Kegiatan penjualan merupakan sebuah proses. Hal ini memang sudah sewajarnya dilakukan oleh para pebisnis. Mereka harus mengetahui bahwa proses penjualan harus memaksa mereka untuk menguasai langkah-langkah yang ekstra agar dapat melakukan berbagai improvisasi dan inovasi pada bisnisnya. Salah satu langkahnya adalah mereka harus berurusan dengan key performance indicators (KPI). Alat yang berupa KPI ini sangat bermanfaat dan salah manfaatnya adalah akan menyajikan banyak sekali jenis data-data yang akan membuat para pebisnis merasa semakin pusing untuk memilih tentang data mana saja yang harus diprioritaskan terlebih dahulu, dan yang akan memberikan pengaruh yang lebih besar terhadap bisnisnya.

Karena itulah berikut ini adalah beberapa langkah-langkah dalam menyusun KPI untuk bisnis Anda sendiri.

1. Mengajukan Pertanyaan (Kepada Diri Sendiri).

Sebenarnya bukan untuk pesaing lain, akan tetapi pertanyaan untuk diri sendiri : “Apakah segala aktivitas yang menurut Anda paling penting dalam proses penjualan?”

Inti dari pertanyaan ini adalah agar Anda dapat menjadilebih baik saat sedang mencatat mana aktivitas yang Anda anggap paling penting dan sangat berpengaruh, apabila dibandingkan harus dipusingkan dengan ratusan metric. Justru dengan mengetahui aktivitas tersebut, maka Anda akan menjadi lebih mudah dalam memilah dan memilihnya. Dan jangan lupa, dalam menangani KPI ini seharusnya tentang aktivitas yang mungkin dapat dilihat dan dikontrol. Juga harus bersifat mencerahkan dan tetap selalu dilakukan pembaharuan, jangan sampai ketinggalan up to date.

Dengan menanyakan hal seperti ini kepada diri sendiri akan bisa menjadi tahap awal sebagai persiapan, agar tidak sampai terlalu kaget dan pusing pada saat akan memasuki tahap selanjutnya.

2. Memulai Percakapan

Pada tahap selanjutnya adalah untuk membawa topik KPI ini ke meja untuk berdiskusi. Pada saat tim Anda mengetahui bahwa Anda telah berusaha untuk menyelesaikan permasalahan tertentu, maka mereka juga akan menyadari bahwa Anda masih berusaha untuk mengembangkan bisnis yang telah kalian kerjakan bersama. Libatkanlah mereka dalam hal pengambilan keputusan, jangan sampai hanya dijadikan sebagai penonton. Pemikiran dan masukan yang diberikan oleh mereka merupakan sebuah sumber solusi terbaik bagi Anda.

Dalam proses penjualan setiap orang pasti memiliki peran dan saling terhubung satu sama lain. Dari sesi curhat ini maka Anda akan semakin mengetahui apa saja aktifitas yang mungkin mereka prioritaskan. Walaupun terkadang mungkin mereka tidak semuanya dapat menjelaskan dengan begitu jelas, namun setidaknya Anda tidak akan kembali dengan tangan kosong dan akhirnya, keputusan akan tetap berada di tangan Anda.

3. Simpulkan dan Segera Putuskan.

Setelah sesi curhat dan pengumpulan data, maka tahap selanjutnya adalah untuk menyimpulkan dan mengambil keputusan. Pastinya Anda akan mendapatkan banyak sekali masukan ide-ide cemerlang, namun tetap saja tidak semuanya bisa cocok dan bisa diambil. Setidaknya Anda juga harus menyesuaikan dengan apa saja yang telah Anda miliki. Untuk KPI, ambillah berkisar antara 3 sampai 4, kecuali memang divisi penjualan dari bisnis Anda lebih banyak, maka Anda boleh-boleh saja untuk menambah daftar KPI nya.

4. Analisis Data dan Metrik.

Tahapan selanjutnya adalah mengurutkan aktifitas-aktifitas penjualan agar sesuai dengan prioritas dan efek untuk meningkatkan penjualan. Bisa dengan mencatat data penjualan dan penawaran yang telah dilakuakan. Misalnya berapa banyak demo produk yang harus diluncurkan sampai pelanggan mencapai tahap membeli? Atau percakapan seperti apa yang disukai pelanggan? Dan bagaimana kombinasi diantara keduanya?

Misalnya, Anda bisa mencatat bahwa setiap divisi membutuhkan 50 koneksi untuk dapat menghasilkan 25 percakapan yang kemudian membutuhkan 15 demo produk dan terakhir mendatangkan 10 pelanggan baru.

Satu hal lagi, jangan berlebihan. Dan jangan stres serta menganggap semuanya itu sulit. Apabila Anda sudah melakukan interview dan mendapatkan berbagai data, nah itu artinya Anda sudah setengah berhasil. Khawatir secara berlebihan malah akan menurunkan kapasitas analisis Anda.
Kuncinya adalah semakin jarang Anda mengelola KPI, maka akan semakin sulit bagi Anda dan tim untuk lebih berfokus pada bisnis.

5. Memunculkan Kepekaan kepada KPI.

Ciptakan rasa kepekaan kepada KPI pada tim Anda. Jangan lupa bagi dan diskusikan bersama mereka tentang hasil yang telah Anda dapatkan beserta progres yang selama ini bisnis kalian alami. Buatlah tim merasa semakin familiar dengan KPI, dan memahami tentang apa pentingnya.
Dan untuk ini Anda bisa menyelipkan pembicaraan pada rapat mingguan. Anda juga bisa menghadirkan papan informasi untuk seluruh tim, yang mana mereka tetap bisa mobile dan mendapati informasi tentang perjalanan bisnis Anda. Juga beberapa hal apabila memang mereka berniat untuk mempelajari dengan lebih jauh.

6) Revise, Rewrite, dan Reboot.
Sampailah kepada tahap terakhir, sadarilah bahwa KPI bukan berkembang pada zaman batu, yang peradabannya mencapai ratusan tahun lalu. Karenanya jadilah pebisnis yang selalu uptodate dan modern. Perhatikan KPI Anda setiap harinya dan sesuaikan dengan progres yang selama ini Anda terima. Anda harus tetap melakukan pembaharuan dalam bisnis, sehingga bisnis Anda dapat tumbuh dan semakin maju. Perubahan adalah hal yang pasti, namun tugas Anda dan tim adalah untuk menjadikannya hal yang semakin menguntungkan.

Semoga artikel ini membantu pembaca dalam memperbaiki kinerja diperusahaan. Apabila pembaca membutuhkan bimbingan dalam pembuatan KPI atau penyusunan KPI yang tepat dan efektif, seilahkan hubungi groedu@gmail.com atau hubungi 0818521172 atau 081-252-98-2900. Kami siap untuk membantu. (Frans M. Royan/dr berbagai sumber)