Pada saat ini masih belum banyak perusahaan menyadari bahwa dalam menjalankan roda bisnis ternyata membutuhkan dokumen tertulis agar intruksi, atau pekerjaan bisa dilakukan secara langsung setelah diberikan pedoman kerjanya. SOP yang dikenal Standard Operating Procedure adalah salah satunya. Namun seringkali hal ini diabaikan atau dianggap tidak dibutuhkan oleh perusahaan karena perusahaan secara operasional sudah berjalan.

Seperti yang kita ketahui dalam proses bisnis suatu perusahaan / instansi akan melibatkan seluruh fungsi yang ada. Masing – masing fungsi mempunyai peran yang sama pentingnya. Ketika peran salah satu dari fungsi tersebut tidak optimal maka akan berpengaruh juga pada fungsi lainnya. Bagaimana hubungan proses kerja antara fungsi yang satu dengan yang lain dapat digambarkan dalam suatu standar prosedur kerja yang sering disebut dengan SOP (Standard Operating Procedure).

Peran SOP / prosedur kerja perusahaan tidak hanya sebatas hal tersebut di atas, SOP mempunyai banyak peran yang sangat membantu perusahaan untuk terus berkembang dan mencapai tujuannya.

Peran dari adanya suatu prosedur kerja di suatu perusahaan yakni :

• SOP sebagai acuan kerja.

Dengan adanya SOP, setiap karyawan akan dilengkapi dengan petunjuk/acuan yang berisi tahapan dalam melakukan suatu pekerjaan yang memberikan kontrol terhadap proses dan hasil dari suatu pekerjaan tersebut sehingga hasilnya selalu konsisten. Selain itu juga, karyawan akan mengetahui dengan jelas uraian tugas / job decsription dan tanggung jawab yang harus dilakukannya serta akan mengetahui target yang harus dicapai dalam melaksanakan pekerjaan tersebut.

• SOP sebagai bahan pelatihan.

SOP dapat menjadi bahan pelatihan bagi karyawan baru dimana karyawan dapat belajar proses bisnis perusahaan dari SOP yang ada. Karyawan tersebut tidak lagi bergantung pada karyawan yang lama atau bagian lain yang terkait dengan pekerjaan tersebut.

• SOP sebagai dasar audit.

SOP dapat sebagai dasar audit untuk menelesuri ketidaksesuaian yang terjadi. Ketika ada proses yang menyimpang atau produk yang dihasilkan tidak sesuai dengan standar, maka dapat diidentifikasi letak kesalahannya dan juga dapat mengetahui cara untuk memperbaikinya.

• SOP sebagai bukti pemenuhan persyaratan.

Memiliki dan menerapkan SOP saat ini sering dijadikan sebagai suatu persyaratan bagi perusahaan dalam mengikuti suatu tender atau penawaran kerjasama. Selain  itu juga, ketika perusahaan hendak menerapkan suatu standar internasional – ISO dan mendapatkan sertifikasinya atau pengakuan secara internasional, maka perusahaan dipersyaratkan harus mempunyai suatu dokumen standar prosedur kerja yakni SOP.

Keberadaan SOP saat ini penting namun sering kali tidak dilihat, berguna namun sering kali tidak dipakai. Hal ini disebabkan karena SOP yang bertele-tele, bahasa yang sulit untuk dimengerti, model SOP yang tidak familiar, SOP yang tidak efektif, atau SOP yang cenderung dianggap sebagai tambahan beban pekerjaan dan juga ada faktor sulit untuk merubah kebiasaan kerja yang sudah dilakukan bertahun tahun dan masih banyak hal lainnya.

Kenapa SOP menjadi sering diabaikan meskipun sangat dibutuhkan dan pemilik bisnis sebenarnya mengetahui sangat membutuhkan? Beberapa informasi menunjukan bahwa perusahaan kesulitan membuat SOP karena tidak ada tenaga yang membuatnya, sementara itu semua karyawan pada sibuk di perusahaan. Perusahaan tidak bisa memulai dari mana membuatnya, serta banyak informasi yang sebenarnya bisa diatasi dengan baik.  Kalaupun mulai start dibuat, umumnya SOP tidak kunjung selesai karena pembuatnya tidak memiliki cukup waktu untuk membuatnya.

Nah, apabila bapak ibu kesulitan dalam menyusun SOP atapun tidak ada waktu dan personal yang bisa membantu membuatnya, kami bisa memberikan  solusi untuk membantu membuatkan dengan mengacu pada proses bisnis yang ada di perusahaan sehingga SOP yang dibuat bisa diterapkan di perusahaan. Informasi untuk ini lebih lanjut bisa ke 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com. Kami siap membantu. ( Dari berbagai Sumber)

Groedu International Consultant
City Of Tomorrow Mall, Jl. A Yani No. 288 (Bunderan Waru) Lantai UG, Blok US 23, No. 3 & 5, Surabaya.
Telphon : 031-33311179
Handphone : 0818521172 (XL), 081252982900 (Simpati)
Email : groedu@gmail.com
website : www.konsultanmanajemenoutopilot.com