Cito Mall, Jl. A. Yani 288, Lantai UG Blok US 23, No. 3 & 5, Surabaya
081-252982900
groedu@gmail.com

5 KESALAHAN YANG DIBUAT PERUSAHAAN PADA SOP MEREKA

The Best consultant business in Surabaya

5 KESALAHAN YANG DIBUAT PERUSAHAAN PADA SOP MEREKA

Berikut adalah daftar lima kesalahan teratas yang kami temukan berulang kali dalam prosedur operasi standar (atau SOP):
1. Kantor pusat atau Komite menulis dokumen. Jika pernah ada cara yang buruk untuk menulis dokumen, seperti ini. Biasanya prosedur ditulis dalam corporate speaking dengan kata-kata besar dan kalimat panjang. Ini selalu tentang “orang” dan apa yang bisa dan tidak bisa mereka lakukan. Menggunakan bahasa yang tidak seorang pun akan berbicara nyaman. Mereka membaca seperti dokumen hukum di mana fokusnya adalah melindungi perusahaan (dan mereka yang menulisnya) dan sedikit upaya dilakukan untuk membantu anggota staf memahami apa yang harus dilakukan dengan benar. Seringkali, prosedurnya salah dan kantor pusat atau komite tidak tahu bagaimana memperbaikinya dan mereka juga tidak punya waktu untuk peduli.
2. Supervisor dan anggota staf lainnya menulis dokumen. Ini adalah pilihan yang lebih baik daripada kantor pusat atau komite karena mereka harus tahu apa yang mereka tulis. Tapi kemudian biasanya karena mereka tidak merasa nyaman menulis, mereka menulis untuk mengesankan guru sekolah menengah mereka. Jadi sekali lagi, keluarlah kata-kata besar dan kalimat panjang. Tetapi karena satu situs sering melakukan proses dengan cara yang berbeda, Anda sering mendapatkan prosedur yang tidak relevan untuk situs yang berbeda. Hal ini menghasilkan prosedur operasi standar yang belum tentu didasarkan pada praktik terbaik. Umumnya, SOP ini diabaikan karena prosedur yang salah dan tidak konsisten untuk situs tertentu.
3. Berikan caranya tapi lupakan alasannya. Banyak SOP menyampaikan ‘bagaimana’, tetapi tidak ‘mengapa.’ Ini berarti bahwa proses perusahaan diulang tanpa orang pernah mempertanyakan mengapa mereka perlu melakukan sesuatu. Seiring waktu, staf diajari proses yang memecahkan masalah yang tidak ada lagi. Berdayakan staf Anda dengan menjelaskan mengapa mereka harus melakukan sesuatu, sehingga mereka tahu apakah proses itu berlebihan ketika ada perubahan.
4. Pemformatan membosankan dan banyak teks. Peneliti pendidikan telah menemukan bahwa 83% pembelajaran manusia terjadi secara visual. Kita semua tahu betapa mudahnya belajar dari sebuah gambar daripada halaman teks yang ditulis dengan buruk atau rumit. Namun, mungkin kurang dari 50% dari prosedur operasi standar yang harus saya jelajahi telah menggunakan foto atau diagram apa pun.
5. Gaya penulisan yang negatif dan tidak ramah. Manusia cenderung mengabaikan kata-kata negatif seperti “jangan” atau “tidak bisa”, daripada mendengar kata setelahnya. Jadi jika Anda mengatakan “Jangan lari” banyak yang hanya akan mendengar lari. Jadi, katakanlah “Berjalan perlahan”. Seringkali, prosedur operasi standar penuh dengan banyak bahasa negatif. Faktanya, saya mengerjakan salah satu yang sangat negatif sehingga memperlakukan pembaca seperti mereka sudah tidak patuh dan sedikit bodoh. Itu sangat tidak menyenangkan dan jika saya adalah pemula baru, saya akan membuat rencana untuk mencari pekerjaan baru (yang menarik, perusahaan ini memiliki omset rendah dan tingkat moral yang baik, itu hanya kantor pusat yang melindungi diri mereka sendiri, sementara situs individu pasti telah membuat pemula baru merasa diterima, terlepas dari manual pelatihan).

Baca juga artikel tentang : 7 Alasan Mengapa Perusahaan Wajib Memiliki SOP (Standard Operating Procedure)

Tiga Langkah untuk Memperbaiki Prosedur Operasi Standar Anda
Sumber daya yang bagus untuk meningkatkan pelatihan dan informasi keselamatan, dapat ditemukan di buku “Transform Your Safety Communication”. Bahkan termasuk template untuk membuat menulis lebih mudah. Berikut adalah beberapa tips yang direkomendasikan untuk meningkatkan SOP Anda atau bahkan manual induksi dan pelatihan Anda:
1. Dapatkan orang luar untuk membaca prosedur operasi standar Anda. Ini adalah tes lakmus yang bagus, tentang seberapa baik orang awam memahami informasi. Seringkali, ketika Anda seorang ahli di bidang Anda, Anda memiliki “Kutukan Pengetahuan”. Ini berarti semakin banyak yang Anda ketahui di bidang tertentu, semakin sulit untuk memecah informasi, sehingga orang baru di bidang tersebut dapat memahaminya. Entah Anda memberikan lebih banyak informasi daripada yang perlu dipahami seseorang atau terlalu sedikit. Berikan SOP Anda kepada anak-anak, teman, keluarga, atau rekan bisnis eksternal Anda untuk dibaca. Jika ditulis dengan baik, seorang anak harus dapat memahaminya.
2. Tanya kenapa. Lakukan setiap prosedur dan tanyakan mengapa kami melakukan itu? Anda akan terkejut tentang berapa banyak informasi berlebihan yang Anda miliki yang dapat dihapus. Saya secara teratur melakukan ini dengan klien (ya, saya menelepon orang dan mengganggu mereka dengan bertanya “Mengapa Anda melakukan ini?” dan “Mengapa Anda melakukan itu?”) dan sungguh menakjubkan menemukan berapa banyak informasi yang dapat saya hapus.
3. Keluar dan lakukan prosedur sesuai SOP- Ini adalah cara yang bagus untuk menguji apakah mereka masih relevan dan apakah masuk akal. Gunakan waktu ini untuk mengambil foto yang jelas, yang dapat Anda tambahkan ke dalam dokumen Anda. Klien kami mendapatkan banyak manfaat dari kami menanyakan mengapa mereka melakukan prosedur di lapangan dan membuat proses didokumentasikan dan difilmkan dengan benar.
4. Gunakan teknik pemasaran dan komunikasi untuk benar-benar meningkatkan keterbacaan informasi pelatihan Anda. Cobalah berbagai ide dan teknik. Jika pemasar dapat menjual produk yang membosankan, maka mereka memiliki teknik untuk “menjual” proses biasa.

Memiliki materi pelatihan yang konsisten dan terkini adalah persyaratan hukum. Memastikan bahwa prosedur operasi standar Anda benar adalah penting untuk keselamatan dan produktivitas bisnis. Mulai perbaiki prosedur Anda sekarang dan pastikan semua staf melakukan prosedur yang benar setiap saat, di mana pun. Silahkan hubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.

Selamat datang di Groedu klinik konsultasi
Send via WhatsApp