Banyak perusahaan menjadikan program audit internal ISO 9001 mereka sebagai alat untuk menegakkan kepatuhan. Ini mungkin memenuhi persyaratan ISO – tetapi ini adalah hilangnya peluang besar.
Audit internal adalah wajib, tetapi masih ada saja perusahaan yang melakukannya dengan cara yang kurang maksimal. Kiat berikut akan membantu Anda meningkatkan proses audit internal dan mengubah fokus utama dari mengidentifikasi ketidaksesuaian menjadi menemukan peluang untuk perbaikan.

Tip 1: Libatkan Lebih Banyak Orang
Pengetahuan adalah aset utama bisnis Anda. Mendistribusikannya secara sistematis secara internal dapat memperkuat organisasi Anda dan mendorong peningkatan.

Menetapkan Eksekutif
Dengan menunjuk seorang anggota Manajemen Puncak sebagai pemimpin program audit internal sebagai lawan dari Manajer Mutu atau Auditor Utama, organisasi mengirimkan sinyal kepada karyawan bahwa program audit internal sangat penting. Menominasikan seorang eksekutif tidak menjadi alasan bagi manajer lain untuk terlibat, tetapi hal itu memberikan fokus dan satu poin akuntabilitas. Eksekutif ini harus:
• Mendukung program audit secara nyata melalui komunikasi rutin tentang program tersebut dan memperoleh serta menugaskan sumber daya.
• Memfasilitasi proses untuk mengidentifikasi dan menandatangani prioritas audit berdasarkan bukti dan data (misalnya, keluhan pelanggan, kegagalan proses, tingkat pengembalian produk).
• Bertindak jika jadwal keluar jalur, identifikasi alasan penundaan, dan dukung solusi untuk mengembalikan proses audit ke jalurnya.
Eksekutif ini bahkan dapat memutuskan untuk melatih sebagai auditor dan berpartisipasi dalam audit sebagai cara untuk menunjukkan kepemimpinan dalam menyelesaikan masalah, mendukung solusi yang efektif, dan mendorong peningkatan proses. Program audit internal Anda bisa menjadi elemen paling kuat dari sistem manajemen kualitas Anda.

Menunjuk lebih banyak Auditor Internal
Daripada memiliki jumlah auditor internal yang terbatas, latih sebanyak mungkin karyawan yang bersedia dalam teknik audit. Pendekatan ini tidak hanya menyebarkan beban, organisasi juga dapat merencanakan lebih banyak audit yang lebih kecil dan terfokus yang memakan waktu lebih sedikit, mengurangi waktu henti bagi auditor dan area yang diaudit.
Melatih lebih banyak auditor internal juga menghasilkan lebih banyak karyawan yang memiliki pengetahuan tentang persyaratan ISO 9001:2015 dan sistem manajemen mutu (SMM) organisasi. Selain itu, semakin banyak auditor dari berbagai bagian organisasi, semakin tinggi peluang untuk pemupukan silang gagasan. Dan jangan batasi kumpulan auditor internal untuk karyawan yang lebih berpengalaman. Latih rekrutan baru dan gunakan audit sebagai cara untuk membiasakan mereka dengan departemen terkait.
Dengan nada yang sama, izinkan karyawan yang tertarik untuk bekerja di area lain untuk terlibat dalam audit di area tersebut. Meneliti proses bagian baru akan memberi mereka wawasan tentang bagaimana berbagai hal beroperasi, dan mempersiapkan mereka untuk peran baru dalam organisasi.

Memiliki Mentor (Buddy System)
Setelah sebuah organisasi memiliki banyak auditor terlatih dan berpengalaman, mereka dapat memperkenalkan proses pendampingan atau sistem teman untuk meningkatkan jumlah auditor internal dan mendukung peserta pelatihan baru. Seorang mentor (atau teman) memberikan dukungan bagi auditor baru untuk mempersiapkan audit mereka dan mentransfer pengetahuan, dan memfasilitasi jaringan bermanfaat yang berbagi fokus pada peningkatan.
Sistem teman dapat bekerja di luar hierarki resmi. Misalnya, seseorang dalam produksi mungkin membimbing seseorang dalam penjualan, membantu auditor menginterpretasikan persyaratan standar untuk area yang mungkin tidak mereka ketahui.
Program ini dapat dijalankan atas dasar sukarela atau diimplementasikan sebagai bagian dari program pengembangan profesional dengan penghargaan dan pengakuan atas partisipasi. Tergantung pada ukuran dan kompleksitas organisasi, inisiatif peningkatan ini dapat dikoordinasikan oleh Tim Mutu atau sebagai upaya bersama dengan SDM dan Pelatihan dan Pengembangan.

Tip 2: Tambahkan Teknik Pemecahan Masalah ke Keterampilan Auditor
Melatih auditor internal dalam teknik pemecahan masalah dan mendorong mereka untuk menerapkannya selama audit akan menghasilkan wawasan yang lebih dalam tentang penyebab sebenarnya atau akar penyebab ketidaksesuaian. Solusi yang mengatasi akar penyebab akan lebih efektif dan berkelanjutan.
Tanpa meluangkan waktu untuk mengidentifikasi masalah yang mendasarinya, organisasi mungkin mendapati dirinya menangani gejala daripada masalah sebenarnya.

Kiat 3: Melampaui Kepatuhan
Daripada hanya berfokus pada kepatuhan selama audit internal, jadikan identifikasi potensi perbaikan sebagai tujuan utama. Hanya karena suatu daerah melakukan apa yang dikatakan oleh dokumen, tidak berarti itu adalah hal yang benar untuk dilakukan atau cara terbaik untuk melakukannya.
Selain itu, jika seorang karyawan tidak melakukan apa yang seharusnya dikatakan oleh instruksi kerja mereka, mereka mungkin memiliki alasan yang sangat baik untuk tidak melakukannya. Daripada berfokus pada fakta bahwa mereka tidak patuh, ajukan pertanyaan seperti:
• Apa yang membuat Anda frustrasi tentang proses ini?
• Mengapa Anda melakukan ini dengan cara Anda?
• Bagaimana Anda melakukan ini dengan lebih baik?
• Jika Anda tidak bisa membuat perubahan, siapa yang bisa?
Melakukan audit proses daripada audit prosedural mempromosikan fokus yang lebih kuat pada efektivitas organisasi. Alih-alih mengikuti aktivitas dari input ke output, audit proses mencoba menentukan apakah tugas, sumber daya, dan perilaku dikelola secara efisien untuk menghasilkan hasil akhir, dan apakah hasilnya sesuai dengan tujuan yang direncanakan.
Kunci untuk mengaktifkan pendekatan ini adalah menggunakan formulir dan daftar periksa yang mencakup persyaratan ISO 9001 tetapi dapat dengan mudah disesuaikan dan diperluas untuk memasukkan pendekatan proses.

Tip 4: Gunakan Temuan Audit untuk Proyek Perbaikan
Ketika audit mengungkapkan masalah yang signifikan, gunakan hasilnya sebagai peluang untuk melibatkan auditor dan pihak yang diaudit dalam sebuah proyek untuk mengidentifikasi akar penyebab, menyusun solusi, dan kemudian menilai keefektifan perubahan. Alih-alih membatasi tanggung jawab auditor untuk melaksanakan audit dan menindaklanjuti tindakan korektif, libatkan mereka dalam membantu menyelesaikan masalah. Keahlian mereka dalam metode peningkatan kualitas dan persyaratan standar ISO 9001, bersama dengan kemandirian proses dan perspektif mereka yang berbeda, dapat menghasilkan solusi yang lebih kuat daripada jika area kerja dibiarkan mencari solusi secara terpisah.
Jika masalah terlihat di lebih dari satu area, buat tim lintas fungsi untuk mengembangkan perubahan yang efektif di seluruh organisasi.
Misalnya, jika tinjauan Dukungan Pelanggan menunjukkan bahwa mereka terus-menerus menerima keluhan tentang pesanan yang tidak lengkap, dan audit selanjutnya dari Departemen Pengiriman menunjukkan bahwa mereka secara teratur harus menunggu suku cadang untuk menyelesaikan pesanan atau mengirim berkali-kali ke klien, maka ini adalah kesempatan yang tepat. untuk membentuk tim lintas fungsi. Koordinasikan perwakilan dari Penjualan, Manufaktur (mungkin lebih dari satu area), Pengiriman, Logistik, dan Dukungan Pelanggan untuk menganalisis apa yang terjadi mulai dari pesanan hingga pengiriman bagian akhir. Dengan melihat sistem secara keseluruhan daripada proses yang terisolasi, tim peningkatan dapat mengerjakan solusi untuk merampingkan dan meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan.
Tim peningkatan dapat memetakan seluruh proses sebagaimana adanya, mengidentifikasi titik lemah dan kemacetan, mengumpulkan data, mengidentifikasi akar penyebab kegagalan dan mengusulkan solusi yang mempertimbangkan kebutuhan dan perspektif semua pihak yang terlibat.

Tip 5: Tunjukkan Efektivitas Program Audit
Ketika masalah teridentifikasi selama audit internal, area kerja harus mengumpulkan data dasar sebelum menerapkan solusi. Setelah data dikumpulkan, perbaikan dapat dirancang, diterapkan dan dampaknya diukur. Dengan membandingkan pengukuran baru dengan garis dasar, Anda dapat memverifikasi bahwa perubahan tersebut telah memberikan dampak positif. Data tersebut kemudian dapat dikomunikasikan ke seluruh organisasi sebagai bukti bahwa program audit memberikan nilai, sehingga meningkatkan motivasi dan antusiasme terhadap program audit dan mendorong keterlibatan.
Menyediakan data untuk mendukung kebutuhan akan perubahan merupakan salah satu faktor dalam menjaga staf tetap terlibat dengan SMM dan memberikan peningkatan kepuasan kerja.

Tip 6: Kenali dan Hadiahi Mereka yang Berkontribusi
Mendorong keterlibatan dalam, penerimaan, dan dukungan untuk audit internal sangat penting untuk keberlanjutan jangka panjang dan keberhasilan program audit. Mengkomunikasikan hasil dan manfaat positif yang dihasilkan dari program adalah salah satu cara untuk memastikan hal ini.
Misalnya, jika seorang auditor mengidentifikasi masalah yang berkaitan dengan kualitas produk dan manajer departemen kemudian menyusun solusi yang mengurangi keluhan pelanggan, organisasi dapat mengomunikasikan hasil ini bersama dengan metode yang digunakan tim untuk mendiagnosis masalah, mengidentifikasi solusi, dan memverifikasinya. kesuksesan. Dengan cara itu, bisnis lainnya belajar dari proses dan lebih mungkin antusias untuk mencapai hasil serupa di area mereka.
Jenis pengakuan dan penghargaan ini menciptakan lingkaran umpan balik yang positif dan menawarkan dorongan dan insentif bagi setiap orang untuk berperan dalam program audit dan membantu mengembangkan budaya perbaikan. Pengakuan mungkin sesederhana menyoroti karyawan di buletin perusahaan atau mengirimkan catatan penghargaan dari CEO, langsung ke penghargaan uang dan upacara penghargaan formal.

Kesimpulan
Saat menerapkan persyaratan ISO 9001 untuk audit internal, perusahaan dapat melakukan yang terbaik untuk mematuhi standar atau mereka dapat membuat kerangka kerja yang menambah nilai jangka panjang yang signifikan dan menjadi landasan upaya peningkatan berkelanjutan, dan kesuksesan bisnis mereka.
Jika Anda berjuang dengan bisnis yang stagnan, suntikkan vitalitas dengan meningkatkan proses audit Anda seperti yang dibahas di atas. Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda. Kami membuka layanan konsultasi mengenai bisnis, silakan hubungi kami langsung dinomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.