak aktivitas di luar kantor, oleh sebab itu agar para marketer dapat diukur kinerjanya, selain menggunakan statement profit & loss, perlu diminta pula laporan yang efektif untuk bisa digunakan dan pertimbangan untuk investasi lanjutan. Perkembangan bagian marketing sangat berkaitan dengan investasi mesin, kendaraan dan pengeluaran produk baru. Jika bagian marketing tidak diawasi dengan baik maka tuaian yang akan kita dapat adalah kerugian bagian perusahaan.

Untuk mendapatkan gambaran yang baik mengenai kegiatan marketing tentunya perlu dibuatkan format atau lembar kerja yang bisa dianalisa setiap kemajuan yang dilakukan oleh bagian marketing. Format-format yang biasa dipakai oleh bagian marketing adalah :

1. Laporan kunjungan.
2. CRC ( Customer record card)
3. SO ( Sales Order)
4. DPP ( Daftar penagihan Piutang)
5. Format return barang
6. Laporan Piutang Penjualan Yang teralisasi.
7. Laporan grafik Current vs over due

Serta laporan lainnya yang dapat dibuat sedemikian rupa agar aktivitas bagian sales dan marketing bisa dipantau dengan baik. Oleh sebab itu jangan sepelehkan format-format untuk bagian sales dan marketing ini untuk digunakan sebagai analisa kemajuan aktivitas mereka. Jika dijelaskan dan dijabarkan untuk apa laporan kunjungan? Laporan kunjungan dipakai untuk merekam, perjalanan mereka ke customer apakah mereka sudah lakukan dengan baik. Umumnya di dalam laporan kunjungan disertai tanda tangan customer dan stempel usaha customer. Ada yang lebih canggih lagi laporan kunjungan ini terekam dalam sebuah gadget, sehinga jam kunjungan sales people bisa direkam dengan baik dan bisa dicetak.

CRC atau customer record card adalah kartu pelanggan untuk merekam sejarah pembelian pelanggan terhadap produk yang disediakan oleh perusahaan. Apabila tanpa CRC dikuatirkan sales people tidak akan mengetahui dan lupa produk-produk mana yang sudah ditawarkan dan belum ditawarkan, atau produk mana yang pernah dibeli oleh customer dan produk mana yang belum pernah dibeli. CRC sangat power full untuk kegiatan penjualan yang produknya memiliki banyak SKU (stock keeping unit)

Sales order adalah buku pesanan yang dilakukan pelanggan yang akan berguna dalam melakukan teknik selling dan closing, sehingga buku ini bisa di tandatangani oleh customer sebagai persetujuan dalam pembelian. Buku ini nantinya dipakai untuk acuan validasi pimpinan dan cek kredit limit serta bisa dipakai sebagai dasar input data oleh bagian admin penjualan dan diproses dalam pengiriman.

DPP atau daftar penagihan piutang dalah format untuk mencatat setiap invoice yang akan ditagihkan oleh sales people yang dikeluarkan AR keeper Tujuannya adalah untuk mengetahui sejauh mana aktivitas collection yang dilakukan oleh sales people itu bisa maksimal. Serta sangat penting untuk dipakai sebagai cara merekam realisasi yang dilakukan oleh pelanggan dalam pembayaran.

Laporan grafik current Vs over due adalah laporan yang sangat berguna untuk melihat umur piutang pelanggan yang khusus over due. Dengan demikian kegiatan sales people maupun collector dalam hal menagih piutang bisa berjalan dengan maksimal. Grafik ini memiliki standar over due sehingga manajemen bisa melihat kondisi uang yang ada diluar itu sejauh mana.

Begitulah beberapa format yang dibutuhkan dalam kegiatan sales dan marketing. Semoga artikel ini berguna. Apabila pembaca membutuhkan informasi lebih lanjut dan pendampingan mengenai pembuatan SOP sales dan marketing berserta formatnya dapat menghubungi email groedu@gmail.com atau telphon via 0818521172. ( Frans M. Royan, SE,MM)