Cito Mall, Jl. A. Yani 288, Lantai UG Blok US 23, No. 3 & 5, Surabaya
081-252982900
groedu@gmail.com

TAHAP-TAHAP MENYUSUN STANDAR OPERATING PROCEDURE (SOP) BARANG YANG AKAN MASUK DALAM GUDANG

The Best consultant business in Surabaya

TAHAP-TAHAP MENYUSUN STANDAR OPERATING PROCEDURE (SOP) BARANG YANG AKAN MASUK DALAM GUDANG

Dalam proses pengelolaan pergudangan untuk penyimpanan barang, terdapat proses untuk memasukkan barang ke dalam gudang, dan proses tersebut terbagi ke dalam empat macam proses yang menjadi tahapan proses barang masuk ke dalam gudang.

Berikut ini adalah perincian dari ke empat proses barang masuk ke dalam gudang tersebut:

1. Proses 1 (Menerima informasi barang masuk).

Dalam tahapan ini, kita akan terlebih dahulu mendapatkan informasi barang yang masuk. Informasi akan bisa didapatkan sebelumnya melalui email, telepon, sms dan media-media perantara lainnya dengan jangka waktu tertentu sebelum barang masuk ke dalam gungan. Selain itu informasi juga bisa didapatkan pada saat barang yang akan masuk sudah tiba di gudang kita. Aturan tentang batasan waktu penerimaan informasi sangat tergantung dari peraturan yang dibuat oleh masing-masing pengelola gudang.

Ada yang mensyaratkan bahwa informasi tentang barang yang masuk harus diterima minimal satu hari sebelumnya barang datang atau ada yang tidak memberikan batasan waktu tertentu. Hal ini akan berhubugan langsung dengan proses pengaturan gudang. Misalnya untuk gudang yang meminta batasan waktu pemberian informasi adalah satu hari sebelumnya, karena diperlukan untuk melakukan persiapan sumber daya manusia yang diperlukan maupun persiapan lokasi barang yang akan masuk tersebut.

2. Proses 2 (Memastikan bahwa barang yang akan masuk sudah siap untuk diterima).

Kesiapan seperti ini berhubungan dengan sumber daya manusia, perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan untuk menangani barang masuk dan juga lokasi dari penempatan barang yang akan masuk.

3. Proses 3 (Proses penerimaan barang masuk).

Terjadinya pada hari H, yang mana barang sudah tiba di gudang. Yang perlu dilakukan adalah untuk menyiapkan check list barang yang masuk. Apabila sebelumnya sudah diinformasikan daftar barang apa saja yang akan masuk, misalnya dengan detail nama barang, kode barang, jumlah, ukuran volume, berat maka daftar barang ini bisa dijadikan sebagai dokumen check list barang. Pastikan juga bahwa terdapat petugas gudang yang bertanggungjawab langsung untuk melakukan pengecekan barang berdasarkan dokumen tersebut. Jika tidak ada informasi yang detail dari barang yang akan masuk, maka barang yang masuk akan dicatat satu persatu sesuai detail yang memang diperlukan, misalnya seperti nama barang, kode barang, jumlah, volume dan berat.
Detail informasi barang yang perlu dilakukan pengecekan tergantung dari masing-masing peraturan pengelolaannya. Semisal hanya perlu mencatatkan kode barang dan jumlahnya saja, maka dari petugas penerima barang masuk di gudang hanya cukup melakukan pengecekan berdasarkan kode barang dan jumlahnya saja. Yang harus dipastikan selain detail informasi barang yang masuk adalah kondisi barang pada saat datang ke gudang kita. Jika diperlukan, sebaiknya barang yang akan masuk tersebut difoto, baik pada saat barang masih berada di atas kendaraan pengangkut maupun pada saat akan diturunkan. Pastikan semua proses sudah tercatat di dalam dokumen check list barang.

4. Proses 4 (Proses pembuatan dokumen serah terima barang).

Ini merupakan proses terakhir dalam proses penerimaan barang yang akan masuk ke dalam gudang yaitu proses pembuatan dokumen untuk serah terima barang. Dokumen serah terima barang seperti ini sangat penting, karena di dalamnya kita bisa memberikan informasi secara mendetail dari setiap barang yang masuk, diantaranya adalah:

• Informasi tentang siapa pembawa barang untuk masuk ke dalam gudang.
• informasi nomor surat sebagai bahan referensi barang masuk ke dalam gudang jika ada, misal nomor surat jalan, nomer Purchase Order (PO).
• Waktu (Tanggal dan jam) barang tiba di gudang.
• Waktu (Tanggal dan jam) barang mulai bongkar untuk proses masuk gudang.
• Waktu (Tanggal dan jam) barang selesai bongkar masuk ke gudang.
• Detail barang yang diterima (nama barang/kode barang/jumlah/volume/berat).
• Kondisi barang yang akan diterima (Bisa dilengkapi dengan foto).
• Petugas gudang yang bertanggungjawab untuk menerima barang tersebut.

Dokumen ini harus ditanda tangani oleh pembawa barang yang dilengkapi dengan nama, nomor telepon yang bisa dihubungi, bisa juga ditambahkan dengan alamat email dan dilengkapi dengan copy identitas dari si pembawa barang. Dari pihak gudang juga akan memberikan tanda tangan pada dokumen tersebut yang juga dilengkapi dengan nama, nomor telepon dan juga jabatan.

Dokumen ini harus dibuat rangkap, bisa dibuat dua atau tiga rangkap, tergantung dari kebutuhan dokumentasi. Misalnya jika dibuat rangkap dua, maka rangkap pertama akan diberikan kepada pembawa barang untuk diteruskan kepada pengirim barang, rangkap kedua sebagai dokumen administrasi di gudang. Dokumen ini harus dilengkapi lampiran dokumen dari checklist barang.

SOP untuk Gudang di perusahaan sangat penting, selain untuk menciptakan keteraturan dari pekerjaan karyawan. Oleh sebab itu peran SOP amat penting untuk perusahaan yang saat ini memiliki jaringan kerja sama dengan market place atau bisnis online besar. Kebutuhan saat ini mitra bisnis yang bergerak dibidang penjualan on line membutuhkan mitra kerja sama dalam pengiriman produk yang tepat waktu dan professional, termasuk lingkup gudang yang terintegrasi dengan logistic, jadi sangat penting SOP Gudang untuk saat ini maupun kerja professional mendatang.

Semoga artikel diatas bermanfaat bagi pembaca, dan apabila pembaca membutuhkan informasi terkait pembuatan SOP Gudang, Software terkait distribusi barang, dan supplay chain management silahkan menghubungi groedu@gmail.com atau kontak ke 081-8521172 atau 081-252-982900. Tim Konsultan kami siap membantu. (Frans M. Royan, SE,MM)