Mengelola piutang penjualan memang tidak mudah, oleh sebab itu perlu manajemen tersendiri untuk mengelolanya. Managemen piutang penjualan akan mengajarkan kepada kita : bagaimana membuat filling piutang penjualan fisik dengan baik agar tidak tercecer, hilang bahkan ditilep oleh collector atau salesman, bagaimana mengelola dengan efektif supaya bisa dibaca, disajikan ke bagian penagihan dengan cepat, jelas dan bisa ditagih, serta bagaimana mengontrol agar piutang penjualan itu bisa ditagih dengan baik, dan disetor pula dengan jumlah yang pas.

Salah satu cara mengelola piutang penjualan dengan baik diawal adalah dengan mengelola piutang fisik penjualan tersebut agar tidak berserakan. Caranya adalah membuat filling dengan metode seperti di bawah ini :

Ada dua metode filling piutang penjualan. Pertama, adalah dengan menggunakan metode index per salesman per wilayah. Kedua, menggunakan metode pengelompokan sesuai hari, yaitu hari senin sampai dengan sabtu, per salesman per wilayah penjualan.

Metode index urut-urutan pembuatannya adalah :

1. Tarik semua piutang penjualan per wilayah penjualan milik setiap salesman. Piutang penjualan sesuai wilayah penjualan per salesman akan dimasukan dalam satu odner.
2. Setelah dimasukan semuanya, AR keeper dapat mengurutkan nama toko sesuai abjad A- Z. Atau mengurutkan alamat sesuai dengan abjad A-Z. Pilih nama atau alamat bisa dilakukan mana yang memudahkan untuk mencari piutang penjualan. Pada umumnya mengurutkan nama lebih mudah dari pada mengurutkan alamat.
3. Buat daftar kunjungan salesman mulai hari senin sampai hari sabtu per wilayah per salesman.
4. Dalam menyiapkan AR keeper akan berpedoman pada daftar rute kunjungan dengan cara menarik satu persatu setiap piutang penjualan yang sesuai dengan rute kunjungan salesman.
5. Sore hari AR keeper menjepit piutang penjualan yang kembali dan segera menaruh ke odner sesuai urutan.

Metode pengelompokan bisa dilakukan dengan urut-urutan:

1. Tarik semua piutang penjualan per wilayah per salesman dan masukan dalam sebuah odner.
2. Sebelumnya siapkan index hari senin sampai sabtu per wilayah penjualan yang sudah diblok berdasarkan minggu I sampai dengan ke IV. Serta tulis jalan-jalan per rute kunjungan per harinya. Misalnya senin : Jl. Panglima sudirman, Jl. A. Yani, Jl. Garuda, dan seterusnya .
3. Masukan segera setiap piutang penjualan sesuai jalan-jalan yang tertera di index.
4. Siapkan piutang penjualan itu sesuai dengan minggu I sampai dengan IV dan sesuaikan harinya. AR keeper bisa langsung mengambilkan piutang penjualan ketika sales force akan mengerjakan rutenya.
5. Jepit piutang penjualan yang kembali dari sales force dan kembalikan ke odner setelah dicek pembayarannya.

Dari dua metode ini ada kelemahan dan kelebihannya.

Untuk metode index.

• Kelebihannya ketika audit yang menggunakan data base piutang sesuai urutan abjad akan sangat memudahkan karena tidak perlu membongkar piutang penjualan yang telah di file di odner.
• Kelemahannya adalah ketika menyiapkan piutang penjualan untuk sales force, AR Keeper membutuhkan usaha yang cukup besar, karena harus memilih nama-nama piutang penjualan yang dicocokan dengan rute kunjungan. Sementara itu karena setiap hari harus mengembalikan dan mencabutnya kembali seringkali piutang penjualan yang ada tertinggal sehingga sales force yang tidak memiliki data tidak mengetahui kalau masih ada piutang penjualan di pelanggan. Setiba di kantor ketika memasukan order, order tidak bisa diproses karena limit pelanggan sudah over.

Untuk metode pengelompokan.

• Keunggulannya adalah AR keeper tidak perlu harus memilih satu persatu sesuai abjad nama-nama piutang penjualan. Ia cukup memasukan kembali piutang penjualan yang kembali sore itu ke file masing-masing sesuai jalan-jalan yang tertera di index. Penggunaan pengelompokan ini sangat mudah bagi AR keeper jika sales force membutuhkan. AR keeper tinggal menanyakan rute minggu ke berapa dan hari apa, maka AR keeper tinggal membuka piutang penjualan sesuai dengan yang diminta.
• Kelemahannya adalah ketika audit, kalau data base piutang penjualan berupa list abjad A-Z maka AR keeper harus membongkar dan mengurutkan sesuai abjad dan kemudian mengembalikannya lagi ke odner dengan susah paya.

Saran

1. Lebih baik menggunakan metode pengelompokan Jika piutang penjualan (AR) fisik jumlahnya lebih dari 200 lembar/ customer karena selain mudah dalam pengelolaannya. Ketika ada piutang penjualan yang terselip atau tercecer bisa mencari dikelompoknya.
2. Lebih baik menggunakan metode index jika jumlah piutang penjualan (AR) fisik kurang dari 200 lembar.

Sedangkan untuk memastikan metode tersebut di jalankan oleh staff/karyawan, sebaiknya perusahaan membuat SOP Account Receivable. Semoga artikel di atas bermanfaat bagi pembaca, apabila pembaca membutuhkan bimbingan dan training mengenai pengelolaan piutang penjualan dan pembuatan SOP account receivable di perusahaan, silahkan menghubungi 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com ( Frans M. Royan)