Sebuah bisnis yang bergerak dalam bidang apapun itu, sebenarnya juga ingin sekali memiliki kantor cabangnya sendiri di kota lain. Sebagai seorang pemilik usaha termasuk Anda pasti juga menginginkan agar usahanya dapat semakin berkembang dan terus tersebar di kota-kota lainnya.

Membuka kantor cabang baru, selain untuk sekedar ingin mendekatkan bisnis dengan para konsumen, juga sebagai salah satu bentuk upaya agar dapat mengembangkan usaha. Karena, perusahaan yang sudah memiliki kantor-kantor cabang pada beberapa kota, menunjukkan bahwa perusahaan tersebut sudah sangat berkembang pesat.

Namun, dengan cara memiliki beberapa kantor cabang juga berarti bahwa tanggungjawab yang akan ditanggung juga akan bertambah semakin besar. Ya meskipun pada tiap-tiap kantor cabang juga pasti sudah harus ada Manager yang bertanggungjawab penuh untuk mengelolanya masing-masing cabang, namun Anda sebagai seorang owner utama, masih tetap harus ikut untuk mengawasi pengelolaannya atau jika memang harus Anda akan turun tangan secara langsung. Karena ya masih belum terlalu ada bedanya antara kantor pusat dengan kantor cabangnya.

Dan apabila sewaktu-waktu terdapat permasalahan di kantor cabang, maka dampaknya akan tetap sampai juga kepada nama baik perusahaan Anda, bukan hanya sekedar di kantor cabang itu saja. Selain tanggungjawab yang semakin bertambah besar, pengeluaranpun akan ikut menjadi lebih besar juga. Terkadang mengharuskan Anda untuk pergi ke kantor cabang A, B dan kembali lagi ke kantor pusat. Itu semua masih membutuhkan adanya budget pengeluaran yang tidak sedikit untuk sarana transportasinya.

Nah, karena itulah Anda sebagai seorang owner harus segera mempersiapkan semua itu untuk mengelola kantor cabang.

Berikut ini merupakan beberapa tips yang mungkin bisa Anda jadikan sebagai salah satu referensi dalam membuka kantor cabang baru.

1. Memilih seorang pimpinan kantor cabang yang benar-benar bertanggungjawab.

Anda tidak mungkin akan selalu berada pada setiap kantor cabang. Untuk itulah harus ada seorang manager atau setidaknya pimpinan cabang sebagai salah satu perwakilan yang bertanggungjawab langsung terhadap Anda untuk mengelola setiap kantor cabang. Pastikan juga saat Anda memilih pimpinan cabang, harus yang benar-benar bertanggungjawab dan memiliki tingkat kredibilitas yang tinggi. Boleh saja Anda memilih orang-orang yang baru, namun pastikan bahwa mereka memiliki track record yang benar-benar bagus. Karena hal ini akan langsung berdampak besar terhadap perkembangan kantor cabang milik Anda.

2. Jangan hanya berfokus kepada tim penjualan saja.

kenyataannya pada beberapa kantor cabang yang baru, biasanya hanya lebih dimaksimalkan untuk bagian penjualan saja. Dengan alasan utamanya adalah agar kantor cabang mampu berkembang dengan cepat dan lebih mandiri. Dan tidak jarang pula seorang pimpinan cabang yang akan dipilih adalah berasal dari orang-orang yang dulunya staff dari internal tim penjualan kantor pusat.

Padahal, alangkah lebih baiknya Anda juga harus memperhatikan bagian-bagian lainnya. Seperti pada bagian gudang, CS (Customer Service), tim HRD, dan lain sebagainya. Karena semua itu tidak akan bisa berjalan sendiri-sendiri. Meskipun notabenenya itu adalah kantor cabang yang mendapatkan banyak sekali support dari kantor pusat, namun kantor cabang masih harus tetap memiliki kinerja secara penuh layaknya seperti kantor pusat.

3. Mengimplementasikan sistem yang juga sama seperti kantor pusat.

Intinya adalah kantor cabang harus mempunyai SOP (Standar Operational Procedure) yang sama dengan kantor pusat. Jadi, alangkah lebih baiknya bahwa sistem operasional dari kantor pusat yang harus dimatangkan terlebih dahulu. Sebelum akan membuka kantor cabang baru yang mengadopsi sistem yang sama dengan kantor pusat. Dengan cara memiliki sistem yang sama dengan kantor pusat, maka tentunya akan semakin memudahkan dalam hal pengelolaan dan monitoring terhadap kinerja dari kantor cabang.

Apabila Anda terlalu terburu-buru untuk menggunakan sistem yang masih baru dan masih belum pasti apakah sudah berhasil dilakukan terhadap kantor pusat atau tidak, lalu selanjutnya akan memaksakan untuk diimplementasikan terhadap kantor cabang yang pada akhirnya hanya akan menyebabkan berakhir dengan kegagalan total dari sistem tersebut.

4. Mempersiapkan tools untuk tujuan penilaian SDM (Sumber Daya Manusia).

Anda sebagai seorang pemilik bisnis pastinya tidak akan mungkin bisa mengawasi secara langsung SDM pada masing-masing kantor cabang. Untuk itulah sangat perlu adanya tools untuk penilaian dari setiap masing-masing SDM dari kantor cabang. Tujuan utamanya adalah agar semakin mempermudah dalam hal monitoring SDM. Karena lagi-lagi keberhasilan dari kantor cabang juga akan ditentukan dari kinerja setiap SDM yang berada disana.

5. Memilih akomodasi yang lebih murah.

Apa hubungannya antara akomodasi dengan kantor cabang? Mungkin saja ada namun tidak terlalu berpengaruh, namun apabila Anda atau pegawai Anda harus ada urusan bisnis untuk pergi ke kantor cabang satu dan kantor cabang lainnya. Nah, dari sinilah perusahaan harus memberikan backup berupa adanya biaya akomodasinya. Dan hal seperti ini sudah pasti tidak hanya satu kali, bisa sampai berkali-kali tergantung seberapa banyak durasi kunjungan bolak-balik dari kantor pusat ke cabang-cabang yang lainnya dalam sebulan. Untuk itulah pastikan bahwa Anda harus memilih akomodasi yang lebih terjangkau.

Misalnya saja untuk transportasi. Biaya tiket pesawat saja sudah berapa. Dan dari sinilah Anda dan tim manajemen harus lebih cerdas dalam menentukan pilihan. Tidak hanya harus mencari-cari yang lebih murah saja, namun juga yang bisa memberikan proses yang lebih mudah dan jika bisa harus lebih cepat. Bayangkan saja apabila Anda harus pergi ke kantor cabang hanya untuk meeting dengan klien dalam waktu yang sangat terbatas.

Solusinya adalah perusahaan Anda harus bekerjasama dengan agen tiket yang melayani penjualan tiket pesawat secara online yang cukup mudah untuk diproses. Dan Andapun akan bisa mendapatkan promo diskon yang akan menjadi lebih hemat apabila sering digunakan.

Jadi, budget untuk akomodasi ini jangan sampai Anda anggap sebagai hal yang sepele. Jangan sampai pengeluaran perusahaan Anda terkuras terlalu banyak hanya karena permasalahan akomodasi yang terlalu mahal. Dan sudah saatnya bagi Anda untuk bekerjasama dengan agen-agen tiket online.

Nah, itulah beberapa tips yang mungkin bisa Anda jadikan sebagai referensi dalam mengelola kantor cabang milik perusahaan Anda. Memang untuk sebuah tips ini tidak mungkin bisa 100% sesuai dengan kenyataan di lapangan, namun setidaknya masih bisa Anda jadikan sebagai salah satu masukan dalam mengembangkan perusahaan atau untuk membuka cabang baru. Semoga artikel ini bermanfaat, apabila membutuhkan pendampingan dalam men-set up kantor cabang, pembuatan manajemen system kator cabang, dan lainnya silahkan hubungi Frans M. Royan, SE,MM, kontak di 081-8521172 atau 081-252-982900. Email ke groedu@gmail.com. Kami siap membantu!