Meskipun ada banyak tip tentang “cara mengelola risiko”, tujuan saya bukanlah untuk membanjiri Anda dengan ide dan pelajaran, yang kegunaan dan fungsinya seringkali cukup individual untuk jenis proyek dan jenis risiko tertentu. Sebaliknya, saya ingin memperkenalkan tiga prinsip universal yang membentuk dasar-dasar manajemen risiko yang sukses, tidak peduli apakah Anda perusahaan IT, perusahaan manufaktur menengah, atau startup kecil.

1. Pendekatan komprehensif mulai dari identifikasi hingga manajemen langkah-langkah tindakan
Manajemen risiko memiliki metodologi yang jelas dan terdiri dari beberapa fase, penerapan yang benar menjadi sangat penting untuk keberhasilan pengelolaan setiap potensi ancaman. Secara teori, fase individu mungkin disebut berbeda, tetapi pada prinsipnya, ini adalah Identifikasi – Evaluasi – Reaksi – Solusi – Kontrol.

Identifikasi resiko tampaknya merupakan fase yang paling sederhana, yang tujuannya adalah untuk mengungkapkan semua kemungkinan ancaman. Saya merekomendasikan menggunakan brainstorming, di mana anggota kelompok melemparkan satu kemungkinan risiko demi satu, mendiskusikan masing-masing dan penyelenggara menulis risiko di papan tulis sehingga semua orang dapat melihatnya. Di babak kedua, penyelenggara membagikan selembar kertas untuk setiap anggota dan selanjutnya adalah blok 10-15 menit, di mana setiap orang memiliki ruang untuk berpikir sendiri dan menuliskan risiko tambahan yang belum diidentifikasi. Di akhir identifikasi risiko, anggota kelompok akan maju satu demi satu di depan papan, mempresentasikan secara singkat risiko mereka dan menuliskannya di papan di antara ancaman lainnya.
Ini diikuti oleh penilaian risiko, yang tujuannya adalah untuk menilai, memprioritaskan, dan mengecualikan poin individu yang bukan risiko. Terutama karena kemungkinan dampak atau tingkat probabilitasnya dapat diabaikan, atau, sebaliknya, karena pemenuhannya tampaknya hampir pasti. Kemudian, ini bukan risiko, tetapi masalah nyata. Namun, kami biasanya dapat menggunakan metodologi manajemen risiko untuk mengatasinya.
Saat mengevaluasi risiko individu, kami menerapkan metode analisis kualitatif dan selanjutnya kuantitatif. Kami menentukan secara khusus tingkat keparahannya, kemungkinan pemenuhannya, kemungkinan konsekuensinya, kedekatan sementara pemenuhannya, dan jumlah kemungkinan dampak finansial. Dengan mempertimbangkan kemungkinan dan kemungkinan dampak keuangan, kita dapat dengan mudah menghitung cadangan kontinjensi yang diperlukan. Untuk evaluasi yang tepat, saya sarankan menggunakan perangkat lunak khusus yang akan menghemat waktu Anda dan memastikan bahwa Anda tidak melupakan apa pun. Selain itu, ini akan memvisualisasikan risiko yang dinilai dalam grafik dan indikator seperti Matriks Risiko, yang menampilkan risiko individu sesuai dengan tingkat keparahan dan probabilitas dan dengan demikian memungkinkan Anda menentukan prioritas dengan jelas.

Penilaian risiko diikuti oleh fase Respon, di mana cara yang paling tepat untuk mengatasi risiko perlu dipilih. Namun, perhatikan bahwa pilihannya tidak terbatas hanya pada sarana keengganan. Pada prinsipnya, kami memiliki beberapa kemungkinan reaksi – penghindaran risiko, mitigasi, penerimaan, atau transfer ke pihak ketiga. Biasanya kemungkinan besar Anda telah mengidentifikasi lebih banyak risiko daripada yang dapat Anda hindari, atau bahwa mencegah semuanya tidak akan efektif mengingat biaya peluang. Oleh karena itu, sangat penting untuk tidak meremehkan fase evaluasi, karena ini akan memungkinkan Anda untuk secara efektif memprioritaskan dan memutuskan dengan benar risiko mana yang akan Anda tangani dan mana yang akan Anda terima.
Tahap kedua adalah solusi. Sekarang datang manajemen proyek, tugas, tenggat waktu, dan koordinasi kerja tim ke dalam permainan. Anda perlu langkah-langkah tindakan yang diperlukan sebagai manajer proyek, serta mengevaluasi, menilai, dan memvisualisasikan risiko individu. Dengan cara ini, Anda dapat mengontrol seluruh proses manajemen risiko untuk manajemen proyek Anda.
Setelah risiko diidentifikasi, dievaluasi, dan langkah-langkah tindakan dikelola, yang tersisa hanyalah kendali. Sebagai bagian dari pengendalian risiko, Anda secara teratur perlu memantau risiko individu (idealnya divisualisasikan dalam grafik dan indikator) dan menanggapi keadaan yang berubah, yang biasanya dimanifestasikan oleh perubahan konsekuensi yang mungkin terjadi atau perubahan kemungkinan pemenuhan. Idealnya, dalam bentuk mitigasi yang signifikan dari potensi dampak atau bahkan penghindaran dari risiko itu sendiri.

Baca juga artikel tentang : Melakukan Manajemen Krisis pada Bisnis saat Pandemi Covid 19

2. Aplikasi untuk operasi sehari-hari
Kelemahan terbesar dari manajemen risiko adalah kemungkinan akan dilupakan sampai sesuatu benar-benar terjadi. Tanpa pencegahan dini, tim sering kali berada di tengah manajemen krisis dengan satu-satunya tugas untuk meminimalkan kerusakan, yang mungkin tidak terjadi sama sekali. Semakin lambat reaksi datang, semakin sulit untuk memecahkan masalah. Oleh karena itu, pencegahan dalam bentuk manajemen risiko biasanya lebih murah dan efektif dalam hal klaim kerusakan dan kapasitas daripada menyelesaikan masalah yang telah muncul.
Memasukkan manajemen risiko ke dalam proses sehari-hari adalah cara yang efektif untuk akhirnya memulai pencegahan tepat waktu. Tapi bagaimana melakukannya? Dalam pengalaman saya, tiga langkah berikut akan terbukti membantu: 1) Siapkan proses manajemen risiko agar sesuai dengan ukuran dan operasi perusahaan Anda dan libatkan semua karyawan di dalamnya. Setiap anggota tim harus bertanggung jawab untuk mengidentifikasi risiko dalam pekerjaannya dan harus termotivasi untuk mengatasinya, baik sendiri atau bekerja sama dengan manajer. Sebaliknya, pengabaian berulang terhadap risiko dan non-partisipasi dalam proses identifikasi dan solusi tidak boleh ditoleransi. 2) Tunjuk seorang pengacara risiko di tim atau departemen Anda. Orang yang ideal untuk peran ini, misalnya, seorang manajer proyek yang selaras dengan semua spesialis proyek dan memiliki gambaran umum tentang segala sesuatu yang terjadi. Seorang pengacara risiko biasanya tidak dapat menjalankan fungsinya dalam proyek atau departemen di mana, karena sifat pekerjaan utamanya, ia tidak terlibat penuh setiap hari. Oleh karena itu, jika Anda adalah perusahaan yang lebih besar, saya sarankan untuk menunjuk lebih banyak pengacara risiko untuk menangani semua proyek Anda. Tugas pengacara bukanlah untuk mencegah semua risiko dengan kekuatannya sendiri, tetapi untuk memimpin masing-masing anggota tim untuk menghadapi kemungkinan risiko itu sendiri dan mengatur proses yang efektif yang akan membantu menyelesaikannya. Jadi pengacara risiko adalah orang yang akan sering menanyakan pertanyaan ini dalam rapat: “Apa risiko dari keputusan ini?” dan akan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa fase individu, yaitu. Identifikasi – Evaluasi – Tanggapan – Solusi – Inspeksi akan benar-benar dilakukan. 3) Jangan membahas manajemen risiko dalam spreadsheet Excel, yang dapat diakses semua orang, tetapi tidak ada yang benar-benar pergi ke sana. Alih-alih, gabungkan manajemen risiko ke dalam sistem proyek yang digunakan anggota tim setiap hari.

3. Keterlibatan seluruh tim, fleksibilitas dan kerjasama jarak jauh
Seperti yang mungkin sudah Anda pahami, manajemen risiko bukanlah aktivitas terpisah dari satu spesialis. Seringkali perlu melibatkan lebih banyak anggota tim dan terkadang spesialis eksternal, seperti pengacara, akuntan, atau analis data. Hal ini terutama berlaku dalam fase identifikasi dan evaluasi ketika Anda membutuhkan keahlian di bidang yang berbeda untuk dapat menemukan dan menilai risiko yang berbeda dengan benar. Hampir tidak mungkin bagi satu orang untuk mengidentifikasi dan menilai dengan benar semua risiko produk, keuangan, hukum, personel, serta teknis. Melibatkan lebih banyak orang, menetapkan tugas, dan memastikan komunikasi yang efektif juga akan diperlukan dalam fase solusi ketika Anda mencoba untuk menghindari risiko atau setidaknya untuk mengurangi dampaknya.
Peristiwa tahun ini mengajarkan kita betapa pentingnya fleksibilitas dan kemungkinan bekerja dari jarak jauh dalam proyek dan manajemen sumber daya manusia. Hal ini terutama berlaku dalam manajemen risiko. Misalnya, mungkin dengan mudah terjadi bahwa pada menit terakhir, Anda menemukan risiko yang akan berdampak buruk, dan kemungkinannya tidak rendah. Dalam hal ini, Anda perlu merespons secepat mungkin, melibatkan tim, merencanakan tindakan, mengalokasikan sumber daya, membuat tugas, menetapkan tenggat waktu, dan mengoordinasikan seluruh proses secara efektif. Seringkali bekerja sama dengan orang-orang yang, karena alasan tertentu, tidak dapat berada di kantor atau bekerja dari jarak jauh secara default.
Kecepatan dan efektivitas respons Anda akan sangat dipengaruhi oleh alat yang Anda gunakan. Saya berharap Anda beruntung dalam mengidentifikasi dan mengelola risiko Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan terkait topik ini, jangan ragu untuk menghubungi saya di email groedu@gmail.com, atau langsung menghubungi nomor whatsapp 0812-5298-2900.