Cito Mall, Jl. A. Yani 288, Lantai UG Blok US 23, No. 3 & 5, Surabaya
081-252982900
groedu@gmail.com

CARA EFEKTIF BAGAIMANA MENYUSUN SOP PERUSAHAAN ( DISTRIBUTOR/KANTOR CABANG/MANUFACTUR/LAINNYA)

The Best consultant business in Surabaya

CARA EFEKTIF BAGAIMANA MENYUSUN SOP PERUSAHAAN ( DISTRIBUTOR/KANTOR CABANG/MANUFACTUR/LAINNYA)

Istilah SOP ( Standard Operating Procedure  ) bukanlah hal yang asing lagi di masyarakat terutama bagi para pelaku usaha. Pada dasarnya para pelaku bisnis dalam menjalankan bisnisnya sudah mempunyai prosedur  yang dijadikan sebagai acuan untuk mengelola operasional  bisnisnya sesuai dengan bisnis proses mulai dari input – proses sampai output, terlepas apakan prosedur tersebut sudah dibakukan dalam  bentuk dokumentasi ataupun belum, namun pada prinsipnya setiap bisnis yang dibangun tentu ada prosedur yang dijadikan pegangan dalam menjalankan operasional bisnis tersebut. Jika kita hanya melihat SOP / prosedur kerja dalam lingkup yang sempit maka SOP (Standard Operating Procedure) tidak harus secara tertulis namun bisa secara lisan berdasarkan kebijakan dan perintah dari atasan, namun perlu diingat dalam membangun sebuah bisnis diharapkan bisnis itu kedepannya bisa menjadi besar dan memiliki manajemen autopilot,  sebagai gambaran apabila  SOP hanya dibuat secara lisan  dan tidak dibuat secara jelas, detail, terintegrasi, tertulis dan terdokumentasi dengan baik, maka SOP tidak bisa dijadikan sebagai acuan kerja yang baku sebagai pedoman serta pegangan yang bisa digunakan dalam segala aktifitas kegiatan operasional. SOP  yang baku akan mempermudah pelaksanaan pekerjaan serta mempermudah dalam mengontrol/mengendalikan kegiatan operasional. Banyak Istilah dalam menyebut SOP , ada yang mengartikan SOP sebagai Instruksi kerja, petunjuk pelaksanaan pekerjaan, petunjuk teknis, Prosedur kerja, prosedur standar operasi, pedoman dan lain-lain, sehingga dengan banyak pemahaman tersebut banyak sekali ditemukan SOP dibanyak perusahaan yang tidak efektif karena pembuatannya hanya bicara pada bagian/fungsi masing-masing dan tidak terintegrasi dengan bagian/fungsi yang lainnya. Dimana semestinya dalam pengelolaan operasional perusahaan / organisasi SOP yang benar haruslah SOP yang terintegrasi bagian/fungsi yang satu dengan bagian/fungsi lainnya sesuai dengan bisnis proses, jika tidak terintegrasi maka maka kemungkinan besarnya SOP tidak akan berjalan dengan baik.

Membuat sebuah SOP (Standard Operating Procedure) yang baik dan benar tidak bisa hanya sekedar copy paste atau menjiplak dari bisnis yang sama, karena dalam  penyusun SOP dipengaruhi oleh banyak faktor salah satunya adalah faktor kebijakan. Masing-masing perusahaan / organisasi mempunyai kebijakan yang berbeda dan tentunya jika kebijakan berbeda maka otomatis SOP ( Standard Operating Procedure) -nyapun berbeda. Berikut adalah langkah-langkah dalam pembuatan SOP, langkah-langkah tersebut adalah :

  1.  Review Bisnis proses.

Bisnis proses merupakan kejelasan alur proses dari sebuah kegiatan organisasi / perusahaan mulai dari hulu sampai ke hilir, oleh karenanya Sebelum membuat Standard Operating Procedure, ketahui alur bisnis proses dari input-proses sampai output sudah sesuai dengan aktifitas kegiatan yang dijalankan. Jika dari bisnis proses saja belum benar maka sedetail apapun SOP yang dibuat tentunya tidak akan berjalan efektif, maka  proses harus dibuat terlebih dahulu, dan jika bisnis proses sudah ada, maka lebih baik direview kembali guna memastikan apakah  bisnis proses sudah benar.

  1.  Struktur Organisasi

Dalam menyusun SOP, kejelasan Struktur organisasi sangatlah penting. Oleh karenanya sebelum menyusun SOP struktur organisasi wajib dibuat sesuai dengan bisnis proses agar ada kejelasan bagian/ fungsi , kewenangan, tugas dan tanggungjawab sehingga pelaksanaan pekerjaan tidak tumpang tindih serta segala bentuk aktifitas akan mudah di control dan dikendalikan. Struktur organisasi ini sangat menentukan suksesnya implementasi SOP,  karena SOP yang baik adalah SOP yang dibuat berdasarkan struktur organisasi yang sudah fix dan final. Dengan adanya struktur organisasi yang baik maka kejelasan terhadap fungsi wewenang dan tanggungjawab di masing-masing proses dan bagian  itu jelas.

  1. Penyusunan Job Description

Penyusunan Job description  dilakukan dengan menarik setiap jabatan yang ada dalam struktur organisasi. Job Description sangat penting dibuat untuk mengetahui secara detail, tiap jabatan memiliki tugas dan tanggung jawab apa saja. Serta Job description dapat digunakan untuk menganalisa alur pekerjaan antara job description satu dengan yang lainnya. Dengan demikian akan ditemukan flow yang berkesinambungan dengan masing-masing jabatan yang bertanggung jawab.

  1.  Penyusunan SOP

Setelah bisnis proses dan struktur organisasi dibuat beserta job descriptionnya , barulah SOP disusun pada masing-masing fungsi dan bagian. Penyusunan SOP harus ditulis dengan detail dan  ringkas, langkah demi langkah  namun  mudah untuk dibaca , dipahami dan dimengerti. Informasi yang disajikan harus jelas dan tidak terlalu rumit serta dokumen tidak boleh bertele-tele, berlebihan, atau terlalu panjang.  Buatlah seefektif mungkin agar SOP mudah dipahami dan di mengerti. Hal – hal yang perlu dipahami dalam menyusun SOP adalah Organisasi harus memiliki prosedur  untuk menentukan prosedur atau proses apa yang perlu didokumentasikan. Dalam menyusun SOP harus dikerjakan  oleh orang yang mengetahui proses bisnis keseluruhan organisasi dan mengetahui struktur internal organisasi. Dalam menyusun SOP pendekatan tim dapat dilakukan, terutama untuk proses multi-tugas di mana pengalaman dari sejumlah individu sangat penting. SOP harus ditulis dengan cukup rinci sehingga seseorang dengan pengalaman dan pengetahuan yang mendasar  tentang prosedur mampu menterjemahkan dan memahami dengan baik.

  1. Bentuk SOP

Terdapat beberapa bentuk SOP yang lazim digunakan antara lain yang berbentuk narasi, Diagram alir (flow chart), maupun video atapun foto-foto. Beberapa bentuk SOP ini tergantung penggunaannya. Untuk yang pekerjaan berkaitan dengan manajemen, bisa campuran bentuk flow chart dan narasi, atau hanya narasi saja. Sedangkan untuk yang teknik, bentuk flow chart akan lebih mudah ditangkap oleh orang-orang teknik. Untuk video dan foto lebih cocok untuk SOP yang digunakan secara sederhana dan mudah dipelajari oleh pekerja yang tidak memiliki pendidikan cukup tinggi. Bentuk-bentuk ini bisa dimodifikasi dan disesuaikan dengan situasi dan kondisi proses bisnis perusahaan.

Apabila dengan beberapa poin di atas masih belum cukup dalam memandu pembaca untuk membuat SOP sendiri, silahkan hubungi kami, di 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com. Kami siap membantu.

Selamat datang di Groedu klinik konsultasi
Send via WhatsApp