Mengelola tunjangan karyawan adalah upaya penting dan mahal bagi pemberi kerja. Meskipun sebagian besar pemberi kerja diharuskan memberikan tunjangan wajib seperti iuran Jaminan Sosial, asuransi kompensasi pekerja, dan asuransi pengangguran, sebagian besar tunjangan lainnya bersifat sukarela dan ditentukan oleh pemberi kerja. Program tunjangan sangat bervariasi, tetapi biasanya mencakup asuransi kesehatan, asuransi jiwa dan kecacatan, tunjangan program pendapatan pensiun, tunjangan cuti yang dibayar, dan program bantuan pendidikan. Pemilihan dan desain manfaat merupakan komponen penting dalam total biaya kompensasi. Dalam beberapa kasus, manfaat mencapai 40 persen atau lebih dari total biaya kompensasi. Karena investasi biaya pemberi kerja dan pentingnya tunjangan karyawan dalam perekrutan dan penahanan, pemberi kerja harus memiliki rancangan rencana tunjangan yang dipikirkan dengan matang yang memenuhi kebutuhan karyawan dan tujuan pemberi kerja.

Langkah 1: Identifikasi Sasaran dan Anggaran Manfaat Organisasi
Langkah penting pertama dalam merancang program tunjangan karyawan adalah mengidentifikasi tujuannya. Ini akan memberikan panduan keseluruhan dalam menetapkan pemilihan dan desain program tunjangan. Secara umum, proses ini tidak menghasilkan daftar tunjangan khusus yang ditawarkan tetapi lebih memberikan gambaran tujuan organisasi dalam menawarkan tunjangan yang mencerminkan kebutuhan pemberi kerja dan karyawan. Bisnis organisasi dan / atau strategi SDM akan membantu memandu pengembangan tujuan manfaat, karena tujuan ini akan membantu mencapai tujuan strategis secara keseluruhan. Faktor-faktor seperti ukuran pemberi kerja, lokasi, industri dan perjanjian kerja bersama harus dipertimbangkan dalam pengembangan tujuan tunjangan. Beberapa pengusaha memilih untuk memiliki tujuan tunjangan umum, sedangkan yang lain memasukkan tujuan tersebut ke dalam filosofi kompensasi total mereka. Tujuan tunjangan tidak statis dan harus dievaluasi dan direvisi untuk mencerminkan strategi pemberi kerja dan kebutuhan karyawan saat ini.
Yang tidak kalah penting adalah menentukan anggaran yang tersedia untuk pengeluaran tunjangan, karena sebagian besar pengusaha memiliki kendala biaya dalam menawarkan tunjangan kepada karyawan. Jika ada rencana manfaat saat ini, organisasi harus menganalisis biaya manfaat saat ini dan biaya yang diproyeksikan dan membuat spreadsheet anggaran yang menguraikan biaya manfaat tahunan. Meningkatnya biaya menawarkan manfaat seperti asuransi kesehatan akan sangat mempengaruhi manfaat yang mungkin ditawarkan oleh pemberi kerja.

Langkah 2: Lakukan Penilaian Kebutuhan
Penilaian kebutuhan harus dilakukan untuk menentukan pemilihan dan desain tunjangan terbaik berdasarkan kebutuhan dan keinginan karyawan. Penilaian kebutuhan dapat mencakup persepsi pemberi kerja tentang kebutuhan tunjangan karyawan, praktik tunjangan pesaing, dan undang-undang dan peraturan perpajakan. Tetapi tren yang lebih baru adalah menggunakan pendekatan riset pasar untuk perencanaan tunjangan karyawan. Teknik riset pasar umum termasuk pertanyaan karyawan dalam bentuk wawancara pribadi, kuesioner yang disederhanakan atau metode penelitian yang canggih. Meskipun umpan balik karyawan kemungkinan besar akan menghasilkan motivasi dan kepuasan karyawan yang lebih tinggi terhadap paket tunjangan, hal ini benar hanya jika pemberi kerja berkomitmen untuk menggunakan umpan balik dalam pemilihan dan desain tunjangan.
Jika terdapat program imbalan saat ini, pemberi kerja juga dapat melakukan penelaahan pemanfaatan setiap program untuk menentukan penggunaan aktual oleh karyawan. Mengetahui frekuensi penggunaan manfaat tertentu dan sejauh mana dapat membantu pemberi kerja menentukan praktik desain hemat biaya. Untuk rencana asuransi seperti rencana kesehatan, pengangkut akan sering memberikan tinjauan pemanfaatan untuk majikan.

Langkah 3: Merumuskan Program Rencana Manfaat
Setelah penilaian kebutuhan dan analisis kesenjangan selesai, pemberi kerja perlu merumuskan desain rencana tunjangan yang baru. Dengan menggunakan data yang dikumpulkan dari semua sumber daya pada Langkah 2, pemberi kerja dapat mulai merumuskan penawaran tunjangan dalam urutan prioritas. Kemudian pemberi kerja akan menentukan biaya pemberian manfaat yang diprioritaskan dan mengevaluasinya terhadap anggaran manfaat.
Langkah ini rumit dan mungkin mempertimbangkan banyak faktor: Dapatkah perubahan dilakukan pada desain rencana saat ini untuk mendorong penghematan biaya? Bisakah manfaat yang kurang dimanfaatkan atau tidak dihargai oleh karyawan dihilangkan? Berapa biaya administrasi untuk mendapatkan keuntungan? Fitur pengendalian biaya apa yang dapat diterapkan? Akankah karyawan harus berkontribusi, dan seberapa banyak? Apakah ada sumber daya untuk dikelola sendiri, atau apakah administrator dan perantara pihak ketiga diperlukan untuk rencana tertentu? Ini adalah di antara evaluasi yang akan dilakukan pemberi kerja dalam menentukan apakah akan menambah, mengubah, atau menghilangkan penawaran tunjangan.

Langkah 4: Komunikasikan Rencana Tunjangan kepada Karyawan
Strategi komunikasi merupakan komponen penting untuk perencanaan dan pengelolaan manfaat. Pemahaman karyawan tentang manfaat sangat penting agar karyawan dapat diterima. Tanpa persetujuan, upaya pemberi kerja, tidak peduli seberapa sempurna dirancang untuk memenuhi kebutuhan karyawan, mungkin sia-sia. Jika masukan karyawan diperoleh dan digunakan dalam proses desain tunjangan, pemberi kerja harus yakin untuk membagikannya dengan karyawan dan memberi tahu mereka bagaimana umpan balik mereka memengaruhi desain program tunjangan. Dampak positif pada perekrutan, retensi, dan moral karyawan mungkin hilang tanpa rencana komunikasi yang efektif. Meskipun pemberi kerja berkewajiban untuk menyediakan komunikasi untuk mematuhi undang-undang terkait pengungkapan berbagai rencana tunjangan, seperti deskripsi ringkasan rencana, komunikasi harus melampaui persyaratan hukum.

Langkah 5: Kembangkan Proses Evaluasi Berkala untuk Menentukan Efektivitas Manfaat
Meninjau program rencana manfaat secara berkala merupakan langkah penting lainnya dalam proses pengelolaan manfaat. Program tunjangan harus dinilai secara teratur untuk menentukan apakah itu memenuhi tujuan organisasi dan kebutuhan karyawan. Perubahan dalam iklim bisnis, ekonomi, lingkungan peraturan dan demografi tenaga kerja semuanya menciptakan dinamika yang mempengaruhi penawaran tunjangan. Pengusaha harus mempertimbangkan mengembangkan tujuan dan pengukuran untuk menilai program tunjangan dan membuat penyesuaian yang diperlukan. Pemberi kerja juga dapat mempertimbangkan untuk menggunakan tren eksternal dan data tolok ukur untuk mengevaluasi keefektifan rencana tunjangan atau melakukan survei karyawan atau penilaian kebutuhan menyeluruh secara berulang.