SOP atau Prosedur Operasi Standar, menurut WHO, adalah manual tertulis yang menyebutkan secara rinci bagaimana prosedur tertentu seperti tes atau proses administrasi perlu dilakukan. SOP juga relevan untuk mengoperasikan mesin dan peralatan, perawatannya, dan kalibrasinya. Ini adalah prosedur standar yang disetujui. Proses pengembangan Prosedur Operasi Standar harus melibatkan orang-orang yang bekerja di tingkat dasar, dan orang-orang yang dapat membawa perspektif unik dan nilai tambah ke dalam proses.
Sementara SOP mendokumentasikan setiap detail terakhir dari prosedur, perlu ada mekanisme ‘kontrol perubahan’ yang tepat untuk melacaknya.
Sama seperti hal lainnya, SOP atau Prosedur Operasi Standar datang dengan masa kadaluwarsa. Saat menyiapkan dokumen semacam itu, penting bagi semua orang di seluruh tim – kepala departemen, otoritas teknis, QA, dan manajer QC untuk memahami dan menyetujui pada titik mana SOP telah mencapai masa pakainya atau akan direvisi.
Tim Quality Assurance (QA) atau Audit Internal bertanggung jawab untuk merevisi SOP meskipun proses pengembangan Prosedur Operasi Standar yang sebenarnya harus melibatkan orang-orang yang bekerja di tingkat dasar. Tim perlu meninjau dokumen dan mencari indikator yang diterjemahkan ke dalam akhir dokumen.
Terkadang, proses atau prosedur aktual berubah di luar cakupan SOP asli, atau proses atau prosedur yang disebutkan dalam SOP menjadi mubazir dan ketinggalan zaman. Situasi seperti itu memicu revisi atau penyusunan ulang SOP. Ketika SOP gagal memenuhi prosedur yang sebenarnya atau tidak memberikan hasil yang optimal, SOP memerlukan peninjauan dan revisi. Sementara banyak domain industri memiliki proses formal untuk mengidentifikasi tanggal akhir, banyak bisnis perlu memantau dan meninjau SOP secara teratur dan mengawasi perubahan kondisi. Kondisi yang berubah ini menunjukkan perlunya merevisi SOP, baik dengan Prosedur Operasi Standar baru atau dengan mengubah yang sudah ada.

Baca juga artikel tentang : Kesalahan Kesalahan dalam Membuat SOP Perusahaan

APA MASALAH DAN MASALAH YANG MUNGKIN JIKA SOPS TIDAK DIREVISI?
Memiliki keyakinan buta pada SOP bisa menjadi bencana besar. Penting untuk terus meninjau SOP sesekali. Berikut adalah enam indikator yang merupakan cara pasti untuk memahami bahwa sudah waktunya untuk meninjau kembali SOP dan melakukan revisi:.

1. Ketika kontrol kualitas proses dan produk tidak terjadi seperti yang diinginkan.
Standarisasi kualitas merupakan aspek mendasar di balik Pengembangan Standar Operasional Prosedur. Yang paling penting adalah bahwa pelanggan saat ini mengharapkan merek untuk memberikan produk berkualitas yang konsisten dan standar. Dokumen SOP menyebutkan langkah-langkah pasti yang perlu dilakukan untuk melakukan proses tersebut. Namun, jika produk tidak menawarkan kualitas yang konstan dan teguh, salah satu alasannya mungkin karena prosedur standar yang disebutkan dalam SOP gagal di suatu tempat.

2. Ketika prosedur tidak lagi aman
Salah satu tujuan penting penyusunan standar operasional prosedur yang akurat adalah untuk menjaga kesehatan dan keselamatan pekerja, karyawan, dan juga lingkungan. SOP mungkin telah disiapkan beberapa tahun yang lalu atau pada fase awal unit. Pada saat itu, prosedurnya baik-baik saja dan memastikan keselamatan dan kesejahteraan karyawan dan lingkungan. Tetapi, hari ini, segalanya mungkin telah berubah, dan prosedurnya tidak lagi aman. Ketika kegagalan menandai proses manufaktur yang sama, atau ada emisi berbahaya, dalam kasus seperti itu, sekarang saatnya untuk mengubah SOP.

3. Ketika hukum kepatuhan dan peraturan pemerintah berubah
Konsep menggunakan Prosedur Operasi Standar sudah ada sejak lama. Organisasi yang telah ada selama beberapa waktu mengembangkan SOP sesuai undang-undang yang ada. Namun, peraturan pemerintah, peraturan dan persyaratan undang-undang dapat berubah kapan saja. Jika perubahan tersebut telah diumumkan, perusahaan perlu kembali dan mempelajari kembali prosedur standar mereka dan memastikan bahwa SOP diubah sesuai dengan itu. QA atau departemen audit internal bertanggung jawab atas audit rutin SOP untuk memastikan kesesuaian dengan peraturan pemerintah setiap saat.

4. Jika produksi atau proses manufaktur terlalu lama
SOP dimaksudkan untuk membuat proses cepat dan gesit. Meskipun pada awalnya, mungkin berjalan dengan baik, selama beberapa waktu, jika Anda menyadari bahwa prosesnya memakan waktu jauh lebih lama dari yang seharusnya, itu berarti ada sesuatu yang salah dengan SOP. Departemen audit perlu bertindak, menganalisis, dan merevisi seluruh SOP kembali dengan cepat. Jika proses operasi standar tersebut tidak dapat mengurangi penundaan, kegagalan peralatan, atau kerusakan atau mengurangi biaya, ini sangat menunjukkan bahwa prosedur tersebut memiliki beberapa kesalahan dan celah yang perlu segera diperbaiki.

5. Ketika sebuah proses atau bagian dari mesin akan berubah
Jelas, ketika ada perubahan yang dianut organisasi, mereka perlu merevisi SOP. Ini bisa berupa perubahan proses, atau mesin/peralatan yang digunakan. Dengan kemajuan teknologi, sebagian besar bisnis saat ini berpindah dari satu teknologi ke teknologi lainnya. Ini bisa berupa perombakan total dari prosedur yang ada atau pembelian mesin baru untuk membuat pekerjaan lebih cepat dan lebih mudah. Bagaimanapun, seluruh logika Pengembangan Prosedur Operasi Standar adalah untuk memfasilitasi prosedur yang lancar dan tepat. Oleh karena itu, revisi SOP menjadi keniscayaan di sini. Tingkat revisi atau keputusan untuk merancang SOP baru akan menjadi keputusan kepala departemen terkait, orang-orang yang terlibat dalam pelaksanaan prosedur, dan tim QA.

6. Ketika kinerja tim tidak sesuai standar yang diinginkan
Jika kinerja tim tidak optimal, dokumen SOP mungkin memerlukan perubahan. SOP digunakan untuk melatih dan melatih orang lain, baik itu karyawan baru yang bergabung dengan tim atau menegakkan kembali prosedur dengan tim. Namun, jika sebagian besar anggota tim gagal untuk memberikan hasil yang diharapkan dan kinerjanya kurang, maka berjalan mundur, mundur dan menilai kembali SOP dapat menjadi salah satu cara untuk menemukan alasan di balik masalah kinerja tersebut. Jika sama terkait proses, itupun perlu dilakukan perubahan SOP.

KESIMPULAN
SOP adalah jalur kehidupan untuk sebagian besar proses dan metodologi organisasi. Mereka adalah lembar faktual yang bertindak sebagai daftar periksa auditor dan titik referensi untuk menemukan penyimpangan. Selain itu, SOP menawarkan cara yang tepat bagi tim untuk bekerja dan bekerja secara optimal, sehingga menghemat biaya dan waktu organisasi. Oleh karena itu, sangat penting untuk melihat indikasi, memahami ‘kapan’ dan ‘bagaimana’ revisi SOP perlu dimulai. Silahkan hubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.