Manajemen penggajian atau Payroll adalah komponen kunci dari hubungan perusahaan dengan karyawan. Mempertahankan tenaga kerja Anda akan bergantung pada manajemen ini dan adanya kesalahan dapat membahayakan hubungan tersebut.
Payroll Management adalah salah satu tanggung jawab dan tantangan yang konsisten untuk setiap bisnis. Staf SDM dan penggajian harus menyadari perubahan terus-menerus dalam peraturan dan regulasi yang berlaku.
Selain itu, manajemen penggajian dapat dipengaruhi oleh perubahan internal dengan karyawan yang datang dan pergi, berganti vendor, mengklasifikasikan karyawan dan kontraktor independen, dan terkadang perubahan tak terduga karena pandemi seperti COVID-19.
Di antara masalah penggajian paling umum yang dicatat dalam survei yang sama adalah “ketidakkonsistenan organisasi” dalam proses penggajian, pemotongan pajak yang salah, dan pembayaran yang berlebihan kepada karyawan. Bersamaan dengan ini sering ada masalah kesalahan klasifikasi karyawan dan kesalahan perhitungan lembur juga.
Salah satu solusinya adalah perangkat lunak penggajian yang memiliki reputasi dan mutakhir yang dapat membantu membuat pengelolaan data SDM, penggajian, dan karyawan Anda tidak terlalu berlebihan. Namun, jika penyimpanan data dan proses penggajian manual Anda tidak terorganisir dengan baik, Anda masih rentan terhadap kesalahan.
Mengetahui bahwa proses penggajian Anda dapat ditingkatkan adalah awal yang baik, tetapi mengetahui secara spesifik apa yang perlu ditingkatkan bisa jadi lebih menantang. Berikut ini adalah daftar sepuluh kesalahan manajemen penggajian paling umum yang biasanya terjadi dalam bisnis.

1. Tidak ada tenggat waktu. Sangat penting bagi Anda untuk menandai kalender penggajian Anda dan melaporkan serta menyetor dan pajak gaji ke agen federal dan negara bagian pada waktu yang tepat. Setoran yang terlambat dapat mengakibatkan denda dan beban bunga.
2. Salah mengklasifikasikan pekerja. Karena bertambahnya jumlah karyawan, Anda harus menentukan klasifikasi setiap orang yang bekerja untuk perusahaan Anda dengan benar sehingga Anda dapat menentukan cara melaporkan informasi penggajian untuk keperluan perpajakan.
3. Pencatatan dan entri data yang buruk. Nama dan nomor Jaminan Sosial yang tidak cocok sangat umum sehingga Administrasi Jaminan Sosial bahkan telah membuat nomor telepon verifikasi khusus. Banyak kesalahan entri data, termasuk catatan jam kerja yang buruk, ini dangat merugikan perusahaan setiap tahunnya dan dapat mengakibatkan sanksi oleh pemerintah.
4. Tidak menangani garnishments, retribusi, atau tunjangan anak dengan benar. Karyawan dapat berhutang melalui perintah pengadilan kepada pihak lain. Ini berarti siapa pun yang menangani penggajian akan bertanggung jawab untuk mengirimkan pembayaran ke penerima yang sesuai.
5. Salah menghitung gaji lembur. Ada pedoman yang harus diikuti saat menentukan upah lembur dan kesalahan perhitungan bisa sangat mahal.
6. Tidak menyimpan catatan penggajian. Di beberapa lembaga tertentu biasanya catatan, termasuk lembar waktu, cek yang dibatalkan, dan formulir W-4, perlu disimpan selama empat hingga enam tahun.
7. Tidak menjaga kerahasiaan. Informasi penggajian tidak boleh diungkapkan kepada siapa pun di luar departemen penggajian atau tim manajemen senior. Penting agar kerahasiaan seperti itu dijaga dan penggajian ditangani dalam lingkungan yang aman.
8. Tidak memiliki cadangan yang memadai. Ini diperlukan jika individu yang bertanggung jawab atas penggajian sedang tidak ada atau sakit. Diperlukan lebih dari satu orang yang mampu memahami dan menangani fungsi penggajian. Selain itu, jika komputer “mati” karena alasan apa pun, Anda perlu memiliki sistem cadangan manual untuk menangani semua fungsi penggajian.
9. Ketidakhadiran Karyawan. Harus melacak hari libur dan hari sakit karyawan Anda secara manual adalah tugas yang berpotensi besar menimbulkan kesalahan. Menggunakan kartu waktu kertas dan bahkan lembar waktu digital sederhana dapat menyebabkan perusahaan rentan terhadap penyalahgunaan dan kesalahan yang tidak disengaja. Selain penggajian, pelacakan karyawan mana yang tidak tersedia karena berbagai jenis ketidakhadiran sangat penting untuk perencanaan yang efektif dan produktivitas yang optimal.
Semoga artikel diatas membantu anda dalam meningkatkan kinerja karyawan. Apabila membutuhkan pendampingan dalam pengelolaan SDM, training SDM dan kebutuhan software mengenai SDM silahkan hubungi kami di https://wa.me/6281252982900. Kami siap mendampingi anda.