Apakah Anda merasa kewalahan mengelola segala aspek bisnis kecil Anda dalam waktu 24 jam yang ada? Pada tahap awal, seorang pengusaha seringkali berperan sebagai pemilik, manajer, perekrut, dan pelatih sekaligus.

Namun, era otomatisasi bisnis kecil telah tiba. Jika Anda belum memiliki tenaga kerja yang cukup, Anda dapat memanfaatkan berbagai alat bisnis untuk meringankan beban kerja. Mulai dari proses onboarding karyawan hingga akuntansi, sumber daya manusia, layanan pelanggan, dan banyak lagi dapat dioptimalkan. Keuntungan ini semakin terasa jika sebagian atau seluruh tenaga kerja Anda bekerja jarak jauh.

Berikut beberapa area di mana sistem dan alat bisnis dapat diterapkan untuk meraih manfaat otomatisasi. Dengan mengimplementasikan dua atau tiga saja, bisnis Anda dapat beroperasi secara lebih mandiri.

1. Organisasi

Lupakan memeriksa beberapa akun email setiap hari atau mencari file di berbagai platform. Google Suite memungkinkan Anda mengarahkan semua email ke satu kotak masuk terpadu dengan domain perusahaan Anda. Anda dapat menghubungkan dokumen, spreadsheet, dan menyinkronkan semuanya dalam kalender sehingga seluruh organisasi berada dalam satu halaman yang sama. Fitur pencarian yang mudah digunakan dalam Gmail dan Google Drive memastikan Anda tidak akan kehilangan informasi penting lagi.

2. Komunikasi

Ingin memiliki fungsi obrolan yang mudah digunakan, memungkinkan berbagi file, pesan pribadi, dan melakukan banyak percakapan dengan berbagai orang atau kelompok? Slack memudahkan komunikasi dengan seluruh tim dari hampir semua perangkat. Anda tidak perlu lagi mencari orang yang Anda butuhkan – cukup kirim pesan singkat di Slack untuk mendapatkan informasi terbaru. Anda bahkan dapat mengirim file secara instan.

3. Manajemen Proyek

Basecamp, Asana, atau Teamwork adalah beberapa contoh sistem manajemen proyek yang dapat membantu kelancaran proyek dan memenuhi tenggat waktu. Pilih sistem yang paling sesuai, tambahkan karyawan, dan tetapkan tugas serta tanggal jatuh tempo. Sederhana saja. Anda bahkan dapat melibatkan vendor atau klien jika diperlukan untuk mengkonsolidasikan persetujuan pada langkah-langkah kunci dalam suatu proses.

4. Alur Kerja

Optimalkan sistem Anda lebih lanjut dengan menggunakan sistem manajemen alur kerja seperti Zapier. Anda dapat membuat proses yang memungkinkan satu peristiwa memicu peristiwa lainnya. Bayangkan menerima email dengan file penting, lalu file tersebut secara otomatis terunduh ke sistem penyimpanan pilihan Anda, memberi tahu anggota tim berikutnya tentang tugas yang akan datang, dan mengirim notifikasi kepada Anda – semua tanpa perlu menekan tombol. Itulah kekuatan otomatisasi untuk bisnis kecil Anda.

5. Akuntansi

Harvest membantu Anda melacak jam kerja dan produktivitas karyawan, menyalurkan semua informasi melalui satu sistem yang mudah digunakan. Gusto memungkinkan Anda mengotomatiskan penagihan, piutang dan utang, manfaat karyawan, dan banyak lagi. Ubah departemen penggajian Anda menjadi mesin yang efisien dan hilangkan stres saat musim pajak dengan memanfaatkan sistem bisnis kecil yang membantu Anda bekerja lebih banyak, lebih baik, dan lebih cepat.

Dengan mengadopsi sistem dan alat bisnis yang tepat, Anda dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi kesalahan, dan membebaskan waktu untuk fokus pada strategi pertumbuhan bisnis.

6. Kepuasan Pelanggan

Mendapatkan umpan balik dari pelanggan seringkali menjadi tantangan karena keterbatasan waktu. Otomatisasi proses pengumpulan data melalui platform seperti YesInsights dapat menjadi solusi efektif. Dengan menciptakan survei singkat melalui email atau situs web, Anda dapat mengumpulkan informasi penting tentang persepsi pelanggan. Identifikasi area permasalahan dan kembangkan solusi untuk meningkatkan pengalaman pelanggan serta retensi.

7. Alat Khusus Industri

Berbagai industri memiliki kebutuhan spesifik yang dapat dipenuhi oleh alat-alat khusus. Misalnya, agen real estat dapat memanfaatkan DotLoop untuk menyederhanakan manajemen transaksi. Sebagian besar industri memiliki perangkat lunak atau sistem serupa yang dirancang untuk mengoptimalkan alur kerja dan mengurangi intervensi manual.

8. Onboarding Karyawan

Tingkatkan proses integrasi karyawan baru dengan menggunakan platform seperti Trainual. Sistem ini dapat memandu karyawan baru dari tahap rekrutmen hingga siap bekerja, bahkan memberikan dukungan berkelanjutan. Trainual memberdayakan karyawan dengan memberikan panduan mandiri sejak awal. Hasilnya adalah peningkatan retensi karyawan dan kepuasan kerja.

Integrasi Sistem untuk Efisiensi Maksimal

Keunggulan utama dari alat-alat yang disebutkan adalah kemampuan integrasi dengan Trainual. Hal ini memungkinkan seluruh operasi bisnis berjalan secara otomatis. Dengan menghubungkan sistem secara efektif, beban kerja dapat berkurang secara signifikan. Anda dapat mengalokasikan lebih banyak waktu untuk strategi pertumbuhan bisnis dan aktivitas yang memberikan nilai tambah.

Dengan mengimplementasikan sistem dan alat otomatisasi yang tepat, bisnis kecil dapat mencapai efisiensi operasional yang lebih tinggi, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mempercepat pertumbuhan.

Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda. Kami membuka layanan konsultasi mengenai bisnis. Silakan konsultasikan kebutuhan bisnis Anda kepada kami dengan cara menghubungi kami langsung dinomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.